Arbeitswelt 4.0 – Zukunftsfähig mit digitalen Prozessen

In immer mehr Unternehmen stehen die Zeichen auf Veränderung: Arbeitswelt 4.0 lautet dabei das Ziel. Ob als fester Bestandteil der Unternehmenskultur oder aus der Krise heraus entstanden - verschiedenste Abläufe werden zunehmend digitaler gestaltet, um Wachstums- und Erfolgspotenziale nutzen und im Wettbewerb bestehen zu können. Auch im HR-Bereich bietet die digitale Transformation viele Möglichkeiten, Prozesse rund um die Ressource Personal effizienter und flexibler auszurichten.

Was versteht man unter Arbeitswelt 4.0?

Der Begriff Arbeitswelt 4.0 oder einfach Arbeit 4.0 beschreibt die künftigen Arbeitswelten, die primär durch den digitalen Wandel geprägt sind. Neue Möglichkeiten der Individualisierung, Flexibilisierung und Vernetzung der Arbeit, gehen aus dieser Entwicklung hervor. Aber auch übergreifende Themen wie der zeitgleiche Wandel der Arbeitsverhältnisse oder der Trend hin zur Wissensgesellschaft, werden unter der Bezeichnung Arbeitswelt 4.0 diskutiert.

Arbeitswelt 4.0: Wie sieht der neue Arbeitsalltag aus?

Der Arbeitsalltag in Zeiten von New Work ist vor allem von Flexibilität, Autonomie und Mobilität geprägt und beinhaltet – beispielsweise im Fall eines Büroangestellten – fast ausschliesslich digitale Arbeit. Laptops, Tablets, Smartphones und Co. gehören zu den wichtigsten Arbeitsmitteln, smarte Tools und Softwarelösungen entlasten Mitarbeitende zunehmend von Routineaufgaben. Auch die Kommunikation zwischen Teamkolleg*innen und Vorgesetzten, die flexibel an den unterschiedlichsten Orten arbeiten, findet hauptsächlich virtuell statt. Die digitale Transformation hält Einzug in allen Bereichen.

Arbeitswelt 4.0: Welche Herausforderungen ergeben sich für Unternehmen?

Wie jede grosse Veränderung ist auch die Arbeit 4.0 mit Unsicherheit für Arbeitgebende und die Belegschaft verbunden. Um den neuen Anforderungen gerecht werden und zukunftssicher aufgestellt sein zu können, gilt es die nachfolgenden Aspekte genauer zu betrachten.

Technische Ausstattung

Für die digitale Arbeitswelt 4.0 spielt die technische Ausstattung der Mitarbeitenden natürlich eine grosse Rolle. Auch wenn sich die Situation seit der Corona-Pandemie und dem damit verbundenen Wechsel des Gros der Belegschaft ins Homeoffice stark verbessert hat, besteht in vielen Betrieben weiterhin aufholbedarf. In den neuen Arbeitswelten sind insbesondere Hardwarekomponenten und Workforce Management Softwarelösungen, die mobiles Arbeiten ermöglichen, gefragt. Stationäre PCs am Unternehmensarbeitsplatz und klassische Stempeluhren im Betrieb sind ohnehin nicht mehr zeitgemäss.

Datenschutz und -sicherheit

Mit dem ortunabhängigen und primär digitalen Arbeiten gehen erhöhte Anforderungen an die IT-Sicherheit einher. Sowohl die Daten von Kund*innen als auch die der Mitarbeitenden sollten bestmöglich vor Ausfall, Verlust oder Diebstahl geschützt werden. Viele Unternehmen setzen auf ihrem Weg in die Arbeitswelt 4.0 daher auf zertifizierte Cloud Services: Hier werden IT-Infrastrukturen von lokalen Rechnern gelöst und unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards in zentralen Rechenzentren zur Verfügung gestellt. Das ermöglicht zudem eine schnellere Bereitstellung von Softwarelösungen.

Mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten ist typisch für die Arbeitswelt 4.0 – Quelle: Pexels

Neue Bürokonzepte

Ob im Homeoffice oder Coworking Space, während einer Workation oder am klassischen Büroschreibtisch: Arbeitnehmenden steht die Wahl ihres Arbeitsplatzes in der Arbeitswelt 4.0 oftmals frei. Grosse Bürogebäude mit festen Sitzordnungen sind nicht länger notwendig. Vielmehr sollten Unternehmen ihre Räumlichkeiten künftig so gestalten, dass eine produktive Arbeitsatmosphäre entstehen kann: Freie Platzwahl, Möglichkeiten zum Austausch mit Kolleg*innen und mit der notwendigen Technik ausgestattete Konferenzräume für Meetings und Workshops, sind in den neuen Arbeitswelten eher geeignet als herkömmliche Bürokonzepte.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Alle Mitarbeitenden beginnen um 9 Uhr ihre Tätigkeit und beenden sie gegen 17 Uhr: Szenarien, die in vielen Betriebe heute noch immer den Regelfall darstellen. Der klassische Nine-To-Five-Job wird in der Arbeitswelt 4.0 allerdings kaum noch zu finden sein – Schliesslich stehen Flexibilität und Work-Life-Balance ganz oben auf der Wunschliste Arbeitnehmender. Um diesen Wünschen entsprechen und im Rahmen des Employer Branding mit der Konkurrenz mithalten zu können, sind Unternehmen gefordert, künftig auch flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit & Co. anzubieten.

Qualifizierte & motivierte Mitarbeitende

Mit dem Wandel hin zur Arbeitswelt 4.0 ändern sich auch die Anforderungen an die Fachkräfte. Unternehmen sollten hier sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden über das nötige Know-how verfügen, um neue Technologien optimal einsetzen zu können: Denn nur so ist es möglich, die mit der Digitalisierung einhergehenden Ängste vor dem Verlust des Arbeitsplatzes oder Überforderungen einzelner Mitarbeitender zu vermeiden. Interne Angebote zur Weiterbildung und Personalentwicklung sind unerlässlich, wenn es darum geht, die Belegschaft auf die neuen Arbeitswelten vorzubereiten und auch zukünftig von deren Potenzial und Motivation zu profitieren. Zudem sind Unternehmen gefordert, mit einer vorausschauenden Personalplanung und einem durchdachten Recruiting rechtzeitig qualifizierte Nachwuchskräfte für sich zu gewinnen.

Moderner Führungsstil

Nicht nur die Belegschaft, sondern auch die Führungskräfte müssen sich den neuen Herausforderungen der Arbeit 4.0 anpassen. Verrichten Arbeitnehmende ihre Tätigkeiten zunehmend autonomer und fernab des Unternehmensarbeitsplatzes, kommen konventionelle Führungsstile schnell an ihre Grenzen. Ebenso wie bei den Angestellten, sollten Unternehmen hier die nötige Unterstützung bieten: Schliesslich bedeutet New Work für viele erfahrene Führungskräfte eine enorme Umstellung.

Gesundheitsschutz der Mitarbeitenden

Mit zunehmend digitaler Arbeit steigt auch die Gefährdung der Mitarbeitenden in bestimmten Bereichen. Langes Sitzen und die Arbeit am Bildschirm, ständige Erreichbarkeit und Leistungsdruck sind typisch für die Arbeitswelt 4.0 und können sowohl die körperliche als auch die mentale Gesundheit erheblich beeinträchtigen. Umso wichtiger ist der Einsatz eines betrieblichen Gesundheitsmanagements, um gefährdete Fachkräfte und potenzielle Gefahrenquellen rechtzeitig identifizieren und Gegenmassnahmen einleiten zu können.

Mit digitalen Tools und modernen Workforce Management Softwarelösungen können Arbeitgebende die Herausforderungen der Arbeitswelt 4.0 meistern. – Quelle: Pexels

Arbeitswelt 4.0: HR-Prozesse mit Workforce Management Softwarelösungen digitalisieren

Durch den Einsatz einer modernen Workforce Management Software können die verschiedensten HR-Abläufe einfach und bequem digitalisiert und effizient gestaltet werden. Modular aufgebaut lässt sich die Software, individuell und den Anforderungen des Unternehmens entsprechend, ausrichten. Mit den nachfolgenden Bausteinen sind Unternehmen bestens für die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 gerüstet:

• Zeiterfassung: Mit einer digitalen Zeiterfassung werden Unternehmen nicht nur der Zeiterfassungspflicht in der Schweiz gerecht, sondern behalten ebenso den Überblick über die individuellen Zeitkonten ihrer Mitarbeitenden. Geleistete Stunden können zeit- und ortsunabhängig erfasst, flexible Arbeitszeitmodelle einfach im System abgebildet werden.
• Employee Self Service: Durch den Einsatz eines ESS-Portals haben Mitarbeitende jederzeit Zugriff auf Ihre persönlichen Daten und können verschiedene Anträge – beispielsweise auch aus dem Homeoffice heraus - absetzen. Ob Ferien, gesundheitsfördernde Massnahmen oder die Teilnahme an Fortbildungsangeboten: Das gesamte Antragswesen wird durch vordefinierte Genehmigungshierarchien digital gesteuert, alle Beteiligten werden automatisch über Statusänderungen informiert. Zudem bieten Mitarbeiterportale die Möglichkeit, Wunschbücher und Diensttauschbörsen im Rahmen der Personaleinsatzplanung zu integrieren.
• Qualifikationsmanagement: Auch die Planung von Seminaren und anderen Fortbildungsmassnahmen lässt sich im digitalen Qualifikationsmanagement zeit- und kostensparend abbilden. Verantwortliche sowie Teilnehmende haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen, bereits vorhandene und fehlende Qualifikationen sind schnell und einfach zu ermitteln.
• Personalbedarfsermittlung: Mit einer digitalen Personalbedarfsermittlung können Unternehmen dem Fachkräftemangel im eigenen Betrieb einfach entgegenwirken und jegliche Schwankungen kostenoptimiert ausgleichen. Die Software berücksichtigt kontinuierlich alle brachen- sowie unternehmensbedingten Bedarfstreiber und liefert so ein zuverlässiges Forecasting für die Personalplanung. So liegen auch dem Recruiting stets aktuelle Daten über neu-zu-besetzende Stellen mit den entsprechend benötigten Qualifikationen vor.
• Betriebliches Gesundheitsmanagement: Ein softwaregestütztes Gesundheitsmanagement identifiziert – beispielsweise anhand von Krankheitstagen – gefährdete Mitarbeitende und informiert vorab definierte Personengruppen. Durch Massnahmen zur Gesunderhaltung und Gesundheitsförderungen können betroffene Mitarbeitende so zeitnah geschützt werden.

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