Lesezeit:

Zeiterfassungspflicht jetzt schon umsetzen

Im Mai 2019 wurde vom Europäischen Gerichtshof beschlossen, dass Zeiterfassung für Unternehmen verpflichtend ist. Es wurde aber nicht definiert, wie die Mitgliedsstaaten diese Pflicht umzusetzen haben. Das einzige was sicher ist: Die Zeiterfassung muss systematisch erfolgen. Arbeitsgerichte scheinen jedoch nicht auf die Gesetzgeber warten zu können.

 

Das Arbeitsgericht Emden entschied im Februar 2020: Arbeitszeiterfassung ist jetzt schon verpflichtend. Das wegweisende Urteil macht deutlich, dass Arbeitgeber sich bereits jetzt um eine systematische Zeiterfassung kümmern sollten. Denn die Entscheidung des Gerichts weist darauf hin, dass eine richtig dokumentierte Übersicht über Stunden im Ernstfall ausschlaggebend sein könnte.

 

Warum ist das Emden Urteil wegweisend für die Zeiterfassungspflicht?

Das Urteil verdeutlicht, dass Arbeitsgerichte oder andere Instanzen im Zweifel nicht auf die Festlegung neuer Gesetze der Europäischen Mitgliedsstaaten warten. Bisher waren Unternehmen davon ausgegangen, dass die vom EuGH festgelegte Zeiterfassungspflicht zwar kommen werde, jedoch an der Gesetzesfindung der Mitgliedsstaaten gekoppelt sei. Man wartete also darauf, dass Arbeitszeitgesetze überarbeitet werden.

Das Arbeitsgericht Emden urteilte zugunsten eines Arbeitnehmers. Dieser hatte mithilfe von eigenen Stundenzetteln seine Arbeitsstunden dokumentiert. Daran machte er fest, dass einige Stunden nicht vom Arbeitgeber ausgezahlt wurden. Der Arbeitgeber versuchte dies mithilfe eines Bautagebuchs zu widerlegen. Dieses Bautagebuch war dem Arbeitsgericht jedoch nicht objektiv, verlässlich und zugänglich genug und wurde daher als unzureichender Beweis eingestuft. Das führte dazu, dass das Gericht dem Arbeitnehmer Recht gab und das Unternehmen ihm die fehlenden Stunden bezahlen musste.

Arbeitszeiterfassung am Desktop© Pexels.com / kostenfreie Nutzung gewährt

Arbeitsgerichte legen Zeiterfassungspflicht als gültig aus

Das Urteil aus Emden zeigt, dass Arbeitsgerichte die Zeiterfassungspflicht jetzt schon als Pflicht des Arbeitgebers auslegen. Die systematische Zeiterfassung muss also schon heute in Unternehmen stattfinden – auch wenn europäische Mitgliedsstaaten noch keine Gesetzesanpassungen vorgelegt haben. Das heißt, dass der Arbeitgeber ein solchen System einzurichten hat. Ein fehlendes System kann, wie in Emden, dazu führen, dass die bisherige Ermittlung der Stunden vor Gericht als unzureichend ausgelegt wird.

Eine zuverlässige, objektive und zugängliche Zeiterfassung ist insbesondere für den Arbeitsschutz relevant – etwa bei der Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten. Des Weiteren ist die Zeiterfassung aber auch für Lohn- und Vergütungsfragen ausschlaggebend, wie es der Fall in Emden war. Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren also von einer sauberen und systematischen Dokumentation.

 

Verschiedene Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung

Da Gesetzgeber noch keine Vorschläge zur „Systematik“ gemacht haben, können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen. Eine Einfache Variante ist ein simpler Stundenzettel, auf dem die Arbeitnehmer ihre Zeiten dokumentieren. Dieser führt jedoch bei der Zusammenführung zu mehr Verwaltungsarbeit. Daher setzen vielen Unternehmen bereits auf eine Excel-Tabelle zur Arbeitszeiterfassung. Doch auch hier gibt es Schwachstellen: Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten – daher müssen auch diese Daten später wieder von einer anderen Person zusammengeführt werden, auch wenn dies deutlich schneller vonstattengeht, als beim Stundenzettel, da die Einträge bereits digital sind.

 

Testen Sie den gfos.SmartTimeManager jetzt kostenlos

 

Mit Software Verwaltungsaufwand minimieren

Wer es sich noch einfacher machen will, setzt auf eine Zeiterfassungssoftware. Diese basiert auf individuellen Stundenkonten für jeden Mitarbeiter. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten für unterschiedliche Anforderungen, passend für jede Branche. Von der stationären Zeiterfassung mithilfe von Terminals, wie sie insbesondere in größeren Unternehmen zum Einsatz kommt, bis hin zur mobilen Arbeitszeiterfassung mithilfe einer App auf dem Smartphone: Jegliche Anforderungen können bereits von den unterschiedlichen Lösungen der Softwareanbieter abgedeckt werden. Es gibt Zeiterfassungssoftware für kleinere und mittelständische Unternehmen als auch Zeitwirtschaftssysteme für größere Unternehmen. Oftmals verfügen die Systeme ebenfalls über diverse Erweiterungsmethoden aus dem Workforce Management Bereich. Dazu zählen etwa Personaleinsatzplanung, Employee Self-Services oder Möglichkeiten zur Personalbedarfsermittlung. So können die Lösungen individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden.

Haben Sie bereits über die Einführung einer Software nachgedacht, um der Zeiterfassungspflicht nachzukommen? Hier gibt es alle nötigen Informationen rund um das Thema. Gerne können Sie auch direkt einen unverbindlichen Beratungstermin mit unseren IT-Experten vereinbaren.

 

gfos.Workforce

Schlagwörter
Arbeitszeiterfassung EuGH Zeiterfassungssoftware Digitaler Stundenzettel

Wollen Sie eine kostenfreie und unverbindliche Beratung?

Die IT-Experten der GFOS stehen Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

nehmen-sie-kontakt-auf