Auftragsflaute oder saisonale Schwankung? Niemand möchte gelangweilt auf der Arbeit sitzen. Angenehmer ist es, nach der erfüllten Leistung für den Tag nach Hause zu fahren – auch wenn die eigentlichen Stunden noch nicht erbracht sind. Bei festen Arbeitszeiten können diese im Vergleich zur Gleitzeit nicht einfach verschoben werden. Das heißt, dass Mitarbeitende vertraglich dazu verpflichtet sind, in der vorgegebenen Zeit zu arbeiten. Sollte es weniger zu tun geben, können in diesem Fall Minusstunden erfasst werden. Dafür gibt es allerdings klare Vorgaben.
Was sind Minusstunden?
Minusstunden können als das Gegenteil von Überstunden verstanden werden – ergo fallen sie an, wenn weniger als im Vertrag vereinbart gearbeitet wird. Das kann auf das zu späte Erscheinen am Arbeitsplatz, persönliche Anliegen während der Arbeitszeit oder den verfrühten Feierabend zutreffen, nicht jedoch auf Krankheitsfälle. Arbeiten Mitarbeitende an anderen Tagen dafür nicht länger, können Negativstunden berechnet werden.
Wann dürfen Arbeitskonten mit Minusstunden belastet werden?
Minusstunden dürfen nur auf dem Arbeitszeitkonto erfasst werden, wenn es für Arbeitnehmende die Pflicht gibt, diese nachzuarbeiten. Das kann etwa durch unregelmäßiges Arbeiten oder die eigene Entscheidungsgewalt über die Arbeitsstunden eintreten. Ist es die Entscheidung der Mitarbeitenden, erhalten diese durch die Entlohnung eine Art Vorschuss, sodass die Arbeitsstunden nachgeleistet werden müssen. Steht im Arbeits- oder Tarifvertrag nichts über die Erfassung von Minusstunden, kann die Leistung von zu wenigen Arbeitsstunden als Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten verstanden werden.
Wenn die Auftragslage die volle Auslastung nicht zulässt und Führungskräfte ihre Fachkräfte in den Feierabend schicken, sind die nicht erfolgten Arbeitsstunden durch das Unternehmen verursacht. In diesem Fall greift § 615 aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB): Dieser sagt aus, dass Unternehmen verpflichtet sind, ihre Mitarbeitenden im Falle von angeordneten Negativstunden voll zu vergüten. Ohne eine Vereinbarung sind Minusstunden auf dem Arbeitskonto nicht gültig. Auch durch Corona bedingte Auftragsausfälle ändern nichts an dieser Lage – Unternehmen tragen das Betriebsrisiko, sodass ein Anspruch auf Lohnfortzahlung besteht.
Minusstunden verrechnen – so geht’s
Um die Negativstunden auf dem Arbeitszeitkonto wieder auszugleichen, müssen Fachkräfte eine entsprechende Anzahl an Überstunden leisten. Die meisten Unternehmen geben dazu eine vertraglich definierten Ausgleichszeitraum vor. Werden die Minusstunden nicht innerhalb dieser Spanne ausgeglichen, sind Lohnkürzungen die Konsequenz. Der Arbeits- oder Tarifvertrag bzw. die Betriebsvereinbarung muss ausweisen, dass ein Zeitkonto geführt wird. Ein einfaches Beispiel könnte wie folgt aussehen:
Arbeitnehmerin X hat im Monat August fünf Minusstunden gesammelt. Sie hat einen Monat Zeit, diese fünf Stunden wieder auszugleichen. Im September macht sie 12 Überstunden und hat somit zu den fehlenden fünf Stunden aus dem Vormonat weitere sieben Überstunden gesammelt. Ihre Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto sind damit wieder ausgeglichen.
Arbeitszeitkonto für mehr Flexibilität
Ein Arbeitszeitkonto bietet die Möglichkeit, verschiedene Modelle zur Arbeitszeitflexibilisierung im Unternehmen anzuwenden. Dadurch entsteht mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden, etwa durch ein Gleitzeitkonto oder ein Zeitwertkonto. Wenn die Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto berücksichtigt werden sollen, muss eine Vereinbarung über ein solches Konto im Arbeitsvertrag bestehen. Alternativ muss ein Passus in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag dazu existieren.
Das Arbeitszeitkonto dient in erster Linie dazu, einen Überblick über die erbrachten Arbeitsleistungen zu haben. Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung aus dem Jahr 2019 sind Unternehmen angehalten, eine Möglichkeit zur Zeiterfassung einzuführen – denn seitdem gilt strenggenommen die Pflicht zur Zeiterfassung.
Arbeitszeitkonto mit Software überblicken
Wer seinen Mitarbeitenden einen durchgehenden Überblick über die aktuellen Stunden verschaffen und diverse HR-Verwaltungsangelegenheiten vereinfachen möchte, fährt mit einer Software zur Arbeitszeiterfassung gut. Diese deckt die Pflichten des EuGH-Urteils zur Arbeitszeiterfassung bereits ab und kann z. B. mithilfe einer Zeiterfassungs-App auch im Homeoffice oder bei Dienstreisen zum Einsatz kommen. Diverse tarifliche, rechtliche oder betriebliche Regelungen lassen sich in der Software parametrieren – auf diese Weise können Personalverantwortliche auch bestimmte Vorgaben zur Berechnung von Minusstunden in der Software hinterlegen.
Sämtliche Lohndaten, erbrachte Arbeits- und Überstunden können einfach mithilfe von Schnittstellen-Technologie an gängige Payroll-Dienstleister weitergegeben werden. Fehler durch die manuelle Übertragung der Lohn- und Gehaltsdaten werden damit vermieden. Zudem entstehen verschiedene Möglichkeiten für mehr Flexibilität am Arbeitsplatz – sowohl was die Arbeitszeiten angeht als auch in anderen Bereichen. Denn eine Zeiterfassungssoftware lässt sich einfach an eine digitale Dienst- und Personalplanung anbinden und zu einer umfassenden Workforce Management Lösung ausbauen.
Sie wollen die Minusstunden in Ihrem Unternehmen auf digitalen Arbeitszeitkonten erfassen und Ihre Abrechnungsprozesse effizienter gestalten? Dann ist eine Workforce Management Software und die digitale Zeiterfassung der richtige Anfang. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne unverbindlich zu den Möglichkeiten in Richtung New Work. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin.
+++ Die Inhalte dieses Beitrags und insbesondere die rechtlichen Aspekte wurden mit bestem Wissen und Gewissen recherchiert und stellen keine Rechtsberatung dar. Die GFOS mbH kann daher keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen übernehmen. Für konkrete Rechtsfragen konsultieren Sie bitte in jedem Fall einen Rechtsanwalt / eine Rechtsanwältin. +++
