Früher verließen sich Planungsverantwortliche auf lange und komplexe Excel-Tabellen, die alles Wichtige abgebildet haben: Wer hat wann Dienst? Wer ist gerade im Urlaub? Wie oft hat ein Mitarbeiter diesen Monat schon die Nachtschicht übernommen? Heute erledigen diese Aufgaben Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung. Ebenso kann der Personalbedarf über eine Software ermittelt werden. Dabei werden wichtige Faktoren wie saisonale Schwankungen, Kassenbelege, Belegstatistiken in der Gesundheitsbranche etc. berücksichtigt. Damit erstellt die Software ein genaues Forecasting, das bei der Einsatzplanung als Grundlage dient.
Goodbye starres Schichtmodell
Die Arbeit in starren Schichtmodellen kann sich heute kaum jemand vorstellen – insbesondere, wenn man an die Werte und Einstellungen der Generation Z denkt. Diese ist jederzeit erreichbar, wünscht sich Unabhängigkeit von Zeit und Ort und möchte eine ausgewogene Work-Life-Balance erleben. All diese Anforderungen unter einen Hut zu bringen, bedeutet für Planungsverantwortliche einen großen Aufwand – wichtig ist dabei, nichts aus den Augen zu verlieren. Sonst fühlen sich Mitarbeiter benachteiligt und das wiederum resultiert in einer verringerten Arbeitsmotivation. Also setzen viele Branchen, die abhängig von einem Dienst- oder Schichtplan sind, heute eine Software für Personaleinsatzplanung ein.
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In einem Wunschbuch können Mitarbeiter ihre Wünsche zu bestimmten Schichten hinterlegen. Wichtige private Termine oder andere Szenarien, die beispielsweise eine Spätschicht an einem bestimmten Tag nicht zulassen würden, können damit automatisch berücksichtigt werden. Die Software kalkuliert sämtliche Faktoren wie Urlaub, Krankheitsfälle oder spontane Ausfälle mit ein, um den idealen Schichtplan zu erstellen. Dabei lernt das System konstant mit. Die Software merkt sich mit der Zeit die Präferenzen des Planers und greift gleichzeitig auf vergangenheitsrelevante Statistiken zu, um die bestmöglichen Forecastings zu erstellen. Es entsteht also eine Art Künstliche Intelligenz der Personaleinsatzplanung. Unternehmerische Ziele behält die Software dabei im Auge, um Mitarbeiterwünsche und Unternehmensziele ideal miteinander zu vereinbaren. Manuelle Änderungsvorschläge identifiziert das System, um diese bei der nächsten Planungsrunde wieder einzukalkulieren.
Nutzerfreundlichkeit durch KI
Neben der automatisierten Planung darf jedoch die Nutzerfreundlichkeit bei der Software nicht zu kurz kommen – deshalb ist es wichtig, die Bedienung nicht wie Raketenwissenschaft zu gestalten. Die Software muss ideal auf die Anforderungen des Nutzers angepasst sein, um ihn in seinem Arbeitsalltag bestmöglich zu entlasten und Prozesse zu automatisieren. Die gängigen Workforce Management Softwareanbieter überzeugen daher mit einem nutzerorientierten Interface, welches intuitiv oder mit kleiner Einführungsphase bedienbar ist. Das hat zum Ergebnis, dass die Einführungsphase im Unternehmen sehr kurz ist.
Weitere nutzerfreundliche Innovationen aus dem Bereich KI sind schon heute denkbar und in Planung. Etwa arbeiten Softwareunternehmen mit Hochdruck daran, die Sprachsteuerung stärker in die Software zu integrieren. So kann etwa mit einem Sprachassistenten Urlaub beantragt werden: Man sagt dem Sprachassistenten, wann man Urlaub haben möchte und dieser schickt automatisiert einen Antrag raus. Außerdem trägt der Assistent das Ereignis in den Kalender ein, sobald der Vorgesetzte den Antrag genehmigt hat. Das beschleunigt Arbeitsprozesse um ein Vielfaches und trägt dazu bei, dass Unternehmen agiler und dynamischer arbeiten können.
