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Desk-Sharing-Quote: auf dem Weg ins Shared Office

Mehr Homeoffice und weniger Präsenzarbeit: Shared Office ist ein Konzept, das aus diesem Grund immer beliebter wird. Damit genügend Arbeitsplätze für die Mitarbeitenden bereitstehen, ist es empfehlenswert, eine individuelle Desk-Sharing-Quote zu errechnen. Außerdem sollten organisatorische Rahmenbedingungen für dieses flexible Modell geschaffen werden.

Die Steigerung der Homeoffice-Anteile in den Betrieben führt dazu, dass bereits bekannte Modelle erneut in Betracht gezogen werden. Darunter fällt auch das Konzept des Shared Office. Bei Neubauten von Bürogebäuden kalkulieren die Auftraggeber immer häufiger deutlich weniger Büroflächen ein, da auf die Remote Work Nutzung der Beschäftigten gesetzt wird. Auch für bereits bestehende Unternehmensstandorte ergeben sich Potenziale bei der Auseinandersetzung mit der Desk-Sharing-Quote. Verzeichnet ein Betrieb etwa stetig Mitarbeiterzuwachs, kann ein Bürogebäude auf Dauer zu klein werden. Um das Wachstum nicht auszubremsen, lohnt es sich ein Shared-Desk-Modell einzuführen, bei dem sich die Beschäftigten die Schreibtischplätze teilen. So sind Mitarbeitende nicht jeden Tag anwesend.

Was ist die Desk-Sharing-Quote?

Die Desk-Sharing-Quote, auch Desk-Sharing-Ratio oder Desk-To-Person-Ratio genannt, gibt an, wie viele Arbeitsplätze am Unternehmensstandort in Relation zu Mitarbeiter*innen zur Verfügung stehen. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist dabei geringer als die Anzahl Beschäftigter. Das kann dabei helfen, Kosten einzusparen, Stadtbilder zu entzerren und flexibles Arbeiten zu fördern.

Desk-Sharing-Ratio ermitteln

Es gibt keine Pauschalantwort für einen klassischen Richtwert. Denn jedes Unternehmen ist anders und so variiert auch die Quote. In einigen Betrieben arbeiten viele Fachkräfte im Homeoffice, in anderen wird die Möglichkeit weniger gerne angenommen. Daher sollte die Desk-Sharing-Quote für jedes Unternehmen individuell errechnet werden. Eine Option, diese festzulegen, ist die Orientierung an der Nutzung der Arbeitsplätze. Bei der Bestandaufnahme wird geprüft, welche Schreibtische genutzt aussehen, und welche nicht. Dies sollte über einen Zeitraum von circa zwei Wochen täglich geprüft und die Berechnungsgrundlage regelmäßig angepasst werden oder mithilfe einer Auswertung von Anwesenheitsstatistiken ermittelt werden. Das funktioniert etwa mithilfe von HR-Kennzahlen aus einer Workforce Management Software. Anhand dieser Daten lässt sich die individuelle Desk-Sharing-Quote für ein Unternehmen ableiten, sodass hinterher z. B. eine Angabe wie 1:1,25 das Ergebnis darstellt – ergo acht Arbeitsplätze für zehn Mitarbeitende.

Die Desk-Sharing-Quote berücksichtigt die Anzahl der täglich genutzten Schreibtische, Bild © Unsplash

Was sind die Vorteile von Shared-Office?

Durch ein Shared-Desk-Modell wird die sogenannte Flexarbeit unterstützt, bei welcher in einem hybriden Konzept teils zu Hause und teils am Unternehmensstandort gearbeitet werden kann. Hinzu kommen geplante Abwesenheiten und krankheitsbedingte Ausfälle, die dazu führen, dass viele Schreibtische unbenutzt bleiben. Nicht zuletzt ausgelöst durch die Coronapandemie, bieten immer mehr Betriebe das ausschließliche Arbeiten im Homeoffice an. Doch den Beschäftigten fehlt oftmals der direkte Austausch mit den Kolleg*innen. Kreativität und Innovationskraft entstehen eher in persönlichen Meetings im Büro, Konzentrationsphasen sind besser isoliert umzusetzen. Shared Office und Desk-Sharing-Quoten können etwa folgende Vorteile mit sich bringen:

Welche Nachteile haben Shared-Office-Modelle?

Damit die individuelle Desk-Sharing-Ratio zum Unternehmenserfolg wird, sollten einige organisatorische Maßnahmen getroffen werden. So lässt sich Nachteilen des Shared-Desk-Prinzips entgegenwirken. Dabei können auch Bestandteile des Workforce Managements zum Einsatz kommen.

Arbeitsplätze agil gestalten

Lassen Sie sich nicht von neuen Möglichkeiten für Shared Office abschrecken: Nutzen Sie Workforce Management Lösungen zur genauen Berechnung von Anwesenheiten und für die strategische Umsetzung geteilter Schreibtische vor Ort. Unsere Workforce Management Experten sind bei einem unverbindlichen Beratungsgespräch für Sie da.

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