Absentismus: Von der Definition bis zur Abbildung in HR-Prozessen

Jede*r Mitarbeiter*in ist mal krank oder fällt aus anderen Gründen aus. Häufen sich die Vorfälle, kann das Teams und Unternehmen vor große Herausforderungen stellen. Die Ursachen dafür sind vielfältig, können aber auf ein unzufriedenstellendes Arbeitsklima, Fehlkonstellationen in Teams und Abteilungen oder auf mangelnde Führungskompetenzen hindeuten.

Was ist Absentismus?

Absentismus (englisch: absenteeism) beschreibt das regelmäßige Fehlen von Mitarbeitenden und die damit einhergehende Befreiung von Arbeitsverpflichtungen. Dieses Fernbleiben folgt einem Muster und geschieht ohne Begründung. Das Ergebnis ist eine hohe Stundenanzahl auf dem Fehlzeitenkonto. Dies resultiert in der Nichteinhaltung von Terminen und Deadlines. Im Jargon spricht man auch vom „Blaumachen“.

Wie unterscheidet sich Präsentismus von Absentismus?

Präsentismus beschreibt die Anwesenheit auf der Arbeit, obwohl keine volle Leistung von der/dem Mitarbeitenden erbracht werden kann – etwa aufgrund einer Krankheit oder Unpässlichkeiten. Beim Absentismus wird dagegen keine Leistung erbracht, da die betroffenen Personen erst gar nicht auf der Arbeit auftauchen. Verschiedene Studien stellen fest, dass Mitarbeitende auch krank zur Arbeit gehen – laut der Beschäftigtenstudie „How’s work?“ von der Techniker Krankenkasse betraf das zwischen 2018 und 2021 jede*n zweite*n Beschäftigte*n. Teilweise erklären sich die Ergebnisse als Folge der durch die Coronapandemie häufiger eingesetzten Heimarbeit: Es wird davon ausgegangen, dass Mitarbeitende trotz Unpässlichkeit aus dem Homeoffice arbeiten. „Generell sind sich Experten weitgehend darüber einig, dass ein niedriger beziehungsweise sinkender Krankenstand nicht zwangsläufig bedeutet, dass sich die Gesundheit der Beschäftigten verbessert,“ heißt es in einem AOK-Bericht zum Thema Präsentismus.

Absentismus existiert auf Mitarbeiter- und Vorgesetztenebene

Der Arbeitsvertrag verpflichtet die Beschäftigten, die dort beschriebenen Leistungen zu erbringen. Erfüllen sie diese festgeschriebenen Leistungen durch häufige unbegründete Fehlzeiten nicht, kommen die Personen nicht im ausreichenden Maße ihren Verpflichtungen nach. Gleichermaßen haben aber auch Führungskräfte gewisse Verpflichtungen gegenüber ihren Mitarbeitenden. Eine Führungsschwäche, eine fehlende Feedbackkultur, die fehlende Möglichkeit, Rückfragen zu stellen bzw. die schwammige Beschreibung von Tatsachen können Indikatoren für Absentismus sein. Das kann Ursachen in der Unternehmenskommunikation haben – werden die Ziele nicht klar vorgegeben, haben Führungskräfte und im letzten Schritt die Mitarbeitenden keine Route, an der sie sich orientieren können.

Gängige Ursachen für Absentismus

Die Ursachen für die Verfehlung der Arbeitspflichten sind vielfältig und hängen von der individuellen Situation der Mitarbeitenden ab. Sie lassen sich grob in drei Kategorien aufteilen:

• Privat: Jeder Mensch ist anders und hat mit eigenen Herausforderungen zu kämpfen. Daher lässt sich kein vollständiges Bild der privaten Ursachen für Absentismus abbilden. Einige Gründe können Beziehungsprobleme, der Verlust eines Familienmitglieds, Stress oder Depression, aber auch gesundheitliche Probleme sein. HR-Verantwortliche und Führungskräfte sollten daher bei jedem Aufkommen von Absentismus den Einzelfall genau analysieren.
• Beruflich: Die berufliche Frustration kann ebenfalls viele Ursachen haben. Mangelt es an einer qualifizierten Führung im Team? Gibt es eine unzureichende Work-Life-Balance im Unternehmen? Verstehen sich die Teammitglieder untereinander nicht? Fühlen sich die Mitarbeitenden über- oder unterfordert? Das Management sollte diese und weitere Fragen analysieren, um eventuelle berufliche Gründe für Absentismus in der eigenen Organisation zu ermitteln. So besteht die Chance, eine zufriedenstellende Employee Experience im Unternehmen zu erzielen.
• Gesundheitlich: Hier wird eine Abgrenzung zu Erkrankungen aus der Kategorie „Privat“ gezogen. Im Speziellen geht es in dieser dritten Kategorie um Suchtkrankheiten. Studien haben festgestellt, dass Suchtkrankheiten häufige Ursache für Fehlzeiten sind. Die Barmer Krankenkasse kam in einer eigenen Untersuchung zu dem Ergebnis, dass Beschäftigte mit einer diagnostizierten Alkoholabhängigkeit im Vergleich mit Unbetroffenen bis zu 39 Tage mehr im Jahr fehlten. Insgesamt fehlten Mitarbeitende mit einer Suchtproblematik bis zu 16-mal häufiger als die Gesamtbelegschaft.

Was sind mögliche Folgen von Absentismus?

Ein Verfehlen der Verpflichtungen kann verschiedene Folgen mit sich ziehen. Das beginnt bei einer möglichen Steigerung von Kosten für das Unternehmen, geht über den Produktivitätsverlust und endet im schlimmsten Fall bei unzufriedenen Kund*innen. Somit gilt es Absentismus bei den Mitarbeitenden zu vermeiden und dem entgegenzuwirken. Folgend finden Sie einige mögliche Auswirkungen im Überblick:

Genau wie bei einem Eisberg werden die Folgen von Absentismus erst bei näherem Hinschauen klar; © GFOS mbH

• Gesteigerte Kosten: Werden Aufgaben nicht erledigt, kann das Nachteile für die Organisation haben. Andere Teammitglieder leiden unter der erhöhten Belastung oder die Aufgaben können erst gar nicht erledigt werden, da das Know-how fehlt. Das kann das wirtschaftliche Ergebnis negativ beeinflussen.
• Verringerte Produktivität: Ob anwesend oder abwesend: Verschiedene Faktoren können sich auf die Produktivität auswirken. Das passiert etwa, wenn trotz Symptomen von Migräne, Stress oder Depression gearbeitet wird. Aber auch bei Abwesenheit können sich solche Faktoren langfristig auf die Produktivität auswirken – zunächst auf Einzelpersonen und später auf das gesamte Team. Diese Erkenntnis zeigt, dass Organisationen gesundheitlichen Folgen bestmöglich mit einem betrieblichen Gesundheitsmanagement vorbeugen sollten.
• Schwindende Motivation: Die Abwesenheit einzelner Mitarbeitender kann sich nicht nur negativ auf die fehlenden Personen auswirken – auch die Motivation der Teammitglieder kann darunter leiden, da sie unter erhöhter Belastung stehen. Die Ursachen für Absentismus demotivieren die Beschäftigten zudem, sodass keine emotionale Bindung zum Unternehmen (mehr) besteht.
• Sinkende Kundenzufriedenheit: Lange Wartezeiten auf Projektergebnisse, fehlende Ansprechpartner*innen, Projekte, die von einer Vertretung durchgeführt wurden – all diese Faktoren können durch Absentismus beeinflusst werden. Im schlimmsten Fall wirkt sich das auf die Kundenzufriedenheit aus. Organisationen sollten daher darauf achten, das geeignete Vertreterrollen im Unternehmen definiert sind. Diese lassen sich etwa mithilfe von Software zur Personaleinsatzplanung

Maßnahmen für das Fehlzeitenmanagement

Organisationen haben die Möglichkeit, aktiv auf Absentismus bei den Führungskräften einzuwirken. Das gelingt beispielsweise durch ein gezieltes Führungskräfte-Coaching, regelmäßige 360-Grad-Feedbackgespräche oder das aktive Recruiting neuer Führungskräfte. Ebenfalls ist die klare Kommunikation von Unternehmenszielen sowie der Vision und Mission der Organisation von Bedeutung. Diese können beispielsweise in Mitarbeiterhandbüchern verdeutlicht werden.

Um auf Absentismus bei Mitarbeitenden einzuwirken, ist eine klare Kommunikation ebenfalls ausschlaggebend. Darüber hinaus gibt es weitere Maßnahmen zum Fehlzeitenmanagement im Unternehmen. Zum einen sollten verschiedene und flexible Arbeitszeitmodelle Anwendung finden – diese können sich positiv auf die Motivation auswirken und häufiges Fehlen überflüssig machen. Wer Privat- und Berufsleben ideal miteinander vereinen kann und ggf. von flexiblen Arbeitszeiten profitiert, hat weniger Gründe, Fehlzeiten zu produzieren. Auch in Schichtarbeit ist Flexibilität durch gut durchdachte Personalplanung möglich. So kann Software dazu genutzt werden, Schichten und Dienste untereinander zu tauschen oder Verfügbarkeitsanfragen an die Fachkräfte zu senden.

Ebenso wichtig sind ein innerbetriebliches Gesundheitsmanagement und die genaue Erfassung von Abwesenheiten. Darunter fallen alle strategischen, ergonomischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen. Zudem müssen An- und Abwesenheiten laut Zeiterfassungspflicht nachgehalten werden, was auch die Erfassung von Fehlzeiten beinhaltet. Mit Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kommen durch die elektronische Krankmeldung noch weitere Herausforderungen auf Unternehmen zu, die krankheitsbedingten Abwesenheiten nachzuhalten.

Software zur Abbildung von Fehlzeiten: Wir beraten Sie!

Mithilfe von Workforce Management Software und einem Zeiterfassungssystem halten Sie Abwesenheiten in Ihrem Unternehmen ganz einfach nach. Auch der Abruf der eAU erfolgt mit unserer Software einfach und sicher. Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten helfen zudem dabei, mögliche Fälle von Absentismus zu erkennen, um aktiv dagegen vorzugehen. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne rund um die Möglichkeiten von Workforce Management. Vereinbaren Sie einen Rückruftermin oder eine Software-Demo.