Onboarding neuer Mitarbeiter: Einarbeitungsplan für einen erfolgreichen Start

Kurze und knappe Antwort darauf: Es gibt keinen perfekten Einarbeitungsplan, der für jedes Unternehmen funktioniert. Individualität ist hier das Schlüsselwort. Doch gibt es übergreifende Punkte und Strukturen, die berücksichtigt werden können, damit der Einstieg beim neuen Arbeitgeber so angenehm wie möglich verläuft.

Onboarding: Kurze Definition

Onboarding ist viel mehr als nur ein guter Eindruck am ersten Tag: Es beschreibt den Prozess der Einarbeitung und Aufnahme neuer Mitarbeiter in das Unternehmen mit individuellen Maßnahmen und Strukturen. Die Maßnahmen müssen zum Arbeitsbereich sowie den Unternehmenszielen passen und sollen eine schnelle fachliche wie auch soziale Integration ermöglichen.

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Warum ein guter Einarbeitungsplan so wichtig ist

Wie auch beim Hausbau ist der Grundstein bei der Integration neuer Kollegen wegweisend für den weiteren Verlauf des Prozesses. Deswegen sollte jedes Onboarding so individuell wie möglich gestaltet werden. Gerade mit Blick auf den derzeitigen Arbeitsmarkt ist es umso wichtiger, Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden und sie aktiv in Strukturen und Strategien einzubeziehen. Eine Recruiting-Umfrage der index Gruppe hat ergeben, dass insbesondere der IT- und Softwaremarkt derzeit Probleme hat, offene Stellen zu besetzen. Außerdem schätzen 43 Prozent der befragten Unternehmen ihre Außendarstellung noch als optimierungsbedürftig ein – deshalb ist es wichtig, den neuen Kollegen direkt aus dem Unternehmensinneren ein positives Bild zu vermitteln, um die Bindung aktiv zu fördern.

Mit einem gut durchdachten Einarbeitungskonzept kann man die Ziele eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses verfolgen. Diese sind unter anderem, eine Kündigung innerhalb der Probezeit zu vermeiden, eine gute fachliche Einarbeitung ohne Über- oder Unterforderung sowie eine gelungene Integration in das Team mithilfe einer wertschätzenden Atmosphäre innerhalb des Teams und des Unternehmens.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter vorbereiten

Wichtig ist, dass der Prozess nicht erst am ersten Arbeitstag losgeht. Bereits vorab sollten dem zukünftigen Mitarbeiter wichtige Informationen verfügbar gemacht werden. Insbesondere Werte und wichtige Motivationen sollten schon bekannt sein. Ebenfalls ist es hilfreich, den Dresscode zu kommunizieren sowie Informationen über den Arbeitsbeginn und zu erwartende Aufgaben innerhalb der ersten Woche zur Verfügung zu stellen. Organisatorische Dinge wie Bankverbindung, Krankenkassenbescheinigung, Resturlaub etc. können schon vorab geklärt werden.

Innerhalb des Unternehmens sowie innerhalb des Teams sollten Ansprechpartner sowie Verantwortliche festgelegt werden, die im Einarbeitungsplan eine wichtige Rolle spielen und wesentliche Aufgaben übernehmen. Diese können dem neuen Mitarbeiter im Anschluss mit seinem Einarbeitungsplan benannt werden.

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Vom ersten Tag zum ersten Monat: Die Struktur des Onboarding Prozesses

Am ersten Tag steht insbesondere das Wohlbefinden des neuen Mitarbeiters im Fokus. Hier ist es wichtig, eine angenehme und wertschätzende Atmosphäre zu schaffen. Ein Rundgang, die Vorstellung der direkten und indirekten Kollegen, die Einweisung in wichtige Programme, Geräte oder Maschinen gehören in jedem Fall dazu. So können sich die neuen Arbeitskollegen ein Bild von der neuen Arbeitsumgebung machen und wichtige Prozesse von Tag eins an lernen.

Im Anschluss sollten die Aufgaben der ersten Woche besprochen und verdeutlicht werden. Diese sollten in erster Linie darauf ausgerichtet sein, den neuen Mitarbeiter in diverse Prozesse und Strategien einzuweisen. Leitfäden, wichtige interne Dokumente etc. helfen dabei, sich mit dem neuen Arbeitgeber zu identifizieren und wichtige Prozesse zu verstehen. Was nicht fehlen darf ist Feedback. Was ist gut gelaufen und was ist weniger gut gelaufen? Das Feedback sollte übriges auf beiden Seiten stattfinden – denn die neue Fachkraft hat noch einen ganz unvoreingenommenen Blick auf das Unternehmen, sodass Dinge anders wahrgenommen werden und Optimierungspotenziale für das Unternehmen daraus entstehen können. Für den weiteren Verlauf des Onboardings ist es wichtig, dass der Einarbeitungsplan auch angepasst werden kann. Manche Fachkräfte sind schneller oder langsamer als erwartet. Hier müssen Arbeitgeber reagieren und den Plan ggf. modifizieren. Nur durch individuelle Reaktionen und die persönliche Interaktion mit dem neuen Mitarbeiter kann ein sinnhaftes Onboarding stattfinden.

Wie sieht es mit Remote Onboarding aus?

Die Coronakrise hat deutliche Änderungen im Arbeitsalltag mit sich gebracht. Was vorher alles persönlich und vor Ort geschah, muss etwa auch im digitalen Rahmen oder virtuell stattfinden können. So ist es auch beim Arbeitsantritt im neuen Job der Fall. Es gilt dem neuen Mitarbeiter auch beim Remote Onboarding einen bestmöglichen Start ins Unternehmen zu ermöglichen. Das bringt folgende Kriterien mit sich:

• Hardware und wichtige Informationen zum Arbeitsbeginn müssen dem neuen Kollegen zu Hause zur Verfügung stehen.
• Ein virtuelles Kennenlernen ist unabdingbar: Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter sein gesamtes Team vor. Das muss nicht im großen Rahmen geschehen sondern kann auch über die Woche verteilt in verschiedenen Videocalls geschehen, besonders dann, wenn es sich um große Teams handelt.
• Wenn mehr als ein neuer Mitarbeiter gleichzeitig anfängt, vernetzen Sie die neuen Kollegen miteinander, sodass diese sich untereinander austauschen können.
• Tägliches Feedback von der HR-Abteilung und der Führungskraft sind ein absolutes Muss.

Einarbeitung als Basis für eine erfolgreiche Karriere

Eine gut organisierte Einarbeitung neuer Fachkräfte ist essenziell für den weiteren Verlauf der Karriere bei diesem Arbeitgeber. Denn das Wohlbefinden, spannende, fördernde aber auch fordernde Aufgaben gehören zum Arbeitsalltag dazu. Wie zufrieden der Mitarbeiter mit seinem neuen Arbeitgeber ist, kann im weiteren Verlauf durch Mitarbeiterbefragungen oder Kennzahlen aus der Workforce Management Software kenntlich gemacht werden. Wie wichtig Onboarding ist, wissen unsere Experten bei GFOS ganz genau. Wir setzen auf ein ausgearbeitetes Einarbeitungskonzept, das individuell auf jeden neuen Mitarbeiter angepasst wird.

Nutzen Sie die Potenziale von Workforce Management Software in Kombination mit einem durchdachten Onboarding in Ihrem Unternehmen, um Mitarbeitermotivation und -bindung bei Ihnen stärker zu fördern. Wir beraten Sie gerne bei einem unverbindlichen Beratungsgespräch.