Was ist eine elektronische Zeiterfassung?
Unter elektronischer Zeiterfassung für Mitarbeiter sind verschiedene Verfahren der Arbeitszeiterfassung via Software zusammengefasst. Dabei kann die Erfassung der geleisteten Stunden via Terminal, Fingerprint oder mithilfe mobiler Zeiterfassungssysteme – beispielsweise auf dem Smartphone - von unterwegs erfolgen. Die Daten werden anschließend in Form digitaler Zeitkonten protokolliert.
Elektronische Zeiterfassung für Mitarbeiter – Die Verfahren im Überblick
Zur elektronischen Zeiterfassung steht also eine Vielzahl an Verfahren zur Verfügung - je nach Unternehmen, Anforderungen und Branche kommen zwei grundlegend unterschliche Methoden zum Einsatz.
Größere Organisationen und Konzerne greifen oftmals auf terminalbasierte Lösungen am Unternehmensstandort zurück. Hier können sich Mitarbeitende per Chipkarte oder Key-Fob vor Ort an- und abmelden. Der Vorteil dieser Variante liegt in den individuellen Ausweiskarten, die neben der Arbeitszeiterfassung auch für die Zutrittskontrolle, für verschiedene Buchungssysteme - beispielsweise in der Kantine – oder zur Authentifizierung beim Drucken sensibler Dokumente genutzt werden können.
Elektronische Zeiterfassung für Mitarbeiter mit den Softwarelösungen von GFOS umsetzten.
© GFOS
Arbeitet ein Teil der Belegschaft jedoch regelmäßig im Homeoffice empfiehlt sich der Einsatz mobiler Zeiterfassungssysteme. Da im Vergleich zur stationären Variante hier keine Kosten für die Anschaffung teurer Hardware anfallen, eignet sich diese Form der elektronischen Zeiterfassung für Mitarbeiter auch für kleinere Unternehmen. Basierend auf Programmen und Apps können die geleisteten Stunden so auch per Smartphone auf Dienstreisen, während einer Workation oder im Homeoffice dokumentiert werden.
Angefangen bei der automatischen und intuitiven Handhabung über die Möglichkeit, Arbeitszeitmodelle, Urlaubsanträge, Dienstreisen und vieles mehr direkt im System zu definieren bis hin zu integrierten Tools zur Auswertung oder Schnittstellen zur Datenübertragung an Buchhaltungssoftware - unabhängig von der Methode ist die elektronische Zeiterfassung für Mitarbeiter der klassischen Stempeluhr weit überlegen.
Mit elektronische Arbeitszeiterfassung auf der sicheren Seite
Während Systeme für KMUs einen kleinen, aber sehr bedürfnisorientierten Funktionsumfang haben, bieten die Softwarelösungen für große Unternehmen weitere Module und Bausteine: Über die Ausweiskarten bzw. eine PIN-Abfrage können neben der elektronischen Zeiterfassung für Mitarbeiter auch Autorisierungsprozesse gesteuert werden. Die Zutrittskontrolle regelt wer, wann, welchen Bereich betreten darf, wohingegen die Zugangskontrolle Datenverarbeitungssysteme vor unbefugten Zugriffen schützt. Eine Weitergabekontrolle unterbindet das Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten durch nicht berechtigte Personengruppen. Mit Hilfe einer Verfügbarkeitskontrolle können sensible Informationen somit vor Verlust und Zerstörung geschützt werden.
Die erhobenen und gespeicherten Daten unterliegen letztendlich auch den Datenschutzbestimmungen und müssen getrennt voneinander verarbeitet werden – unabhängig davon, ob die Informationen auf Servern eines unternehmenseigenen Rechenzentrums oder in einer Cloud gespeichert werden.
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