Stundennachweis mit Stundenzettel Vorlage? Geht auch einfacher!

Stundenzettel Vorlagen erfreuen sich weiterhin großer Beliebtheit: Sie sind leicht zu verstehen und von den Mitarbeitenden gut handzuhaben. Stunden eintragen, Zettel ausdrucken und in der Verwaltung abgeben – doch leider müssen die Informationen danach manuell in andere Systeme übertragen werden, oftmals, um sie anschließend weiter in einem Tabellenprogramm wie Excel weiterzuverarbeiten. Die Herausforderung: Das muss für jede einzelne Fachkraft geschehen, damit danach die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgen kann. Denn Die Daten müssen zu Steuerkanzlei des Unternehmens oder in die Buchhaltung. Je nach Unternehmensgröße kann das also einen enormen Verwaltungsaufwand bedeuten.

Warum ist ein Stundennachweis erforderlich?

Ein Stundennachweis ist erforderlich, weil die Arbeitszeiterfassung verpflichtend ist. Das ist spätestens seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung so. Doch auch vorher galt die Zeiterfassungspflicht schon in diversen Fällen – etwa für Personen, die Mindestlohn beziehen, für Überstunden oder für Auszubildende. Die Stundenzettel Vorlage oder eine digitale Arbeitszeiterfassung helfen sowohl dem Unternehmen als auch den Arbeitnehmenden dabei, einen Überblick über die erbrachte Leistung zu behalten. Besonders seitdem das Homeoffice immer beliebter wird, ist ein solcher Überblick unerlässlich.

Welche Informationen muss ein Stundenzettel beinhalten?

Damit beim Arbeitszeitnachweis alle wichtigen Angaben enthalten sind, sollten Arbeitgebende darauf achten, die wichtigsten Informationen standardisiert abzufragen. Ob Mindestlohngesetz oder Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Auf dem Nachweis müssen verschiedene Informationen auftauchen. Für das Mindestlohngesetz sind das etwa Anfang und Ende sowie Dauer der täglichen Arbeitszeit – die Dauer ist hier ohne Pausen anzugeben. Üblicherweise tauchen folgende Angaben auf einer Stundennachweis Vorlage auf:

• Namen der Mitarbeitenden
• Personalnummer
• Adresse
• Geburtsdatum
• Datum des Arbeitstags
• Auftragsnummer oder zu bearbeitendes Projekt bzw. Tätigkeitsbeschreibung
• Projekt- oder Auftragszeitraum
• Anfang der Stundenerfassung
• Ende der Stundenerfassung
• Pausen
• Arbeitsdauer

Viele Methoden zur Arbeitszeiterfassung werden heute von Unternehmen genutzt, Bild:© Pexels.com

Stundenzettel Vorlage oder App nutzen?

Die simple Anwendungsweise des Stundenzettels muss mit smarten Tools zur Zeiterfassung nicht verloren gehen – ganz im Gegenteil: Es wird noch intuitiver. Jeder hat heutzutage sein Smartphone dabei oder hat auf der Arbeit eine Internetverbindung am PC. Das lästige Ausdrucken der Vorlage entfällt, da die Zeiten in Echtzeit im System gespeichert werden können. Man digitalisiert den Prozess also nur und verschafft den Nutzern gleichzeitig einen weiteren Mehrwert durch erweiterte Funktionen.

Immer beliebter wird die App zur Zeiterfassung. Damit sind Arbeitnehmende an jedem Ort und zu jeder Zeit in der Lage, die Arbeitszeiten einzutragen. Außerdem gibt eine Vielzahl an Softwareanbietern, die verschiedene Tools zur Arbeitszeiterfassung anbieten und den Stundenzettel überflüssig machen. Von der Zeiterfassung für kleine und mittelständische Unternehmen, die in einer cloudbasierten SaaS-Lösung läuft, bis hin zur Zeiterfassungssoftware als teil einer modularen Workforce Management Lösung für größere Unternehmen und Konzerne: Es finden sich heute verschiedene Methoden auf dem Markt, die den verschiedenen Ansprüchen zur Arbeitszeiterfassung gerecht werden. Darunter beispielsweise auch Methoden mit einem Zeiterfassungsterminal oder für den PC.

Warum Excel nutzen, wenn die Zeiterfassung auch einfacher gelingt?

Insbesondere kleinere Unternehmen nutzen entweder noch die ausgedruckte Variante des Stundenzettels oder eine komplexere Methode mithilfe eines Tabellenprogramms. Gründe dafür sind die Scheu vor den Kosten einer Software für systematische Arbeitszeiterfassung oder die Vertrautheit zu den gängigen Methoden.

Der Vorteil einer mobilen Arbeitszeiterfassung liegt jedoch auf der Hand: Die Mitarbeitenden erlangen mehr Flexibilität darüber, wann und wo sie ihre Arbeitsstunden eintragen, ganz gleich ob vor Ort beim Kunden, im Homeoffice oder am stationären Arbeitsplatz in den Unternehmensräumen. Praktische Add-Ons wie ein integriertes Fehlzeitenmanagement oder eine softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung vereinfachen zudem den Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches.

Stundenzettel Vorlage vs. App zur Zeiterfassung

Die Unterschiede zwischen einem klassischen Stundennachweis und einer Software zur Zeiterfassung mit weiteren Funktionen sind nicht immer direkt ersichtlich. Damit Sie die Vor- und Nachteile der beiden Methoden auf einen Blick analysieren können, haben wir für Sie die wichtigsten Informationen zusammengefasst.

Die App zur Zeiterfassung kann gegenüber der Stundenzettel Vorlage überzeugen; Bild © GFOS mbH 

Stundennachweis den Softwarelösungen von GFOS

Wenn Sie lieber die klassische Stundenzettel Vorlage bevorzugen, können Sie unsere Dateien zum Ausdrucken oben kostenlos herunterladen. Alternativ erhalten Sie hier eine einfache Vorlage zur Excel Zeiterfassung. Möchten Sie den Schritt in Richtung digitale Transformation gehen und eine digitale Lösung nutzen, die sämtliche Anforderungen des EuGH zur Arbeitszeiterfassung erfüllt? Dann stehen unsere Workforce Management Expert*innen gerne zur Verfügung, um Ihnen das Zeiterfassungssystem näher vorzustellen. Vereinbaren Sie einen Web-Demo-Termin oder fordern Sie weiteres Informationsmaterial an.