Das Coronavirus hat sich stark auf das Arbeitsleben in Deutschland ausgewirkt: Schulen und Kindertagesstätten blieben geschlossen, zahlreiche Unternehmen schickten ihre Arbeitnehmer ins Homeoffice, um Infektionen zu vermeiden. Remote Work lautet hier das Stichwort - dieses Konzept etablierte sich über sämtliche Branchen hinweg. Wir zeigen, wie das Arbeiten von zu Hause gelingt.
Der Ausnahmezustand rund um COVID-19 (Coronavirus) zwang viele Unternehmen zum Handeln. Sie mussten sich etwas überlegen, damit die Arbeit auch außerhalb des Unternehmensstandorts problemlos erledigt werden konnte. Viele Branchen wie die Industrie standen damit vor Herausforderungen – Produktionsbetriebe konnten und können nach wie vor die Belegschaft nicht einfach ins Homeoffice schicken und Remote Work in der Fertigung einführen. Hier musste mit Produktionsstopps und Kurzarbeit gerechnet werden. Dienst- und Schichtpläne wurden anders strukturiert – Unternehmen die eine softwareseitige Personaleinsatzplanung im Einsatz haben, waren klar im Vorteil. Die Änderung der Pläne erfolgt automatisiert. Im Verdachtsfall auf eine Infektion ließen sich Kontaktketten besser reproduzieren.
In vielen anderen Branchen ist Remote Work jedoch möglich und Homeoffice kann theoretisch problemlos umgesetzt werden. Bei vielen Betrieben scheitert es jedoch noch an der fehlenden Ausstattung oder fehlenden Konzepten. Nicht jeder Mitarbeiter hat etwa einen Firmenlaptop, den er mit nach Hause nehmen kann. Hier müssen Geschäftsführer und Strategen kurzfristig andere Lösungen finden.
Was ist Remote Work?
Remote Work bezeichnet das orts- und zeitunabhängige Arbeiten. Dies kann etwa im Homeoffice, im Café oder auf der Zugfahrt zu einem Kundentermin geschehen. Die Arbeit findet also nicht am Unternehmensstandort statt, sondern außerhalb. Man spricht auch von mobiler Arbeit.
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Wichtige Maßnahmen für Remote Work in Zeiten von Coronavirus und anderen Krankheiten
Zunächst müssen die technischen Voraussetzungen für die Mitarbeiter im Rahmen von Remote Work gegeben sein:
- Sichere Verbindung: Die Verantwortung für eine sichere Verbindung zum Unternehmensnetz muss durch den Arbeitgeber getragen werden. Hier kann etwa eine VPN-Verbindung zum Einsatz kommen. Der Zugang zum Firmen-PC ist Dritten nicht gestattet. Damit der Firmen-PC einwandfrei funktioniert, sollte der Arbeitnehmer für eine tadellose Internetverbindung sorgen.
- Erreichbarkeit sicherstellen: Ob per Mail, Videotelefonie oder per Handy – um die Kommunikation mit anderen Kollegen kommt man nicht herum. Daher sollten Kollegen über die Möglichkeiten zur Kommunikation informiert werden. Wer kein Firmenhandy hat, sollte Kollegen unbedingt seine Telefonnummer geben, damit das Team problemlos aus der Ferne arbeiten kann.
- Mobile Arbeitszeiterfassung: Auch die Arbeit zu Hause gilt als Arbeitszeit. Die systematische Erfassung der Arbeitszeiten ist daher ein Muss, um später verfolgen zu können, wer wann und wie lange gearbeitet hat. Zeiterfassung-Systeme für kleinere und größere Unternehmen bieten sich hier an.
- Übersichtliche Projektplanung: Bei der Projektplanung können verschiedene Tools wie Trello helfen, den Überblick zu behalten. Ein Tool zur Projektplanung kombiniert man am besten mit einer durchdachten Projektzeiterfassung, damit Zeiten direkt verrechnet werden können.
- Virtuelle Meetings: Telefon und E-Mail reichen manchmal nicht aus. Wenn man wichtige Abstimmungen zu treffen hat, können Tools zur Videotelefonie wie Zoom oder Google Hangouts hilfreich sein. Sein Gegenüber sehen zu können, wirkt persönlicher und kann gleichzeitig Missverständnisse verhindern.
Teamwork im Zeitalter von Remote Work
Teams stehen vor besonderen Herausforderungen. Jedoch kann man – wie oben angeführt – mit verschiedenen Tools Abhilfe schaffen. Wichtig ist vor allem die Kommunikation untereinander. Asynchrone Kommunikation (ergo keine unmittelbare Antwort) setzt reflektiertes Kommunizieren voraus, da man wichtige Informationen zusammenfassen und seinen Kollegen den richtigen Kontext bereitstellen muss. Also: Erst überlegen, dann schreiben. Bei komplexeren Themen sollte man lieber telefonieren oder Videotelefonie nutzen, um bei Remote Work Konflikte zu vermeiden. Zudem sind Checklisten und Feedback-Gespräche bei dezentralem Arbeiten noch wichtiger, damit jeder den Überblick behält und Führungskräfte am Ende der Woche wissen, was alles erledigt wurde.
Die Umstrukturierungen können einige Tage in Anspruch nehmen. Sobald alles auf Remote Work umgestellt ist, steigt auch wieder die Produktivität und die Prozesse verlaufen (mehr oder weniger) reibungslos im Homeoffice.
Remote Work oder mehr Flexibilität in Ihrer Organisation einführen
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