Regiezettel Vorlage? Das geht heute doch digital!

Was sind Regiestunden?

Regiestunden bezeichnen Stundenlohnarbeiten, die etwa im Handwerk oder im Bauwesen ausgeführt werden. Damit sind Arbeiten gemeint, die in geringem Umfang anfallen und Lohnkosten verursachen. Sie müssen laut Vergabe- und Vertragsordnung (VOB) für Bauleistungen vorab vereinbart werden. Ebenso ist eine Vergütung zu bestimmen; andernfalls findet eine ortsübliche Vergütung Anwendung.

Wofür werden Regiestundenzettel benötigt?

Regiestundenzettel, auch Stundenzettel, Arbeitszeitnachweis oder Arbeitsbericht genannt, werden zur Abrechnung und Angabe der Regiestunden von (Bau-)Handwerker*innen benötigt. Die VOB verpflichtet die Auftragnehmenden, diese schriftlich auf einem solchen Zettel oder in wöchentlichen Listen festzuhalten und einzureichen. Diese Angaben gelten als Leistungs- und Arbeitszeitnachweis.

Welche Angaben sollte die Regiezettel Vorlage ausweisen?

Laut § 2 Abs. 10 VOB/B müssen die Regiestunden vorher vereinbart worden sein, damit eine Vergütung Anwendung finden kann. Aufgrund ihrer praktischen und leichten Handhabung, benutzen Handwerks- und Bauunternehmen meistens Vorlagen für Regiestundenzettel – z. B. im PDF- oder Excel-Format. § 15. Abs. 3 VOB/B verpflichtet die Auftragnehmenden, diese Leistungsnachweise anzufertigen und sie dem Auftraggebenden vorzulegen. Dort sind auch weitere Angaben über die Informationen zu finden, welche die Regiezettel aufführen sollten:

• Zeitraum der Arbeiten
• Baustellenbezeichnung
• Leistungsbeschreibung: pro Stundenlohnarbeit ein Zettel bzw. eine Leistungsangabe
• Anzahl der geleisteten Stunden pro Arbeitskraft
• Angaben zum Verbrauch von Gerätestunden, Baumaterialien, Transport- und Ladeleistungen, anfallende Gebühren (z. B. bei Deponiefahrten), Sonderkosten

Anschließend müssen Auftragnehmende die Leistungsübersichten in Form von Regiestundenzetteln beim Auftraggebenden vorlegen. Diese müsse die Angaben prüfen und die Unterlagen zeitnah zurückgeben – die VOB sieht eine Frist von maximal sechs Werktagen vor. Sollte die Rückgabe nicht innerhalb dieser Frist erfolgen, gelten die Regiestundenzettel automatisch als anerkannt. Auftraggebende können Änderungseinwände schriftlich im Arbeitsbericht oder in einem gesonderten Dokument festhalten. Gerne können Sie unsere kostenlose Regiestundenzettel Vorlage im PDF-Format herunterladen und benutzen.

Die Regiezettel Vorlage wandert in die Cloud

Sicherlich sind die Regiestundenzettel auf Papier praktisch und einfach auszufüllen. Dennoch haben sie einige Nachteile. Sie müssen immer in ausreichender Anzahl für die Mitarbeitenden vorhanden sein und werden mitunter erst am Tagesende oder verspätet ausgefüllt. Das heißt, dass wichtige Angaben eventuell fehlen oder ungenau sind. Sicherer ist hier eine digitale Form des Arbeitsberichts mit Arbeitszeitnachweis. Dafür gibt es etwa Softwarelösungen, die auf die Rechner der Handwerks- und Bauunternehmen aufgespielt und in regelmäßigen Abständen mit Updates erweitert werden können. Besonders praktikabel hat sich jedoch Zeiterfassungssoftware für kleine und mittelständische Unternehmen erwiesen. Cloudbasierte HR-Software kann mit den Betrieben wachsen. Gleichzeitig sparen sie sich die Beschäftigung einer eigenen IT-Abteilung zur Wartung der Software und die Anschaffung kostenintensiver Hardware.

Die Vorteile eines digitalen Arbeitszeitnachweises

Eine App zur Arbeitszeiterfassung hat den Vorteil, dass sie branchenunabhängig und für jeden Beruf funktioniert. Also können sowohl die Fach- und Führungskräfte auf den Baustellen als auch die Fach- und Führungskräfte in den Büros ihre Arbeitszeiten damit erfassen. Schließlich müssen die Mitarbeitenden im Büro keine Regiezettel Vorlage ausfüllen und diese von den Auftraggebenden prüfen lassen – eine verpflichtende und systematische Arbeitszeiterfassung ist aber spätestens seit dem EuGH-Urteil vorgesehen. Durch die mobile Erfassung und sichere Speicherung der Stunden gehen die Unternehmen also gleichzeitig ihrer Dokumentationspflicht nach.

Für alle Fach- und Führungskräfte, die Handwerks- oder Bauarbeiten erledigen, können die Regiestunden in einer Art Projektzeiterfassung dokumentiert werden. Dadurch gelingt die mobile Abbildung der Leistungsübersicht, die sich an jedem Ort und zu jeder Zeit einfach ausfüllen lässt. Arbeitszeiten können somit digital auf die einzelnen Projekte gebucht werden. Zur Vorlage bei den Auftraggebenden lassen sich oftmals praktische Exportfunktionen nutzen. Dadurch sind alle wichtigen Informationen zur Baustelle bzw. zum Projekt direkt ersichtlich.

Ob digital oder auf Papier: Wichtig ist, dass die Angaben im Regiestundenzettel korrekt sind. Bild © Pexels

Ein weiterer Vorteil von Personalsoftware für mittelständische Unternehmen ist der digitale Urlaubsplaner bzw. das mobile Antragswesen. Neben der digitalen Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten - anstatt eines Regiestundenzettels - lassen sich diverse HR-Angelegenheiten digitalisieren. Urlaubsanträge können die Mitarbeitenden somit unterwegs, zu Hause oder an jedem anderen beliebigen Ort einreichen. Die Vorgesetzten bekommen eine Information via Push-Nachricht in der App oder via E-Mail und können gestellte Anträge direkt genehmigen oder ablehnen – das spart Zeit und Geld.

Auch eine digitale Dienstplanung ist oftmals in mobilen Softwarelösungen enthalten und vereinfacht somit die Personaleinsatzplanung – auf der Baustelle und im Büro. Bei Kundenterminen sollten genau die Mitarbeitenden vor Ort sein, deren Qualifikationen benötigt werden. Im Büro sollten – insbesondere zur Einhaltung verschiedener Hygienevorschriften – nur so viele Personen anwesend sein wie zwingend nötig. Eine softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung kann in beiden Bereichen Übersichtlichkeit und Transparenz schaffen.

Jetzt den Regiestundenzettel digitalisieren

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