Mann im Homeoffice
Lesezeit:

So bleiben KMUs in Krisenzeiten produktiv

Krisenzeiten stellen Unternehmen jeder Größe vor Herausforderungen. Zum einen sinkt oder steigt der Personalbedarf, zum anderen muss mit neuen Arbeitsformen wie Remote Work umgegangen werden. Hier gibt es einige Werkzeuge, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

Die dezentrale Arbeit ist momentan ein wichtiges Konzept, um als Betrieb handlungsfähig zu bleiben. Doch wie behält man als Geschäftsführer alle wichtigen Kennzahlen rund um das Thema Personal im Blick? Der Workflow muss an das Homeoffice angepasst und Unternehmensstrategien müssen digitalisiert werden. Gleichzeitig sollte der Betrieb trotzdem handlungsfähig bleiben. Hier hilft es, jegliche HR-Prozesse zu digitalisieren und die Krise als Innovationskraft zu sehen, um das Thema New Work im Unternehmen zu etablieren. Verschiedene Tools aus dem Bereich Workforce Management können hier eine Erleichterung sein und lassen sich für kleine und mittelständische Unternehmen durch smarte Cloud-Lösungen relativ schnell implementieren.

 

Brainsotrming über Produktivität in Agentur© Unsplash.com / Kostenfreie Nutzung gewährt 

 

Übersichtliche Arbeitszeiterfassung in der Krisenzeit

Wenn viele oder sogar alle Mitarbeiter dezentral im eigenen Homeoffice arbeiten, ist es wichtig, eine saubere Dokumentation der Arbeitsstunden durchzuführen. Dazu gehören selbstverständlich auch Pausen oder Projektzeiten. Es gibt diverse Tools, die zur mobilen Arbeitszeiterfassung genutzt werden können. Dies geschieht dann entweder auf dem Smartphone, dem Tablet oder auf dem Desktop-Gerät. Jeder Mitarbeiter nutzt dann ein eigenes Zeitkonto, in dem die Arbeitszeiten sauber dokumentiert werden. Die Zettelwirtschaft entfällt – der Stundenzettel ist digital verfügbar und wandert in die Cloud. Damit ist die Zeiterfassung an jedem Ort und zu jeder Zeit möglich. Gleichermaßen ist durch den IT-Dienstleister die sichere Speicherung der Daten gewährleistet.

Digitales Antragswesen für papierlose Kommunikation

Ob Urlaub oder anderer Antrag: Auch im Remote Office gibt es genügend Prozesse, die offiziell beantragt werden müssen und somit den Weg zum Vorgesetzten finden sollten. Bis der Antrag per Post jedoch bei der richtigen Person angekommen und unterzeichnet ist, können einige Tage vergehen. Mit einem digitalen Antragswesen kann das sofort und papierlos geschehen. Der Mitarbeiter reicht den Online-Antrag in der Software ein, diese übermittelt ihn an die voreingestellte Führungskraft, welche den Antrag genehmigen oder ablehnen kann. Alles passiert binnen weniger Minuten und spart somit Zeit, Geld und Nerven. Anschließend kann die etwaige Abwesenheit durch Urlaub ebenfalls automatisch in dem Zeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters verbucht werden. So werden verschiedene Bereiche intelligent miteinander verknüpft.

Verringerter oder gesteigerter Personalbedarf in der Krisenzeit?

Hier hilft der Online Dienstplaner. Diesen kann der Planungsverantwortliche einfach am Tablet oder Laptop bedienen und somit den idealen Dienstplan zusammenstellen. Die digitalen Tools bieten durch verschiedene Visualisierungen eine praktische Übersicht über Kapazitäten oder An- und Abwesenheiten. Viele Unternehmen müssen durch das Coronavirus gerade öfter umplanen als zuvor. Spontane Änderungen am Dienstplan lassen sich auf dem digitalen Weg einfacher durchführen. Anschließend kann die Belegschaft ebenfalls digital über die Änderungen informiert werden.

Kommunikation mit Sicherheitsabstand

Auch die Kommunikation muss gerade größtenteils auf digitalem Weg stattfinden. Videokonferenz-Tools, Chatsoftware und dergleichen erfreuen sich gerade gesteigerter Beliebtheit. Hier sollte im professionellen Setting aber auf den nötigen Datenschutz geachtet werden. Denn bei den Videotelefonaten, Chatunterhaltungen und Co. können auch Kundendaten oder andere personenbezogene Daten ausgetauscht werden. Das sollte aufgrund der Regelungen der DSGVO nur auf verschlüsseltem Weg stattfinden. Sichere Messenger-Dienste können dabei helfen, die Unternehmensdaten zu schützen.

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, diese verschiedenen Tools miteinander zu vereinen? Testen Sie doch einfach den gfos.SmartTimeManager vier Wochen kostenlos und überzeugen Sie sich von der praktischen Arbeitserleichterung. Für Betriebe mit bis zu fünf Mitarbeitern ist die Zeiterfassung sogar dauerhaft kostenlos.

 

Testen Sie den gfos.SmartTimeManager jetzt kostenlos

Schlagwörter
dienstplan Personaleinsatzplanung homeoffice Mobiler Arbeitsplatz coronavirus

Wollen Sie eine kostenfreie und unverbindliche Beratung?

Die IT-Experten der GFOS stehen Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

nehmen-sie-kontakt-auf