Person bei der Arbeit im mobilen Office
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Personalsoftware für mittelständische Unternehmen: 3 essenzielle Features

Größere Betriebe und Konzerne setzen auf allerhand Software – aber was ist mit den Kleineren? Personalsoftware für mittelständische Unternehmen oder Kleinstbetriebe kann viele Vorteile bieten, um die Prozesse rund um die Ressource Personal zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten. Es gibt diverse Bereiche, die eine Personalsoftware abdecken sollte. Drei davon sind jedoch essenziell.

Für fast alles gibt es heute Softwarelösungen. Vieles davon hat sich besonders im Zeitalter von Remote Work als hilfreich erwiesen: Denn Programme für Videokonferenzen oder zum Projektmanagement führen ortsunabhängig dazu, dass mehr Transparenz entsteht. Alle Beteiligten haben jederzeit und überall einen Überblick. Der Kontakt zu den Kolleg*innen kann ohne große Herausforderungen hergestellt werden – auch wenn man sich nicht mehr täglich im Betrieb sieht. Ein zentrales Element gerät dabei jedoch häufiger in Vergessenheit: der administrative Aufwand die Ressource Personal betreffend. Wie behält man Arbeits-, Fehl- und Projektzeiten im Blick? Wie können Dienste bestmöglich geplant und kommuniziert werden? Dafür kann auch in mittelständischen Unternehmen eine Personalsoftware zum Einsatz kommen und diese Prozesse enorm vereinfachen.

 

Was ist mit Personalsoftware gemeint?

Personalsoftware deckt unterschiedliche Bereiche aus dem Personalwesen ab. Das kann etwa das Qualifikations- und Bewerbermanagement betreffen, aber auch einfachere Aspekte wie die Zeiterfassung und Personalplanung. Verschiedene Prozesse, die sonst händisch erfolgten, werden durch eine Personalsoftware digitalisiert und lassen sich mitunter in der Cloud verwalten.

 

Sotware hilft auch im Mittelstand bei der ArbeitMit einer Personalsoftware arbeitet es sich zeit- und ortsunabhängig, Bild © Pexels.com 

Drei zentrale Bereiche einer Personalsoftware

Damit Anforderungen wie dezentrales Arbeiten, mehr Mobilität und Arbeitszeitflexibilität sich im Betrieb umsetzen lassen, muss zunächst eine organisatorische Basis geschaffen werden. Eine Personalsoftware für kleine und mittelständische Unternehmen hilft dabei. Drei Teilbereiche spielen dabei eine elementare Rolle.

 

1. Eine (mobile) Arbeitszeiterfassung

Den Kern einer Personalsoftware sollte die Zeiterfassung bilden. Denn die Personalabrechnung (auch Payroll genannt) basiert mitunter auf den Zeitkonten der Mitarbeitenden. Ob Überstunden oder Fehlzeiten, Krankheitstage oder sonstige Abwesenheiten: Alle Faktoren können in einer digitalen Arbeitszeiterfassung hinterlegt und ausgewertet werden. Für den entsprechenden Abrechnungszeitraum können kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bestenfalls Schnittstellen oder andere Exportfunktionen nutzen, um die Daten an die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu überführen. So erspart man sich einen erheblichen Mehraufwand und hat wichtige Arbeitszeitdaten direkt digitalisiert. Auch eine digitale Projektzeiterfassung kann bei der Faktura helfen: Denn werden Projekte ortsunabhängig minutengenau abgerechnet, sparen sich die Rechnungsverantwortlichen den Aufwand der Nachkalkulation.

 

2. Ein digitales Antragswesen

Größere Unternehmen setzen oftmals auf umfassende Employee Self Service Plattformen, um diverse Personalprozesse digital abzubilden. Mittelständischen Unternehmen und kleineren Betrieben stehen diese Optionen oft aus Kostengründen nicht zur Verfügung. Doch es gibt bereits Softwareanbieter, die sich auf die Anforderungen von KMU fokussieren und dafür kostengünstige, unkomplizierte Personalsoftware anbieten. So kann das Antragswesen problemlos digitalisiert und auch auf dem Smartphone in einer App zur Verfügung gestellt werden. Im mobilen Urlaubsplaner die Urlaubsanträge unterwegs einreichen oder Homeoffice direkt zu Hause beantragen: Das spart Zeit und schont gleichzeitig die Umwelt. Führungskräfte bekommen eine Push-Nachricht auf ihrem Smartphone und können die Anträge direkt verbuchen – so wird auch das Antragswesen mobil und die geplanten Abwesenheiten lassen sich übersichtlich im Kalender anzeigen.

 

3. Eine flexible Dienstplanung

Neben den klassischen Bürojobs gibt es noch viele weitere Branchen, die ebenfalls von einer Personalsoftware für mittelständische Unternehmen profitieren können. Beispielhaft zu nennen sind hier etwa das Handwerk oder die Gebäudereinigung. Die Mitarbeitenden sind in diesen Branchen viel im Außendienst unterwegs und müssen bestmöglich geplant werden. Dabei sollten Planungsverantwortliche idealerweise auch die Wünsche der Fachkräfte einbeziehen. Spontane Planänderungen können bei manuellen Dienstplänen nicht unmittelbar berücksichtigt werden. Es muss zunächst eine Aktualisierung der Übersicht stattfinden, um diese erneut im Betrieb auszuhängen. Digitale Dienstplanung schafft hier Abhilfe, indem die Dienste und Schichten virtuell dargestellt werden. So haben alle Fachkräfte jederzeit einen Überblick über den anstehenden Personalplan und können etwaige Änderungswünsche auch mobil kommunizieren. Führungskräften geht durch solche Tools das Personalcontrolling einfacher von der Hand. Auf diese Weise ermöglichen Arbeitgebende gleichzeitig eine Erhöhung der Flexibilität und somit die Verbesserung der persönlichen Work-Life-Balance.

 

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Neben den oben genannten Aspekten finden noch viele weitere Bereiche in einer Personalsoftware Anwendung. Ob Weiterbildungsmanagement oder Recruiting: Die Anwendungsgebiete sind vielfältig. Warum nutzen Sie nicht den einfachen Einstieg in die Welt der Personalsoftware und schaffen jetzt ein organisatorisches Grundgerüst? Testen Sie den gfos.SmartTimeManager einfach vier Wochen kostenlos.

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