Schichtmodelle gehören in Pflegeberufen zur Tagesordnung. Nacht- und Wochenendschichten sowie entsprechende Zuschläge und besondere Ruhezeiten sind im Arbeitszeitgesetz geregelt. Für die Personalverantwortlichen heißt das: gesetzliche Vorgaben, Verfügbarkeiten, Schichtwünsche und Bedarfe einzelner Abteilungen müssen bei der Personalplanung im Krankenhaus berücksichtigt werden. In vielen Fällen kommen hier komplexe und unübersichtliche Excel-Tabellen zum Einsatz. Tarifliche Bedingungen sowie hausinterne Sondervereinbarungen werden auf diese Weise akribisch festgehalten. Mit steigender Belegschaftsgröße und Anzahl individueller Schichtmodelle steht die medizinische Leitung hier vor großen Herausforderungen. Softwarelösungen aus dem Workforce Management können Abhilfe leisten.

Personaleinsatzplanung im Krankenhaus ist Feinplanung

In der Pflege kommt es immer wieder zu tariflichen Anpassungen – eine gewisse Flexibilität sollte bei der Personalplanung also unbedingt gegeben sein. Tools, mit deren Hilfe sich lediglich übersichtliche und optisch ansprechende Dienstpläne gestalten lassen, sind demnach nicht zielführend.

Die Anforderungen der Personaleinsatzplanung im Krankenhaus gehen weit darüber hinaus: Dienstpläne müssen mit den Lohnmodellen der medizinischen Fach- und Pflegekräfte verknüpft werden, die Verfügbarkeit von ausreichend Mitarbeitenden zu jeder Zeit gewährleistet sein – schließlich steht das Wohl der Patient*innen an erster Stelle. Fällt Personal ungeplant aus, sollte die eingesetzte Lösung die nötige Flexibilität bieten, bereits erstellte Dienstpläne leicht anpassen und erneut zur Verfügung stellen zu können.

Bestenfalls wird der Personalbedarf anhand von Erfahrungswerten und weiteren Einflussfaktoren automatisch berücksichtigt, um beispielsweise in Zeiten mit besonders hoher Auslastung die Versorgung der Patient*innen zu sichern.

Eine Software zur Personaleinsatzplanung im Krankenhaus hilft die Versorgung der Patient*innen sicherzustellen.
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Mitarbeitermotivation durch optimierte Personaleinsatzplanung im Krankenhaus

Die Arbeit im Krankenhaus und anderen Pflegeeinrichtungen hat es in sich – die wenigsten profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, Homeoffice-Regelungen und Co.
Dennoch gibt es Maßnahmen, die Work-Life-Balance des Personals zu verbessern und somit auch die Mitarbeitermotivation zu steigern. In einer Branche, die durch körperlich anstrengende Schichten und Wochenendarbeit geprägt ist, sollten die Wünsche der Beschäftigten nicht zu kurz kommen.

Umfassende Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung im Krankenhaus und anderen Gesundheitseinrichtungen bieten die Möglichkeit, zugeordnete Dienste in einer Tauschbörse einzutragen. Für zusätzliche Flexibilität sorgen integrierte Wunschbücher. Um von diesen Funktionen bestmöglich profitieren zu können, sollte die eingesetzte Lösung auf verschiedenen mobilen Endgeräten verfügbar sein. So können Mitarbeitende ihre digitalen Dienstpläne jederzeit einsehen, bei spontanen Planänderungen schnell reagieren und Wunschschichten per Smartphone einreichen. Mögliche Anapassungen sind anschließend für alle Mitarbeitenden direkt sichtbar.

Doch auch der Arbeitsalltag von Personal- und Planungsverantwortlichen wird durch den Einsatz geeigneter Software erleichtert. Automatische Planungsvorschläge entlasten bei der Erstellung von Dienstplänen, Routineaufgaben entfallen und Prozesse werden insgesamt beschleunigt und transparent gestaltet.

Personaleinsatzplanung im Krankenhaus – die richtige Softwarelösung finden

Zusammengefasst ergibt sich eine ganze Reihe an Anforderungen, die eine Softwarelösung zur Personaleinsatzplanung im Krankenhaus erfüllen sollte:

Regelbasierte Personaleinsatzplanung - beispielsweise für den Wechsel zwischen Früh-, Spät- und Nachtschichten
Diensttauschbörse und Wunschbuch, um flexible Gestaltungsmöglichkeiten zu bieten
Berücksichtigung von Tarifen und Lohnmodellen
Möglichkeiten für hausinterne Sonderregelungen
Transparente Prozessgestaltung der Einsatzplanung
Sicheres Datenbanksystem für personenbezogene Daten
Mobile Anwendungsmöglichkeiten: stationsübergreifende Planungsmöglichkeiten in direkter Absprache mit dem Stationspersonal

Personaleinsatzplanung im Krankenhaus mit gfos.Workforce | Healthcare umsetzten

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