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Personaleinsatzplanung im Krankenhaus: Alles im Blick mit mobiler Software?


Im Krankenhaus geht es oft um Sekunden, da die Gesundheit der Patienten im Fokus steht. Demnach ist es wichtig, dass immer genügend Pflegepersonal vor Ort ist – eine besondere Herausforderung für die Personaleinsatzplanung. Kann Software hier helfen?

Schichtmodelle sind in Pflegeberufen ganz normal: Das muss man wissen, wenn man sich für diesen Job entscheidet. Das Arbeitszeitgesetz regelt, dass Nacht- und Wochenendschichten einen Zuschlag verdienen, sodass das eingesetzte Pflegepersonal für seinen Einsatz entschädigt wird. Das heißt, dass verschiedene Schichten geplant und berücksichtigt werden müssen, wenn man die Einsatzplanung für den kommenden Monat aufstellt. Demnach sollte die eingesetzte Software noch viel mehr können, als nur den eigentlichen Dienstplan zu liefern.

Nicht selten arbeiten Krankenhäuser deshalb mit komplexen Excel-Tabellen, die alles akribisch festhalten – darunter fallen tarifliche Bedingungen und ebenfalls hausinterne Sondervereinbarungen, die es aufgrund der Auslegungsvielfalt von Tarifverträgen gibt. Hier steht die medizinische Leitung ohne entsprechende Software zur Personaleinsatzplanung vor einer besonderen Herausforderung.

Personaleinsatzplanung ist Feinplanung

In der Pflege kommt es immer wieder zu tariflichen Anpassungen. Das heißt, dass Anpassungsmöglichkeiten jederzeit gegeben sein sollten. Hier wird deutlich, dass eine Software mit einem übersichtlichen Dienstplan also nicht ausreichen kann: Der Dienstplan muss mit dem Lohnmodell der eingesetzten Person verknüpft werden. In Krankheitsfällen muss zudem eine leichte Anpassung des Dienstplans möglich sein, um die Versorgung der Patienten zu gewährleisten. Außerdem wäre es hilfreich, wenn das Programm über eine zusätzliche Personalbedarfsermittlung verfügt, z. B. um Zeiten hoher Auslastung  automatisch zu berücksichtigen. Feiertage sind von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich – auch hier müssen dementsprechende Voreinstellungen möglich sein.

Um das Pflegepersonal zu motivieren, dürfen die Wünsche der Beschäftigten nicht zu kurz kommen. Daher bietet sich eine Tauschbörse für Schichten an: Damit kann man wenigstens für ein wenig Flexibilität sorgen. Wenn das Pflegepersonal darüber hinaus noch die Möglichkeit hat, den Dienstplan auf dem Smartphone einzusehen und die Wunschschichten auf dem Mobilgerät einzureichen, ergibt sich ein zusätzlicher Mehrwert. Außerdem sollte das Programm auf diversen Geräten laufen, um kurzfristige Anpassungen nach internen Absprachen schnell umsetzen zu können.

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Pexels.com / Freie Nutzung gewährt

Wichtige Punkte einer Personaleinsatzplanungssoftware für Krankenhäuser und Pflegeberufe

  • Regelbasierte Personaleinsatzplanung, beispielsweise für den Wechsel zwischen Früh-, Spät- und Nachtschichten
  • Berücksichtigung von Tarifen und Lohnmodellen
  • Möglichkeiten für hausinterne Sonderregelungen
  • Tauschbörse für Schichten, um flexible Gestaltungsmöglichkeiten zu bieten
  • Transparente Prozessgestaltung der Einsatzplanung
  • Sicheres Datenbanksystem für personenbezogene Daten
  • Mobile Anwendungsmöglichkeiten: stationsübergreifende Planungsmöglichkeiten in direkter Absprache mit dem Stationspersonal

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