Viele Unternehmen in Deutschland stehen noch immer vor einigen Herausforderungen im Digitalisierungsprozess. Der Handel bildet dort keine Ausnahme und probiert digitale Tools aus, um sowohl den Vertrieb als auch den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Hier ist die Personaleinsatzplanung ein ausschlaggebender Punkt.
Ein guter Kundenservice ist nur mit dem geeigneten Fachpersonal möglich – sowohl stationär als auch digital. Denn die Kunden haben gewisse Erwartungen für ein gelungenes Kauferlebnis, die erfüllt werden müssen. Kontaktbeschränkungen sowie Schließungen des stationären Handels machen es für Händler schwierig, durchgehend eine zufriedenstellende Customer Experience zu gewährleisten. Gerade wegen der Entwicklungen rund um die Corona-Pandemie haben sich viele Betriebe Gedanken um die Digitalisierung im Einzelhandel gemacht.
Entwicklungen und Trends im Handel
Studien zeigen auf, welche Entwicklungen man im Handel zukünftig erwarten kann. Als die Telekom 2018 den Digitalisierungsindex Mittelstand aufgestellt hat, war der Handel noch unterdurchschnittlich digitalisiert. Nur 38 Prozent hatten laut dieser Studie Digitalisierungsbemühungen in ihrer Geschäftsstrategie nachzuweisen – Logistik und Industrie schnitten dagegen deutlich besser ab, indem sie Konzepte aus dem Bereich Industrie 4.0 umsetzten. Laut der Studie lag das unter anderem daran, dass Einzelhändler oftmals als Einzelkämpfer unterwegs sind, abgesehen von den großen Ketten. Außerdem lag es auch an fehlenden Digitalkompetenzen. Einen möglichen Weg sah die Telekom Studie in der Produktivitätssteigerung für Handelsunternehmen – und zwar durch die Verminderung manueller Prozesse bezogen auf Planung, Kundendaten, Echtzeitanalysen des Warenbestands und dergleichen. Diese Erkenntnisse zeigen, dass auch die automatische Personaleinsatzplanung im Handel als Potenzial betrachtet werden konnte.
Eine weitere Studie mit dem Titel „Der Handel im Jahr 2021“ vom Digital Commerce Research Network untersuchte, welche Schlüsse der Handel aus dem ersten Lockdown im März 2020 gezogen hat und welche Digitalisierungsvorhaben sich daraus ergeben haben. Der Befragungszeitraum belief sich auf September und Oktober 2020 und umfasste 205 qualifizierte Teilnehmer. Bei den meisten Teilnehmern war mit 78 Prozent das stationäre Ladengeschäft zu dieser Zeit noch immer der Top-Vertriebskanal, gefolgt vom eigenen Online-Shop mit 55 Prozent. 16 Prozent planten die Etablierung eines eigenen Online-Shops und 14 Prozent die Nutzung eines lokalen Online-Marktplatzes. Die Hälfte der Befragten hat laut der Studie vor, 2021 in die IT-Infrastruktur und das Marketing zu investieren. 20 Prozent der stationären Händler gaben an, dass zukünftig an der Flexibilität der Mitarbeiter gearbeitet werden müsse und 15 Prozent wünschten sich Verbesserungen bei den Kapazitäten des Kundenservices. Die beiden letzten Aspekte haben vor allem auch mit Verfügbarkeiten der Fachkräfte und einer durchdachten Personalplanung zu tun. 24 Prozent der Studienteilnehmer gaben jedoch weiter an, dass sie für 2021 keine Neueinstellungen erwarten, 17 Prozent gehen allerdings von einem größeren Mitarbeiterbedarf aus. Diese erhöhten Bedarfe bei gleichzeitig weniger Einstellungen erfordert eine sorgfältige Personaleinsatzplanung im Handel, um die geforderten Kapazitäten abzudecken.
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Welche Möglichkeiten gibt es für die Personaleinsatzplanung im Handel?
Kunden fordern immer mehr Flexibilität – also wird das auch von den Fachkräften erwartet, um die Kundenansprüche zu erfüllen. Dazu kommen Bedarfsschwankungen oder unterschiedliche Qualifikationen. So muss die Personalplanung im Handel stetig neu durchgeführt werden, um alle Bedarfstreiber zu berücksichtigen. Viele Handelsunternehmen setzen noch auf manuelle Wege der Personaleinsatzplanung – etwa mit Tabellenprogrammen. Bis zu einer bestimmten Belegschaftsgröße ist das auch ohne große Herausforderungen möglich. Sobald man über eine größere Belegschaft verfügt, wird diese Methode jedoch schnell unübersichtlich und ist mit großem manuellem Aufwand verbunden. Hier bietet sich eine Personaleinsatzplanung mit Software an, die noch weitere Vorteile mit sich bringt.
Automatische Planungsvorschläge nutzen
Eine Software zur Personalplanung hat den großen Vorteil, dass Planungsvorschläge automatisch ausgegeben werden können. Dabei haben die Planungsverantwortlichen immer die Möglichkeit, manuell Änderungen vorzunehmen, wenn es erforderlich ist. Die automatischen Planungsvorschläge sparen Zeit, in der sich die Verantwortlichen auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Außerdem berechnet die Software, welche Fachkräfte verfügbar sind und berücksichtigt jegliche Bedarfstreiber. Auch für kleinere Unternehmen gibt es bereits Lösungen, die Dienstpläne zu digitalisieren. Die Planer können mithilfe einer mobilen Anwendung die verfügbaren Mitarbeiter einplanen. Diese können anschließend den digitalen Dienstplan auf dem mobilen Endgerät abrufen.
Einbindung eines Qualifikationsmanagements in die Personaleinsatzplanung
Damit die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter im Handel optimal kalkuliert werden können, ist es ebenfalls wichtig, sämtliche Qualifikationen einzurechnen. Wenn dies manuell geschehen und in Dienstpläne eingetragen werden muss, ist das mit hohem Aufwand verbunden. Einige Qualifikationen müssen etwa periodisch aufgefrischt werden. Mit einer Software lässt sich dieser Faktor im Blick behalten. Die Software gleicht automatisch ab, welche zu erfüllenden Aufgaben bestehen und welche Qualifikationen dafür erforderlich sind. Anschließend werden diese Faktoren in die Personaleinsatzplanung eingerechnet.
Exakte Personalbedarfsermittlung
Die Umsätze hängen oftmals stark von der Saison ab. Kunden, Umsatz, Kassenbons, Aufträge und viele weitere Aspekte bilden Bedarfstreiber, die einkalkuliert werden müssen und bei der Personaleinsatzplanung im Handel eine Rolle spielen. Wenn Personalplaner diese Bedarfstreiber mit den Qualifikationen und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter abgleichen, bedeutet dies enorme zeitliche Aufwände. Eine Software zur Personalbedarfsermittlung kann dagegen auf Vergangenheitsdaten oder Trends zurückgreifen und dadurch eine Bedarfskalkulation für den Tag oder einen bestimmten Zeitraum ausgeben. Dadurch ergibt sich eine Planungssicherheit für den Handel.
Personalplanung mit Anbindung an die Zeiterfassung
Damit Verfügbarkeiten ideal kalkuliert werden können, ist ebenfalls eine systematische Arbeitszeiterfassung wichtig. Diese sollte an die Personaleinsatzplanung angebunden sein, damit die Fachkräfte aus dem Handel nur dann eingeplant werden, wenn sie verfügbar sind und keine anderen Gründe dagegensprechen – etwa, wenn bereits an den vergangenen Wochenenden Schichten übernommen wurden oder ähnliches. Denn mit einer automatischen Dienst- und Schichtplanung können auch Kennzahlen wie Planungsfairness berücksichtigt werden, um die Flexibilität und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Auch lassen sich durch die Zeiterfassung im Handel die tariflichen, gesetzlichen und betrieblichen Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Mindestlohn und dergleichen automatisch berücksichtigen.
Personaleinsatzplanung im Handel digitalisieren und Flexibilität erfahren
Damit der Handel flächendeckend zukunftsfähig wird, lohnt sich die Investition in die IT-Infrastruktur. Das betrifft sowohl digitale Vertriebskanäle als auch sämtliche Prozesse, die die Ressource Personal betreffen. Mithilfe von Workforce Management und Personaleinsatzplanung speziell für den Handel können hier Kapazitäten bestmöglich genutzt werden. Optimieren Sie Ihre Planung und setzen Sie auf softwaregesteuerte Lösungen. Unsere Experten für Workforce Management beraten Sie gerne darüber, wie Sie Personalprozesse weiter optimieren können.
