Ob mit oder ohne Excel: Das Thema Personalbedarf ist komplex, denn es geht darum, dass genauso viele qualifizierte Mitarbeitende vor Ort sind, wie nötig – nicht mehr und nicht weniger. Über- und Unterdeckungen sind teuer: Unternehmensseitig führen fehlerhafte Planungen zu erhöhten Personalkosten, kundenseitig zu unzufriedenen bzw. ausbleibenden Abnehmern, etwa durch die fehlende Einhaltung des Service-Levels. Daher gilt es beide Fälle zu vermeiden. Wie kann das gelingen? Indem Sie den Personalbedarf genau berechnen!
Bedarfstreiber erkennen und einkalkulieren
Der Personalbedarf ist nicht nur abhängig von der Unternehmensgröße und der Branche, sondern ebenfalls von den individuellen Bedarfstreibern. Diese können variieren und sind beispielsweise saison- oder tagesabhängig. Starre Vorlagen für Dienstpläne oder Muster-Schichtpläne sind daher nur bedingt empfehlenswert. Sie eignen sich lediglich, wenn die Bedarfstreiber gleichbleibend sind oder die Wünsche der Mitarbeitenden nicht bei der Einsatzplanung einkalkuliert werden – andernfalls werden diese Vorlagen schnell unübersichtlich und erschweren die Berechnung des Personalbedarfs eher. Für Fachkräfte spielen hybride Arbeitsformen und Flexibilität jedoch eine immer wichtigere Rolle, weshalb die Wünsche der Fachkräfte von Unternehmen jeder Größe berücksichtigt werden sollten.
Was sind die Bedarfstreiber?
Die eigenen Bedarfstreiber lassen sich sehr gut anhand Vergangenheitsdaten ermitteln und anschließend prognostizieren. Sie zeigen etwa auf, welche Auswirkungen der Umsatz oder die Kundenfrequenz auf die benötigte Anzahl der Mitarbeitenden hat. Da mit der Menge vorliegender Daten auch die Güte der Prognosen für den Personalbedarf steigt, sollten möglichst viele Bedarfstreiber berücksichtigt werden. Grundsätzlich spielen folgende Punkte bei der Berechnung des Personalbedarfs eine erhebliche Rolle:
- Umsatz
- Bestellungen oder Transaktionen
- Reservierungen und Besucher
- Aufträge
- Maschinenlaufzeiten und Maschinenauslastung
- Eingehende Calls
- Und viele weitere
Es gibt keine Grenzen für die Anzahl der Bedarfstreiber, da die Anforderungen sowie Kombinationsmöglichkeiten von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Nach der Ermittlung relevanter Bedarfstreiber geht es an die Personalbedarfsberechnung, die mit oder ohne Excel erfolgen kann. Je genauer diese vorher ausgewählt wurden, desto exakter kann die anschließende Bedarfsermittlung durchgeführt werden.
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Personalbedarf berechnen mit einfacher Formel
Es gibt verschiedene Arten des Personalbedarfs, die Planungsverantwortliche zunächst für das eigene Unternehmen feststellen müssen. Damit werden die unterschiedlichen Kalkulationen durchgeführt.
- Einsatzbedarf: benötigter Personalbedarf, um anfallende Aufgaben zu erledigen
- Ersatzbedarf: Bedarf für unvorhersehbare Ausfälle
- Reservebedarf: Bedarf für vorhersehbare Ausfälle
- Zusatzbedarf: vorrübergehend benötigter Personalbedarf
- Neubedarf: durch Kapazitätserhöhung entstandener Bedarf
- Minderbedarf: Rückgängiger Bedarf
Berechnung des Bruttopersonalbedarfs
Den Bruttopersonalbedarf berechnen Sie wie folgt:
Einsatzbedarf + Reservebedarf = Bruttopersonalbedarf
Berechnung des Nettopersonalbedarfs
Um den Nettopersonalbedarf berechnen zu können, benötigen Sie außerdem den fortgeschriebenen Personalstand: Dafür addieren Sie bereits festgelegte Zugänge und subtrahieren voraussichtliche Abgänge. Dann berechnen Sie den Nettopersonalbedarf folgendermaßen:
Bruttopersonalbedarf – Fortgeschriebener Personalstand = Nettopersonalbedarf
Auf diese Weise können Unternehmen den Personalbedarf ohne Excel – also manuell – kalkulieren. Das ist jedoch mit viel Aufwand verbunden und mitunter zeitintensiv, weshalb sich insbesondere kleinere Unternehmen auf Excel, entsprechende Tabellenvorlagen sowie passende Formeln verlassen. Mit einer Workforce Management Software zur Personalbedarfsermittlung geht das jedoch auch ohne ein Tabellenprogramm.
Personalbedarf berechnen mit Workforce Management Software
Prognosezeiträume, Bedarfstreiber, (saisonale) Trends und vieles mehr gilt es bei der Berechnung des Personalbedarfs zu berücksichtigen, um eine besonders genaue Vorhersage treffen zu können. Nur dann lassen sich Über- und Unterdeckungen gezielt vermeiden. Mit einer als Teil einer Workforce Management Software genutzten Personalbedarfsermittlung geschieht das nahezu automatisch. Die Vielzahl der individuellen Parameter wird vorab in der Software festgelegt, sodass ein präzises Forecasting erfolgen kann – bei der Berechnung des Personalbedarfs mit Excel ist das kaum handhabbar. Ebenso ändern sich Kennziffern und Bedarfstreiber mit der Zeit: In der Software sind die neuen Anforderungen schnell hinterlegt, sodass sie für die Kalkulation automatisch berücksichtigt werden.
Eine Workforce Management Software sammelt diverse Daten aus Systemen, um den Personalbedarf zu berechnen. Das zukünftige Volumen pro Tag oder für bestimmte Zeiträume basiert somit auf echten Daten. Die Planungsverantwortlichen haben die Entscheidungskraft, welche Faktoren in die Berechnung einfließen sollen. Es entsteht eine solide Grundlage für die bestmögliche Personaleinsatzplanung. Ein bedarfsgerechter Einsatz hat zudem das Potenzial die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen zu erhöhen – so entsteht ein Mehrwert sowohl auf Unternehmens- als auch auf Belegschaftsseite.
Profitieren Sie von mehr Planungssicherheit für Ihren Arbeitsalltag und dem Vorteil, schneller auf Schwankungen reagieren zu können als bei einer (manuellen) Berechnung des Personalbedarfs mit oder ohne Excel. Lassen Sie sich jetzt unverbindlich zur Personalbedarfsermittlung innerhalb unserer Workforce Management Software beraten. Jetzt Informationen anfordern.
