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Drei Nachteile bei einer Zeiterfassung mit Excel


Zeiterfassung ist wichtig und spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs verpflichtend. Bereits vorher waren verschiedene Branchen jedoch dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Mitarbeiter genau festzuhalten. Viele greifen noch heute auf Excel-Tabellen zurück.

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen vertrauen häufig auf einfache Tabellen, in denen sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter eintragen. Auf den ersten Blick erscheint das System simpel und übersichtlich, doch das ist oftmals Täuschung: Schließlich müssen Gleitzeit, Voll- und Teilzeitmodelle, verschiedene Schichtmodelle und zusätzlich die Zeiten der Freelancer mit einer simplen Excel-Tabelle erfasst werden. Hier können Verwaltungsmitarbeiter schnell an das Ende ihrer zeitlichen Kapazitäten gelangen, da der Aufwand enorm ist. Deshalb setzen größere Firmen auf eine Zeiterfassungssoftware. Aber es gibt auch Softwarelösungen für KMUs, die sich lohnen und intuitiv zu bedienen sind.

Warum setzen also so viele Unternehmen noch immer auf das Tabellen-Tool? Wir zeigen Ihnen drei klare Gründe auf, die gegen eine Zeiterfassung mit Excel sprechen

 

1. Hohe Intransparenz durch fehlende Kontrolle

Die Eingabe der Daten in die Tabellen erfolgt manuell, was von Natur aus eine hohe Fehleranfälligkeit mit sich bringt. Es gibt dazu zwei gängige Methoden: Bei der ersten sammeln die Mitarbeiter ihre gearbeiteten Zeiten in Stundenzetteln und Mitarbeiter aus der Verwaltung geben die Daten aus den Stundenzetteln in eine Excel-Tabelle. Die zweite Methode ermöglicht den Mitarbeitern Zugriff auf eine eigene Tabelle, in denen die Daten bereits elektronisch gesammelt werden. Anschließend müssen Verwaltungsmitarbeiter diese Daten zusammenführen, beispielsweise für die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Bei beiden Systemen können Fehler bei der Eingabe oder der Zusammenführung der Daten entstehen. Das sorgt im schlimmsten Fall dafür, dass die eingetragenen Zeiten von den eigentlichen Arbeitsstunden abweichen.

Eine Tabelle zur Zeiterfassung sieht oftmals so aus.© Pexels.com / Kostenlose Nutzung gewährt

 

2. Datenschutz kann nicht gewährleistet werden

Bei Arbeitszeiten handelt es sich um personenbezogene Daten. Diese unterliegen der DSGVO und müssen daher ausreichend geschützt werden. Das heißt, dass beispielsweise eine Löschpflicht besteht - nach einem bestimmten Zeitraum müssen die Daten ordnungsgemäß gelöscht werden. Wenn alle Mitarbeiter Zugriff zu den Excel-Dateien haben, kann nicht gewährleistet werden, dass keine lokalen Kopien erstellt werden. Somit besteht keine ordnungsgemäße Einhaltung der Löschpflicht. Darüber hinaus gibt es das sogenannte Minimalprinzip: Es schreibt vor, dass so wenige personenbezogene Daten wie möglich gespeichert werden sollen. Auch hier fehlt bei der Zeiterfassung mit einer Excel-Tabelle die nötige Transparenz darüber.

 

3. Großer Verwaltungsaufwand wird generiert

Neben der Fehleranfälligkeit bei der Datenübertragung und -zusammenführung kommt es zusätzlich noch zu einem enormen Verwaltungsaufwand. Änderungen von Arbeitszeitmodellen der Mitarbeiter sowie gesetzliche oder tarifliche Änderungen müssen die Verwaltungsangestellten oder Personaler jederzeit berücksichtigen, damit eine korrekte Verarbeitung der Arbeitszeiten erfolgt. Das heißt, dass die Tabellen und Formeln regelmäßig aktualisiert werden müssen. Denn die Änderungen müssen ebenfalls ihren Weg in das Abrechnungssystem finden. Eine korrekte Datenübermittlung zur Personalverrechnung ist darüber hinaus nur möglich, wenn die dazu genutzte Software csv-Dateien importieren kann.

 

Zeiterfassungssoftware einfach testen

Es wird deutlich, dass es starke Argumente gibt, die gegen eine Zeiterfassung mit Excel sprechen. Jedes Unternehmen muss jedoch selbst entscheiden, welche Methode zur Arbeitszeiterfassung die richtige für die eigenen Anforderungen ist. Das Wichtige ist jedoch, dass es einheitlich und systematisch erfolgt.

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