Neue Anforderungen an den Arbeitsmarkt bringen auch ein Umdenken für gängige Arbeitspraktiken mit sich. Flexible Arbeitsmodelle sind hier das Stichwort. Homeoffice, Workations und an den Lebensabschnitt angepasste Zeitmodelle bilden nur einige Möglichkeiten, den Arbeitsalltag flexibler zu gestalten. Wir zeigen gängige Methoden auf und erläutern, wie diese sich einfach abbilden lassen.
Digitales und flexibles Arbeiten sind wichtiger als je zuvor. Remote Work macht es möglich, dass Arbeit, Familie und Freizeit unter einen Hut gebracht werden können. Die Regeln und Anforderungen, die zur Eindämmung der Corona-Pandemie definiert wurden, haben in den letzten Jahren zu einem Denkanstoß bei Arbeitgebenden geführt. Auch Arbeitnehmende suchen gezielt nach Jobs, die flexible Arbeitszeitmodelle und Arbeitsorte bieten. Doch gibt es neben dem Homeoffice weitere interessante Zeitmodelle und Lösungen zur Umsetzung.
Was ist Arbeitszeitflexibilisierung?
Arbeitszeitflexibilisierung bezeichnet die Möglichkeit, die Arbeitszeit im Unternehmen flexibler zu gestalten. Dabei geht es darum, die Arbeitszeitbedingungen an die Anforderungen und Bedürfnisse der Beschäftigten anzupassen und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu ermöglichen. Auf diese Weise versuchen Organisationen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig die Attraktivität für potenzielle neue Talente zu erhöhen.
Was sind flexible Arbeitszeitmodelle?
Flexible Arbeitszeitmodelle bezeichnen Möglichkeiten zur Umsetzung der in der Organisation angestrebten Arbeitszeitflexibilisierung. Diese Optionen können sich stark vom klassischen 9-to-5-Job unterscheiden. Dabei kommen zum Beispiel Gleitzeit, Teilzeitarbeit oder Homeoffice zum Einsatz. Ziel ist es, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden mit einer verbesserten Work-Life-Balance gerecht zu werden, ohne dass Produktivität und Qualität der Arbeit darunter leiden.
Vor- und Nachteile von flexiblen Arbeitszeitmodellen
Flexible Arbeitszeitmodelle bieten sowohl den Mitarbeitenden als auch den einsetzenden Organisationen Vorteile, können aber auch Herausforderungen mit sich bringen. Im Folgenden erläutern wir einige der wichtigsten Punkte, die für oder gegen den Einsatz von Möglichkeiten zur Arbeitszeitflexibilisierung sprechen.
Vorteile flexibler Arbeitszeitmodelle
- Verbesserte Work-Life-Balance: Eine Flexibilisierung der Arbeitszeiten kann dazu führen, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit besser an ihre privaten Bedürfnisse anpassen und so eine bessere Balance zwischen Arbeit und Freizeit erreichen können. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitende sich besser um ihre Familie oder Angehörige kümmern können, je nachdem wie die Lebenssituation es gerade erforderlich macht.
- Erhöhte Zufriedenheit und Motivation: Durch die Möglichkeit, Arbeitszeiten lockerer zu gestalten, fühlen sich Mitarbeitende oft stärker wertgeschätzt und entwickeln ein gestärktes Vertrauen in ihre Vorgesetzten. Das kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation führen.
- Höhere Produktivität: Ein klarer Vorteil ist zudem die bessere Reaktion auf phasenabhängige Leistungsschwankungen und Bedürfnisse. Die freie Einteilung von Pausen, Arbeitsbeginn- und Ende führt zu mehr Freiheiten. Das kann dazu beitragen, dass Mitarbeitende effektiver und produktiver arbeiten.
- Erhöhte Flexibilität des Unternehmens: Flexible Arbeitszeitmodelle können es ermöglichen, schneller auf Veränderungen im Markt zu reagieren und ihre Arbeitskräfte besser auf Projektbasis einzusetzen. Dies bedingt zudem, dass Organisationen schneller und agiler auf Entwicklungen der Konkurrenz reagieren können.
Insgesamt können andere Zeitmodelle dazu beitragen, dass Arbeitnehmer glücklicher und produktiver sind und Unternehmen agiler und anpassungsfähiger werden. Auf der anderen Seite gibt es aber auch noch einige Herausforderungen, die sich ergeben und bei der Umsetzung bedacht werden müssen.
Nachteile flexibler Arbeitszeitmodelle
- Schwierigere Koordination und Kommunikation: Wenn Mitarbeitende die Flexibilisierung der Arbeitszeiten nutzen, kann es schwieriger sein, Meetings und andere Veranstaltungen zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle zur gleichen Zeit anwesend sind. Dies kann die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams beeinträchtigen.
- Erhöhtes Risiko von Überarbeitung: Es kann herausfordernd sein, eine klare Trennung zwischen Arbeit und Freizeit aufrechtzuerhalten. Im Homeoffice verschwimmen Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben oftmals, sodass Beschäftigte dazu neigen, mehr zu arbeiten als sie sollten, was langfristig zu Überarbeitung führen kann.
- Schwierigere Überwachung und Kontrolle: Durch die Flexibilisierung kann es zu Herausforderungen bei der Kontrolle der Arbeitsleistung und der Einhaltung der Arbeitszeiten kommen. Unternehmen können jedoch Systeme wie etwa eine Projektzeiterfassung bereitstellen, womit sich sämtliche Aufgaben sicher erfassen und dokumentieren lassen. Darauf kann in Folgeschritten für die Leistungsbeurteilung als auch -vergütung zurückgegriffen werden.
- Schwierigere Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen: Eine weitere Herausforderung ist es sicherzustellen, dass Arbeitnehmende auch die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit einhalten – wie etwa die Pausenzeiten oder die Ruhezeiten. Diese sind klar im Arbeitszeitgesetz definiert. Eine Zeiterfassungssoftware kann dabei unterstützen, die Daten in Echtzeit einzusehen und die erbrachten Stunden minutengenau an jedem Ort zu erfassen.
Für Organisationen jeder Größe ist es wichtig, sich die Vorteile und Nachteile von Arbeitszeitflexibilisierung bewusst zu machen; Bild © GFOS mbH
Beispiele aus der Praxis – wie werden flexible Arbeitsmodelle umgesetzt und angenommen?
Eine Studie der Unternehmens- und Investmentberatung Mercer aus dem Jahr 2022 zeigte deutlich, dass die freie Wahl beim Arbeitsort für Talente eine große Rolle für die Jobauswahl spielt. Laut der Studie „Global Talent Trends Report 2022“ würden 62 Prozent der Mitarbeitenden nur dann für ein Unternehmen arbeiten, wenn dieses Remote Work oder zumindest hybride Arbeitsmodelle anbietet. Dieses Ergebnis zeigt, dass flexible Arbeitszeitmodelle zu einer höheren Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit beitragen und auch die Attraktivität der Arbeitgebenden für potenzielle Talente erhöhen können.
Ein Praxisbeispiel ist die Schweizer Bank UBS mit ihrem Hybrid-Work-Modell. Mitarbeitende haben dadurch die Möglichkeit, die Arbeitszeit und den Arbeitsort besser an die persönlichen Bedürfnisse anzupassen und auch von zu Hause aus zu arbeiten. Damit konnte die Bank nachweislich die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität steigern. Zusätzlich konnten laut dem schweizerischen Finanzinstitut Kosten eingespart werden, da so deutlich weniger Büroflächen benötigt wurden.
Welche Modelle zur Arbeitszeitflexibilisierung gibt es?
Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen Organisationen, besser auf die individuellen Bedürfnisse und Lebensumstände ihrer Angestellten einzugehen. Gleichzeitig besteht die Chance, damit die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen, was nach innen und außen zu einem verbesserten Unternehmensimage führen kann. Im Folgenden werden einige der gängigsten Modelle vorgestellt, die Unternehmen implementieren können, um die möglichen Vorteile zu realisieren.
Die Arbeit von zu Hause gehört für viele Organisationen mittlerweile ins Repertoire für die Arbeitszeitflexibilisierung; Bild © Pexels.com
Vertrauensarbeitszeit
Bei diesem flexiblen Arbeitszeitmodell geht es um die termintreue Erledigung sämtlicher Aufgaben. Solange dies geschieht, können Arbeitnehmende nach Belieben kommen und gehen oder auch im Homeoffice arbeiten. Die Organisation verzichtet also auf die Kontrolle der Arbeitszeiten. So sollen Selbstständigkeit und Eigenverantwortung im Unternehmen gefördert werden. Ruhephasen und -pausen müssen selbstverständlich dennoch eingehalten werden. Da das Bundesarbeitsgericht im Jahr 2022 jedoch über die verpflichtende Arbeitszeiterfassung entschieden hat, müssen Unternehmen genau prüfen, für wen die Vertrauensarbeitszeit infrage kommt und welche Mitarbeitergruppen definitiv eine Zeiterfassung durchführen müssen.
Jahresarbeitszeit
Bei der Jahresarbeitszeit wird die zu erbringende Arbeitszeit auf das gesamte Jahr gerechnet. Die Stunden können Mitarbeiter über das gesamte Jahr verteilt flexibel erbringen. Dieses Modell zur Arbeitszeitflexibilisierung eignet sich besonders für Branchen mit saisonaler Schwankung – so kann etwa im Winter mehr und im Sommer weniger gearbeitet werden, sodass man am Jahresende auf die zu erbringende Soll-Zeit kommt. Für eine 40-Stunden-Woche würden sich 1680 Stunden für das gesamte Jahr ergeben. Feiertage führen dazu, dass man das Modell jedes Jahr neu berechnen muss. Regelmäßige Schwankungen lassen sich so gut ausgleichen, bei ungeplanten Schwankungen können dennoch Überstunden nötig werden.
Funktionszeit
Die Funktionszeit kann als eine Art Gleitzeit gesehen werden. Sie sieht jedoch keine Kernarbeitszeit vor, sodass eine größere Flexibilität entsteht. Man setzt auf die Funktionsfähigkeit der jeweiligen Arbeitsbereiche der Mitarbeitenden – die Arbeitsaufgabe steht demnach im Fokus. Wichtig ist daher, dass sich verschiedene Personen gegenseitig vertreten können. Im Team können die Zeiten dann frei verteilt werden, solange sich alle an die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, der Tarifverträge etc. halten.
Teilzeit
Teilzeitarbeit bedeutet, dass Mitarbeitende eine reduzierte wöchentliche Arbeitszeit haben. Dies kann in Form von festen Teilzeitverträgen oder auch Jobsharing-Modellen umgesetzt werden. Teilzeitarbeit ermöglicht es den Beschäftigten, ihre Arbeitszeit an persönliche Verpflichtungen anzupassen – etwa die Pflege von Angehörigen oder die Betreuung von Kindern – und somit eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen.
Job-Sharing
Ein weiteres Modell zur Arbeitszeitflexibilisierung ist Job-Sharing. Hier teilen sich zwei oder mehr Arbeitskräfte eine Stelle, die dann in Teilzeitarbeit erbracht wird. Dieses Modell eignet sich daher insbesondere für Teilzeitkräfte. Die Arbeitskräfte können ihre Arbeitszeiten dabei flexibel aufteilen. Dadurch kann erhöhter Planungs- und Organisationsaufwand entstehen. Somit müssen Betroffene ihre Projekte akribisch pflegen und absprechen, um die Funktionalität des Modells zu ermöglichen.
Lebensarbeitszeit
Die Lebensarbeitszeit ist ein beliebtes flexibles Arbeitszeitmodell, um etwa auf ein Sabbatical hinzuarbeiten. Überstunden werden langfristig auf einem Zeitkonto gespeichert, sodass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, diese hinterher in größeren Blöcken „abzufeiern“. Die Rahmenbedingungen dafür müssen Beschäftigte und Organisation schriftlich festhalten. Während der später geplanten Freistellungsphase bleibt das Arbeitsverhältnis bestehen und die Arbeitnehmenden bekommen weiterhin ein Entgelt, das durch das aufgebaute Wertguthaben geleistet wird. Die ersparten Überstunden sind somit als Geld zu bewerten.
Remote Work
Auch Remote Work kann als Arbeitszeitflexibilisierung verstanden werden. Hier erledigen Arbeitnehmende etwa einen Anteil der Arbeit am Arbeitsplatz und den Rest anteilig zu Hause bzw. unterwegs oder in Coworking-Spaces. Ergo arbeiten die Mitarbeitenden zeit – und ortsunabhängig und nicht ausschließlich am Unternehmensstandort. Dies ist eine beliebte Möglichkeit, um eine ausgewogene Work-Life-Balance herzustellen und ist besonders für Pendler*innen oder Beschäftigte mit Pflegeaufgaben eine attraktive Lösung. Während der COVID-19-Pandemie hat dieses flexible Arbeitszeitmodell stark zugenommen und sich seitdem etabliert.
Gleitzeit
Bei der Gleitzeit haben Mitarbeitende oftmals einen festgelegten Kernarbeitszeitraum, innerhalb dessen sie ihre Arbeitszeit flexibel gestalten können. Sie können Arbeitsbeginn und -ende individuell anpassen, solange sie die vorgegebene Anzahl an Stunden arbeiten. Dies bietet ihnen eine größere Autonomie bei der Planung ihrer Arbeitstage durch die Gleitzeit.
Arbeitszeitflexibilisierung sicher mit digitaler Zeiterfassung dokumentieren
Um diesen flexiblen Arbeitszeitmodellen die nötige Transparenz zu geben, lohnt sich eine Zeiterfassungssoftware. Ob im Büro, in der Produktion, im Homeoffice, im Handel oder im Gesundheitswesen: Jede Branche und jeder Arbeitsbereich hat verschiedene Zeitmodelle oder sogar Schichtmodelle. Um hier eine optimale Planbarkeit und Funktionalität des Unternehmens abzusichern, müssen mitunter zuverlässige Dienst- oder Schichtpläne aufgestellt werden. Nur so kann man sichergehen, dass die Fachkraft zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Eine digitale Arbeitszeiterfassung kann hier zu mehr Übersichtlichkeit führen – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende. Beschäftigte können ihre Arbeitszeiten genau erfassen, was eine exakte Abrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert. Gleichzeitig gibt es Organisationen die Möglichkeit, die Arbeitszeiten zu überwachen und Engpässe in der Personalplanung zu identifizieren.
Darüber hinaus ermöglicht Zeiterfassungssoftware die Anpassung an individuelle Arbeitszeitbedürfnisse. Mitarbeitende bekommen die Möglichkeit der flexiblen Planung der individuellen Arbeitszeit – das kann in einer besseren Work-Life-Balance und somit einem höheren Maß an Zufriedenheit führen. Die dafür eingesetzte Software bietet Funktionen wie Urlaubs- und Fehlzeitenmanagement sowie die Option, Überstunden oder Gleitzeitkonten zu verwalten. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Fach- und Führungskräften und Arbeitgebern und fördert eine reibungslose Umsetzung flexibler Arbeitszeitmodelle.
Die Nutzung von Zeiterfassungssoftware ist somit ein wesentlicher Baustein, um den reibungslosen Ablauf und die erfolgreiche Implementierung von Arbeitszeitflexibilisierung zu unterstützen. Haben Sie bereits über die Einführung einer Zeiterfassungssoftware für Ihr Unternehmen nachgedacht oder benötigen Sie Unterstützung dabei? Dann machen Sie jetzt einen Termin mit unseren IT-Expert*innen aus und lassen Sie sich unverbindlich beraten.
