Die Mittagspause kann unterschiedlich gestaltet werden.
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Verpflegung im Homeoffice: Gibt es dafür einen Mitarbeiterzuschuss?

Früher haben Unternehmen mit gratis Kaffee, Obst und anderen Zulagen im Büro gepunktet. Doch wie sieht es mit der Verpflegung im Homeoffice aus, wenn der Essenszuschuss für die unternehmenseigene Kantine etwa nicht angewandt werden kann?

Homeoffice ist praktisch und hat sich in vielen Betrieben als echter Produktions-Booster herausgestellt. Die Mitarbeiter arbeiten konzentrierter und können ihre Arbeit ohne große Störungen erledigen. Auch Meetings finden problemlos in Form von Videokonferenzen statt. Allerdings befinden sich Mitarbeiterbenefits im Wandel. Im Verlauf der Pandemie sowie in den letzten Jahren haben sich die Ansprüche der Fachkräfte stark verändert: Viele Mitarbeiter wünschen sich jetzt mehr Flexibilität, z. B. bei der Wahl des Arbeitsorts oder der Arbeitszeit. Aber auch die Mittagspause erfordert jetzt mehr Flexibilität und muss an die neuen Arbeitsbedingungen angepasst werden. Wichtig ist, dass Arbeitnehmer auch im Homeoffice die Mittagspause richtig nutzen und für Erholung sorgen. Eine Möglichkeit bildet der Mitarbeiterzuschuss für das Homeoffice.

 

So funktioniert der Essenszuschuss

Der Arbeitgeber ist nicht zum Essenszuschuss verpflichtet – nur dann, wenn dies etwa im Arbeitsvertrag oder durch eine Betriebsvereinbarung zugesagt wurde. Der Essenszuschuss kann Mitarbeitern in unterschiedlichen Formen gewährt werden: z. B. durch kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten in Kantine oder Restaurant, durch Essensmarken oder digitale Gutscheine. Dieser Zuschuss gilt als steuerpflichtig.

 

Steuerpflichtiger Arbeitslohn: der Mitarbeiterzuschuss durch Essensmarken

Bei einer Bezuschussung durch Essenmarken, wie sie im Homeoffice einzusetzen wären, gelten andere Regelungen als bei Bezuschussung in einer unternehmenseigenen Kantine. Jedes Jahr wird der amtliche Sachbezugswert von Mahlzeiten vorgegeben – 2020 lag dieser Wert bei 3,40 Euro. Dieser Essenszuschuss ist steuer- und abgabenpflichtig. Zuzüglich kann der Arbeitgeber einen Zuschuss von 3,10 Euro steuer- und abgabenfrei gewähren. Das heißt, dass für 2020 ein Maximalbetrag von 6,40 Euro zustande kommt. Im Falle einer Dienstreise, im Urlaub und bei einer Erkrankung muss der Arbeitgeber die Essensmarke zurückfordern.

 

Frau bei der Mittagspause - der Zuschuss funktioniert für viele Arbeitsorte.© Pexels.com

 

Die Mitarbeiterverpflegung in Remote-Work-Situationen

Damit Mitarbeiter auch im Homeoffice von der Verpflegung profitieren, müssen Arbeitgeber die Essensmarken entweder digital oder postalisch zuschicken. Dann können die Fachkräfte die vorfinanzierten Lebensmittel-Schecks an verschiedenen Akzeptanzstellen einlösen. Das gilt nicht nur für Restaurants: Auch Lieferdienste, Lebensmitteleinkäufe im Supermarkt für die Mittagspause oder das Brötchen beim Bäcker können damit bezahlt werden – dadurch entsteht ein echter Mehrwert für die Mitarbeiter. Wichtig zu beachten ist, dass sich bei Kurzarbeit der Anspruch auf Essenszuschuss ändert, weil sich auch die Arbeitszeiten ändern. Reduziert sich die Arbeitszeit von 100 auf 70 Prozent, stehen den Fachkräften nur noch 70 Prozent des Betrags zu.

 

In der Kantine Mitarbeiterzuschuss gewähren

Selbstverständlich kann ein Essenszuschuss auch für die unternehmenseigene Kantine genutzt werden. Wenn dort Mahlzeiten verbillig angeboten werden, entstehen lohnsteuerpflichtige Sachbezüge. Diese unterliegen amtlichen Werten: Mittags- und Abendessen 3,40 Euro (2020) und Frühstück 1,80 Euro (2020).

 

Wichtige Kantinendaten erfassen

Für die unternehmenseigene Kantine gibt es für Arbeitgeber jedoch noch weitere Vorteile: Die Daten in der Kantine können mit Software erfasst werden. Dadurch lässt sich z. B. ermitteln, welche Gerichte von den Mitarbeitern besonders gerne bestellt werden oder welche Gerichte zu welcher Jahreszeit beliebt sind. Darüber hinaus können die Mitarbeiter mithilfe eines Chips, auf dem z. B. auch die Arbeitszeiten gebucht werden, bezahlen. Der Restwert der bezuschussten Gerichte in der Kantine kann so direkt mit dem Entgelt verrechnet werden. Dabei kommen Systeme zur Kantinendatenerfassung innerhalb einer Workforce Management Software im Unternehmen zum Einsatz. Die Software kann modular erweitert werden und so etwa auch bei der Personaleinsatzplanung oder -bedarfsermittlung unterstützen.

 

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Homeoffice Benefits Mittagspause Kantinendatenerfassung Mitarbeiterzuschuss

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