Die Zeiterfassung ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben – für manche Branchen wie das Baugewerbe muss der Vorgang sogar umgehend geschehen. Besonders wichtig ist, dass die gewählte Methode einheitlich für alle Mitarbeiter ist. Sonst entsteht auf der einen Seite ein zu hoher Verwaltungsaufwand und auf der anderen Seite ist es unübersichtlich. Denn die Daten können von Behörden auf Wunsch eingefordert werden. Deshalb sollten diese datenschutzkonform aufbewahrt werden – es handelt sich nämlich um personenbezogene Daten.

Kurze Erklärung vorab: Das sind die gängigsten Methoden zur Zeiterfassung

Die gängigsten Methoden der Zeiterfassung sind sowohl digital als auch physisch. Angefangen beim klassischen Stundenzettel über die Excel-Tabelle bis hin zur Zeiterfassung mithilfe von Software auf dem Smartphone, am Terminal, am PC oder in der Cloud. Es gibt diverse Methoden, die sich je nach Anforderungen des Unternehmens mehr oder weniger eigenen.

1. Der Stundenzettel: alt, aber praktisch

Ein Stundenzettel ist eine handgeschriebene Version der Zeiterfassung, der meist am Ende des Tages oder sogar am Ende der Woche ausgefüllt wird. Das kann aufwendig sein und sorgt für Mehraufwand bei den Mitarbeitern – besonders dann, wenn man zunächst überlegen muss, von wann bis wann man was genau gemacht hat. Zudem müssen die Informationen in Ordnern abgeheftet und sicher aufbewahrt werden – vom papierlosen Büro ist man bei dieser Variante also weit entfernt. Das Gute daran: Stundenzettel sind eine relativ günstige Methode. Es gibt gratis Vorlagen im Internet und man kann sofort loslegen. Man zahlt nur das Papier, auf dem er gedruckt wird, und natürlich den Zeitaufwand, der in das Ausfüllen und die Auswertung fließt. Diese Methode eignet sich somit vor allem für sehr kleine Betriebe, die gerne mit gedruckten Dokumenten arbeiten.

2. Die Excel-Tabelle: Stundenzettel in digitaler Form

Dem Stundenzettel sehr ähnlich, aber digital: Die Excel-Tabelle kann für jeden Mitarbeiter übersichtlich und einheitlich gestaltet werden. Die Grundinformationen sind schnell eingetragen – also wer wann wie viel gearbeitet hat. Das Positive ist, dass hier jeder mit wenig Aufwand seine Daten eintragen und man den Datensatz nahezu unendlich groß machen kann. Diese Art der Zeiterfassung eignet sich also sowohl für kleine als auch größere Unternehmen. Jedoch muss man überlegen, ob sich der Verwaltungsaufwand für ein großes Unternehmen lohnt. Denn von einer einzigen Tabelle für alle Mitarbeiter sollte man aus datenschutzrechtlichen Gründen absehen. Das heißt, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Tabelle hat und die HR-Abteilung am Ende des Monats alle relevanten Datensätze zusammenführen muss. Durch Formeln und andere Funktionen der Software hat man schnell alle relevanten Zahlen ausgerechnet. Voraussetzung ist, dass man die Formeln und Tabellenbefehle korrekt beherrscht.

3. Hardware und kompatible Software: unkompliziert und zentral

Diese Methode bedient sich dem Konzept der klassischen Stempeluhr. Eine Art Ausweis dient dazu, sich an einem zentralen Terminal ein- und auch wieder auszustempeln. Das kann etwa eine Chipkarte oder ein Key-Fob sein, worauf die Daten des Mitarbeiters hinterlegt sind. Der Chip kann zusätzlich als Bezahlmaßnahme in der hauseigenen Cafeteria des Unternehmens genutzt werden, zur Identifikation an Etagendruckern oder verschiedene andere Funktionen annehmen. Die kompatible Software zu den Terminals verbucht alle relevanten Informationen im Hintergrund und ordnet sie entsprechend zu. Mit wenigen Clicks kann sich der HR-Verantwortliche Auswertungen herunterladen und erfährt dadurch eine spürbare Entlastung. Jedoch sind die verschiedenen Hardwarelösungen und die Lizenzen der Software zur Zeiterfassung mit höheren Kosten verbunden, sodass sich diese Methode eher für größere Unternehmen ab 100 Mitarbeitern lohnt.

4. Zeiterfassung in der Cloud

Die neueste der vier Methoden ist die mobile Arbeitszeiterfassung in der Cloud. Auf diesem Weg können sich Unternehmen die Kosten für Hardware durch Terminals etc. sparen. Gleichermaßen entfällt die eigens benötigte Serverlandschaft, auf der die Daten bei der Hardwarelösung gespeichert werden. Durch das SaaS Workforce Management (Software as a Service) sind die Daten praktisch überall abrufbar. Hier sollte man jedoch darauf achten, dass diese in Europa oder am besten in Deutschland gespeichert werden, um sicherzugehen, dass die Richtlinien der DSGVO eingehalten werden. Man kann die Zeiten also unabhängig von Ort und Zeit eintragen, beispielsweise auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook von unterwegs. Immer mehr Unternehmen bieten heute Homeoffice an oder geben Aufträge an Freiberufler ab. Die betroffenen Personen können dann mit der cloudbasierten Software ihre Zeiten ganz einfach festhalten. Da oftmals keine zusätzliche Hardware benötigt wird, ist diese Methode relativ kostengünstig und für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Viele Softwareanbieter bieten zudem eine Projektzeiterfassung oder eine Personaleinsatzplanung an. Dadurch ergibt sich ein Mehrwert für die Anwender und der Verwaltungsaufwand des Unternehmens kann zusätzlich gemindert werden.

Welche Methode der Zeiterfassung für das eigene Unternehmen in Frage kommt, muss Organisationen genau abwägen. Für den Anfang eignen sich sicherlich Stundenzettel und Excel-Tabelle. Hier muss man jedoch schauen, ob der Verwaltungsaufwand auf Dauer nicht zu groß wird und sich eine Investition in eine Software lohnen würde.

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