Programmiererin bei der Computer Interaktion
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Von der Mensch-Maschine-Interaktion zur Automatisierung in HR: Zukunftssichere Prozessgestaltung

Bei dem Begriff Mensch-Maschine-Interaktion denken viele als erstes an moderne Fabriken, Produktionsautomation und dergleichen. Automatisierung im Büro oder HR-Bereich sind dagegen nicht die ersten Gedanken. Wir zeigen, warum genau dieses Konzept in Zukunft stärker vertreten sein wird.

Repetitive und oftmals langweilige Arbeit: In klassischen Bürojobs findet man solche Tätigkeiten genauso wie in der Industrie oder in jeder anderen Branche. Überall gibt es Aufgaben, die der Mensch gerne erledigt und Aufgaben, die weniger gerne bearbeitet werden. In der Produktionsumgebung finden durch KI-Produktionssteuerung bereits automatisierte und intelligente Prozesse Anwendung. Die Mensch-Maschine-Interaktion ist hier ein wichtiger Faktor für effiziente Produktionsketten. Die Automatisierung im Büro ist dagegen weniger weit vorangeschritten.

 

Was bedeutet Mensch-Maschine-Interaktion

Mensch-Maschine-Interaktion (MMI), auch bekannt unter den Begriffen Human-Machine-Interaction oder Mensch-Computer-Interaktion, bezieht sich auf die Kommunikation zwischen dem Menschen und Computern bzw. Maschinen oder Software. Dabei geht es darum, wie beide Entitäten miteinander interagieren, um vernetzte Prozesse möglichst intuitiv zu gestalten und den Menschen zu unterstützen.

 

Wie erfolgt die Human-Machine-Interaction?

Im Privatbereich ist es längst etabliert, dem Sprachassistenten zu sagen, dass er ein Lied spielen oder Milch auf die Einkaufsliste packen soll. Damit diese Kommunikation zwischen dem Menschen und der Maschine gelingt, benötigt man eine Schnittstelle. Diese dient als Kontaktpunkt zwischen der handelnden Person und dem Computer. Alltägliche Beispiele sind etwa Schalter oder Tasten. Bei der Human-Machine-Interaction kann das aber um einiges komplexer ausfallen: Texteingabe, Touchscreens, Sprach- oder Gestensteuerung kommen dann zum Einsatz. Hier kann die Steuerung direkt durch den User oder automatisiert durch das System erfolgen. Ein Automatisierungs-Beispiel ist etwa eine Schranke, die öffnet, wenn sich ein Fahrzeug vor der Schranke befindet. Softwarelösungen gehen einen Schritt weiter, indem sich die Systeme über Schnittstellen untereinander austauschen und automatisiert handeln. Das Zeiterfassungssystem kann dem Dienstplanungssystem mitteilen, dass eine Buchung fehlt und die Person nicht anwesend ist. Bei der Dienstplanung wird anschließend die Abwesenheit einberechnet.

 

Mensch-Maschine-Interaktion und Künstliche Intelligenz

Verschiedene Regeln, Routinen, Automatismen und Algorithmen führen heute dazu, dass diverse Prozesse - auf menschliche Aufforderung hin - schon automatisiert erfolgen können. Das ist die Basis der Human-Machine-Interaction, die durch Künstliche Intelligenz noch erweitert werden kann - denn die KI lernt aus vergangenen Anfragen, aufgezeichneten Unterhaltungen und dem Nutzerverhalten. So entstehen auf Basis der Datenanalyse und -auswertung immer tiefer verfeinerte Aktionen, die dem Wunsch der Nutzer*innen so nah wie möglich kommen. Je mehr die Mensch-Maschine-Interaktion genutzt wird, desto mehr kann die KI lernen und anschließend die richtige Automatisierung schlussfolgern. Gleichermaßen steigt die Intelligenz der Systeme mit der Anzahl der Informationsquellen.

 

Menschen bei der Interaktion mit Computern auf der Arbeit

Auch Virtual Reality gehört zur Mensch-Maschine-Interaktion und findet in immer mehr Berufsfeldern Anwendung; Bild © Pexels.com

 

Eine Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2017 hat aufgezeigt, dass jeder vierte sich vorstellen kann, Chatbots zu nutzen, um Aufgaben automatisiert durchzuführen. Die meisten der Befragten konnten sich dabei vorstellen, das System zur Planung von Terminen zu nutzen. 58 Prozent zogen sogar in Erwägung, Bots zur Recherche für private Zwecke wie Flugvergleiche, den Kauf von Zugtickets oder Theaterkarten einzusetzen. Die Umfrage macht deutlich, dass die Automatisierung bereits sehr deutlich im Alltag angekommen ist.

 

Automatisierung im Büro: die Chancen

In Bürojobs gibt es viele Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren und die Human-Machine-Interaction stärker in den Vordergrund zu stellen. Repetitive Arbeit, wie das manuelle Ausfüllen von Anträgen, Zu- oder Absagen per Mail versenden oder Terminbestätigungen verschicken: Diese Vorgänge werden in vielen Büros noch manuell ausgeführt. Dass es bei der Automatisierung im Büro noch viel Luft nach oben gibt, zeigt beispielsweise der Börsengang des Start-ups UiPath: Das Unternehmen fokussiert sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit dem Schwerpunkt auf Büroarbeiten. Die Absicht dahinter ist es Bürojobs, die sich durch einen hohen Anteil manueller und gleichzeitig wiederholender Arbeit auszeichnen, durch maschinelle Prozesse zu ersetzen – ähnlich wie es damals bei der Industriellen Revolution auf Fabrikebene geschah. Das Unternehmen für Robotic Process Automation wurde bereits mit 35 Mrd. US-Dollar an der Börse bewertet und zeigt so klar den Trend der Automatisierungsbranche an, den Weg der digitalen Transformation zu gehen. Damit kann durch Mensch-Maschine-Interaktion auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigen, da mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgaben zur Verfügung steht.

 

Automatisierung im HR-Bereich: der Status-Quo

Die Automatisierung ist im HR-Bereich angekommen: Insbesondere bei der Personalplanung und Dienstplangestaltung bzw. bei der Bedarfsermittlung. Software für Personaleinsatzplanung hilft schon heute mit Künstlicher Intelligenz im Workforce Management, Planungsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Die Planungsverantwortlichen werden somit entlastet. Die Mensch-Maschine-Interaktion hilft in diesem Fall dabei, die Prozesse immer weiter zu verfeinern und auf die Anforderungen des Unternehmens und der Planungsverantwortlichen, aber auch die der Mitarbeitenden auszurichten.

 

Die Software gleicht Kompetenzen, Verfügbarkeiten sowie tarifliche, gesetzliche und betriebliche Regularien ab, um den idealen Dienst- oder Schichtplan aufzustellen. Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden finden somit die bestmögliche Beachtung – subjektive Entscheidungen oder falsche Interpretationen werden durch die Automatisierung dieses HR-Prozesses vermieden. Gleichermaßen kann die Software auch bei der Ermittlung von Personalbedarfen unterstützen und mithilfe von Forecasts präzise Prognosen treffen. Gerade in noch nie dagewesenen Zeiten wie einer Pandemie, ist dies von großem Vorteil.

 

Gehen Sie den ersten Schritt in Richtung Mensch-Maschine-Interaktion

Die Automatisierung in HR kann auch heute schon durch fortgeschrittene Software gelingen. Nutzen Sie die Human-Machine-Interaction zu Ihrem Vorteil, indem Sie beispielsweise Personalplanungsaufgaben automatisieren oder HR-Kennzahlen durch Software auswerten lassen. Wir begleiten Sie gerne auf dem Weg in die Zukunft. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.

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Künstliche Intelligenz Workforce Management Software HR-Trends New Work Automatisierung Mensch-Maschine-Interaktion

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