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Kurzarbeit und Zeiterfassung: Das müssen Unternehmen beachten

Die wirtschaftlichen Herausforderungen der Coronakrise betreffen derzeit viele Unternehmen. Daher melden gerade sehr viele Betriebe Kurzarbeit an, um die Arbeitnehmer vor Kündigungen zu schützen und die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu stabilisieren. Wichtig ist, das während der Kurzarbeit die Arbeitszeit richtig erfasst wird.

Das neue Gesetz zur Kurzarbeit macht es Arbeitgebern deutlich einfacher, diese anzumelden. Es wurde speziell aufgrund der Auswirkungen des Coronavirus auf den Weg gebracht. Nun reicht es bereits, wenn zehn Prozent der Beschäftigten in einem Betrieb vom Arbeitsausfall betroffen sind – vorher musste es mindestens ein Drittel betreffen. Außerdem werden Sozialversicherungsbeträge von der Bundesagentur für Arbeit vollständig erstattet und Beschäftigte in Zeitarbeit können ebenfalls Kurzarbeitergeld bekommen. Auf negative Arbeitszeitkonten verzichtet man außerdem in Betrieben, die Vereinbarungen zu Arbeitszeitschwankungen haben. Diese Lockerungen gelten Rückwirkend zum 1. März 2020. Davon machten viele Betriebe Gebrauch: Bereits knapp eine halbe Million Arbeitgeber haben laut Arbeitsminister Hubertus Heil im März Kurzarbeit angemeldet.

 

Stift und Zettel reichen für die Zeiterfassung oftmals nicht aus.

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Was ist Kurzarbeit?

Bei Kurzarbeit wird die Arbeitszeit der Arbeitnehmer vorübergehend verringert. Das kann dann passieren, wenn das Unternehmen die Arbeitnehmer aufgrund wirtschaftlicher Herausforderungen nicht voll auslasten kann, z. B. wenn Aufträge wegfallen oder Geldmittel fehlen. Dann zahlt die Agentur für Arbeit bei den gesetzlichen Voraussetzungen ein Kurzarbeitergeld.

Die Summe des Kurzarbeitergelds orientiert sich am Ausfall des Nettoentgelts: 60 Prozent dieses Ausfalls zahlt die Agentur für Arbeit, wenn mindestens ein Kind im Haushalt lebt beträgt die Summe sogar 67 Prozent des ausgefallenen pauschalisierten Nettoentgelts. Arbeitet ein Arbeitnehmer etwa noch zu 50 Prozent während der Kurzarbeit, zahlt der Arbeitgeber 50 Prozent des Gehalts; die fehlenden 50 Prozent werden von der Agentur für Arbeit zu 60 bzw. 67 Prozent ausgeglichen.

 

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Zeiterfassung & Kurzarbeit: Was gibt es zu beachten?

Die geleisteten Arbeitsstunden muss der Arbeitgeber während der Kurzarbeit dokumentieren. Das gilt ebenso für Ausfall- oder Fehlzeiten. Das Unternehmen muss die Daten zur Zeiterfassung innerhalb von drei Monaten beim Arbeitsamt einreichen. Hier sollte man daher möglichst genau vorgehen – am besten mit einer systematischen Arbeitszeiterfassung. Diese kann mobil oder stationär erfolgen.

 

Mit einer Zeiterfassungssoftware können die benötigten Daten zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes automatisch ausgestellt werden. Diese lassen sich dann zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden. Durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter kann das System direkt die Kurzarbeitszeit berechnen. Diese wird mit der durch die Mitarbeiter erbrachten Arbeitszeit verrechnet und orientiert sich an der Soll-Arbeitszeit, die im Zeiterfassungssystem hinterlegt wurde. Durch individuelle Zeitkonten der Mitarbeiter lassen sich verschiedene Möglichkeiten, beispielsweise 50 Prozent oder 70 Prozent Kurzarbeit, einfach darstellen und im Anschluss errechnen. Diese Daten sind dann auch zu späteren Zeitpunkten in der Software einsehbar und können für Auswertungen genutzt werden.

 

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