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Kostenlose Zeiterfassung? 5 Gründe, die dagegensprechen!

Ist die altbewährte, kostenlose Zeiterfassung wirklich noch zielführend oder gibt es heute bessere Lösungen, die für einen geringen Einstiegspreis deutlich mehr Leistung bieten? Die Antwort lautet hier eindeutig: Ja! Versteckte Kosten, mangelnde Sicherheit und wenige Features sind einige Gründe, die gegen eine kostenlose Arbeitszeiterfassung sprechen. Wir zeigen auf, warum das so ist.

Ob ausgedruckte Stundenzettel Vorlage, Zeiterfassung mit Excel oder eine kostenlose App: Die Möglichkeiten, Zeiterfassung (online) kostenlos zu nutzen, sind vielfältig und für kleine und mittelständische Unternehmen oftmals ausreichend. Jedoch heißt ausreichend nicht immer gut: Diverse Potenziale zur Minimierung des Verwaltungsaufwands, Sicherheitslücken und andere Faktoren sprechen gegen eine Zeiterfassung Freeware.

 

1. Sicherheitslücken sprechen gegen kostenlose Zeiterfassung


Gerade im Hinblick auf die DSGVO, Datensicherheit und IT-Sicherheit müssen Unternehmen auf verschiedene Anforderungen achten, um die Betriebsdaten zu schützen. Die genutzte Zeiterfassungslösung sollte daher qualifizierte Merkmale zum Datenschutz aufweisen sowie über regelmäßige Backup-Möglichkeiten verfügen. Die Stundenerfassung mit Excel ist zwar praktisch, jedoch kann eine solche Datei schnell aus Versehen gelöscht werden – die anschließende Wiederherstellung der Daten gestaltet sich zudem sehr umständlich. Eine Zeiterfassungssoftware führt dagegen in regelmäßigen Abständen automatische Backups durch, bei denen die sensiblen Mitarbeiterdaten gespeichert werden. Dadurch lässt sich der Datenverlust verhindern.

Des Weiteren handelt es sich bei Zeitkonten um personenbezogene Daten, die der DSGVO unterliegen. Mit diesen Informationen müssen Betriebe äußerst sorgsam umgehen, die DSGVO-konforme Speicherung gewährleisten und sich ebenfalls an einzuhaltenden Löschfristen orientieren. Ein Datei- oder Zettelchaos im Betrieb durch kostenlose Zeiterfassung ist daher weniger förderlich. Besser ist es, wenn man sich auf eine DSGVO-konforme Speicherung der Zeitkonten in sicheren Rechenzentren verlassen kann.

 

2. Fehleranfällige kostenlose Arbeitszeiterfassung durch manuellen Aufwand


Kein System ist fehlerfrei – es kommt also auf die Vorkehrungen zur Vermeidung dieser Fehler an. Bei einer kostenlosen App zur Arbeitszeiterfassung bzw. der Stundenerfassung mit einer Vorlage hat der Arbeitgebende nur wenige Möglichkeiten, die korrekte Zeiterfassung zu gewährleisten. Hier muss der Betrieb auf das sachgemäße Handling der Mitarbeitenden vertrauen. Bei einer professionellen Lösung dagegen können verschiedene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden: Die App zur Arbeitszeiterfassung kann etwa beim ersten Einloggen des Tages darauf aufmerksam machen, eine Zeitbuchung abzusetzen. Die Anbieter solcher Lösungen haben bei der Entwicklung bereits an diverse Szenarien gedacht, um die Handhabung des Tools so einfach wie möglich zu gestalten.

Ebenfalls können Arbeitgebende besser auf den Schutz ihrer Beschäftigten eingehen, etwa indem das System über unterschrittene Ruhezeiten oder überschrittene Höchstarbeitszeiten informiert. Ein weiterer Pluspunkt: Fehler durch manuellen Aufwand bei der Übergabe der Zeitdaten entfallen. Die Systeme sind zumeist mit verschiedenen Export-Funktionen oder Schnittstellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ausgestattet.

 

3. Der EuGH schreibt eine systematische, objektive & zugängliche Lösung vor


Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof entschieden, dass die Erfassung der Arbeitsstunden systematisch, objektiv und zugänglich zu erfolgen hat. Die Art und Weise der Stundenerfassung wurde jedoch nicht näher definiert. Es ist also auch möglich, eine Zeiterfassung Freeware oder ein anderes Gratis-System zu benutzen. Die europäischen Mitgliedsstaaten sind für die Umsetzung der Anpassungen des Arbeitszeitgesetzes hinsichtlich der Regelungen zur Zeiterfassung verantwortlich. Gerade deshalb überzeugen professionelle Zeiterfassungssysteme mit einer automatischen rechtskonformen Stundenerfassung: Die Softwareanbieter haben bereits gewährleistet, dass sowohl betriebliche, tarifliche als auch gesetzliche Vorgaben von der Software berücksichtigt werden. Die Vorgaben des EuGHs sind somit leicht einzuhalten.

 

Auch eine Uhr ist eine Art gratis ZeiterfassungEine kostenlose Arbeitszeiterfassung ist nicht immer sicher oder systematisch genug: Hier lohnt sich vorab die ausführliche Auskunft über verfügbare Systeme auf dem Markt; Bildquelle: © Pexels.com 

4. Versteckte Kosten durch kostenpflichtige Zusatzfeatures & Aufwand


Reicht ein kostenloses Zeiterfassungssystem aus oder benötigt das Unternehmen weitere Features? Das sollte die erste Frage sein, die man sich bei der Auswahl einer geeigneten Lösung stellt. Oftmals gehen die Anforderungen über die reine Stundenerfassung hinaus. Wie ist der Pausenabzug geregelt? Wie können die Zeitkonten exportiert und weiterverarbeitet werden? Wird eventuell auch eine Urlaubs- oder Dienstplanung benötigt? Diese und weitere Fragen sind ausschlaggebend bei der Wahl eines Zeiterfassungssystems.

Sowohl die Zusammenführung einzelner Stundenzettel als auch die Verarbeitung der Daten ist mit einem enormen Aufwand verbunden. Dieser Mehraufwand sowie die dadurch entstehenden Kosten lassen sich durch den Einsatz einer mobilen Arbeitszeiterfassung vermeiden. Alle Mitarbeitenden erfassen die Stunden nach der gleichen systematischen Vorgehensweise – die Speicherung erfolgt zentral auf einem sicheren Server. Diese Daten lassen sich anschließend mit wenigen Klicks exportieren und weiterverarbeiten. Ein weiterer Vorteil: Die Anbieter für Zeiterfassungssoftware stellen meist eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung, die den Arbeitsaufwand erheblich minimieren. Dazu gehören etwa die digitale Dienstplanung oder ein digitaler Urlaubsplaner. Damit gehört das Zettelchaos im Betrieb der Vergangenheit an.

 

5. Mangelnde Transparenz bei der Stundenerfassung


Insbesondere bei mobiler oder dezentraler Arbeit ist es wichtig, jederzeit einen Überblick über die erfassten Stunden zu haben. Einerseits haben Mitarbeitende somit die Sicherheit, dass sie die nötigen Stunden erbracht haben, andererseits können Unternehmen die Mindest- und Höchstarbeitszeiten nachverfolgen. Insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice verschwimmen die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben, sodass Arbeitnehmende zu Hause oftmals mehr arbeiten und somit Ruhephasen nicht eingehalten werden können. Das kann ebenfalls passieren, wenn sie Arbeit in vielen kleineren Blöcken erledigen, anstatt an einem großen Stück, wie es z. B. eher am Unternehmensstandort der Fall wäre. Eine kostenlose Arbeitszeiterfassung kann hier nicht die benötigte Transparenz bieten. Bei der Nutzung eines professionellen Zeiterfassungssystems greifen alle Beschäftigten auf die gleiche Lösung zurück – egal, an welchem Ort sie arbeiten. Während am Unternehmensstandort primär die Webzeiterfassung bzw. das Stempeln an Terminals zum Einsatzkommt, werden die Zeiten im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder bei Kunden per App auf dem Smartphone getrackt. So ist die Transparenz an jedem Ort und zu jeder Zeit gegeben.

 

Fazit: Kostenlose Arbeitszeiterfassung lohnt sich nicht

Verschiedene Gründe sprechen dagegen, ein gratis Zeiterfassungssystem zu nutzen. Wir fassen nochmals übersichtlich für Sie zusammen:

  • Gratis Tools können die Datensicherheit und den -schutz nicht vollständig gewährleisten
  • Manueller Aufwand für die Datenverarbeitung ist anfällig für Fehler
  • Kostenlose Zeiterfassung kann die Vorgaben des EuGHs nicht sicher einhalten
  • Benötigte Zusatzfunktionen verursachen Kosten; die manuelle Weiterverarbeitung der Daten führt zu Mehraufwand, der ebenfalls Zeit- und Kosten generiert
  • Keine Transparenz bei dezentralem und flexiblem Arbeiten

 

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Schlagwörter
Zeiterfassungssystem EuGH Zeiterfassungssoftware Mobile Arbeitszeiterfassung Arbeitszeitrecht

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