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Individualisierte Arbeitszeiterfassung – ein Interview Mit einem Workforce Management Experten


Das Erfassen der Arbeitszeit hat eine lange Tradition, jedoch haben sich Anlass und Zweck im Verlauf der letzten Jahre stark verändert. Dem Ziel der Unternehmer im 19. und 20. Jahrhundert, die Arbeitskräfte möglichst systematisch und strukturiert in die Arbeitsprozesse einzugliedern, Schichtarbeit zu planen und geleistete Arbeitsstunden kontrollieren zu können, ist einer arbeitnehmerbezogenen Transparenz gewichen.

Der Weg zum eigenen Arbeitszeiterfassungssystem

Steffen Kohne ist Bereichsleiter der Beratung Workforce & Security bei der GFOS mbH und kennt die Herausforderungen und Möglichkeiten, die die Einführung eines professionellen Zeitwirtschaftssystems mit sich bringen.

Auch wenn jedes Unternehmen und jeder Kunde anders ist, gibt es dennoch Themen und Anforderungen, die am Anfang jedes Projektes stehen?

Steffen Kohne: Termine, Termine, Termine. Auch wenn sich die fachlichen Anforderungen in den Projekten selten genau gleichen, steht am Anfang doch immer die Frage nach der Bildung eines verlässlichen Projektplans.

Kann man sagen, dass die meisten Projekte recht ähnlich verlaufen, weil sich gesetzliche Vorgaben und moderne Arbeitszeitmodelle gleichen und somit grundlegende Einstellungen in der Software ähnlich sind?

Steffen Kohne: Durch die kundenindividuellen Besonderheiten, welche begleitend zu den oben genannten Vorgaben immer anzutreffen sind, sind die zu behandelnden Inhalte in den Projekten selten wirklich gleich. Das ist es auch, was die Arbeit in den Projekten so abwechslungsreich hält.

Welche besonderen Anforderungen sind Ihnen besonders im Kopf geblieben?

Steffen Kohne: Eine Mehrarbeitskappung, bei welcher die erlangten Stunden über 48 Monate fortgeschrieben werden mussten. Die Abbildung ließ sich dabei gut über Parametrierungen realisieren, die Anforderung (und auch das ganze Projekt dazu) sind mir dennoch seit nun ca. 15 Jahren im Kopf geblieben.

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© Shutterstock / jannoon028

Ein professionelles Zeiterfassungssystem schafft Transparenz und vereinfacht viele betriebsinterne Prozesse. Ist ein Trend dahingehend festzustellen, dass die Vorteile auf Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite immer mehr ins Bewusstsein rücken?

Steffen Kohne: Absolut! Galt es früher – also vor 10 bis 20 Jahren – die reine Abbildung von bestehenden Regelwerken für die Zeiterfassung oder der Lohndatenaufbereitung zu realisieren, so sind es heute Aufgabenstellungen, welche sich aus dem genannten Trend abzeichnen. Heutzutage beschäftigen wir uns unter anderem mit der Personaleinsatzplanung und darin enthaltenen Funktionen wie der Einbindung von Gerechtigkeitslisten, Mitarbeiterwunschbüchern oder Diensttauschbörsen - aber auch mit der Einrichtung von Zeitsparkonten für lange Abwesenheiten und anderen Sonderfunktionen. Module wie Mitarbeiterportale sind seit längerem schon Usus in den meisten Projekten. Alles also Themen, welche sich aus den angesprochenen Trends ergeben.

Herr Kohne, vielen herzlichen Dank für das Gespräch.

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