HR-Prozesse optimieren: Verbesserte Abläufe in drei zentralen Bereichen erzielen

Zu wenig Zeit und zu wenige Fachkräfte auf der einen Seite, zu hohe Kosten auf der anderen Seite: Diese Punkte beanstanden sowohl Personal- und Fachabteilungen als auch die Geschäftsführung. Verschiedene Entwicklungen wie die Digitalisierung, New Work und der Fachkräftemangel haben Einfluss auf die Personalprozesse. Wir zeigen drei wichtige Bereiche und mögliche Lösungswege auf, um die HR-Prozesse zu optimieren.

Die unterschiedlichen Abläufe rund rum die Ressource Personal sind vielfältig und gliedern sich in teils kleinste Aufgabenbereiche. Sie lassen sich aber größtenteils in zwei Kategorien einordnen: Employee Experience und Kosteneffizienz. Während sich die erste Kategorie mit allen Stationen beschäftigt, die Mitarbeitende in einer Organisation vom Jobeinstieg bis zum Offboarding durchlaufen, handelt es sich bei der zweiten Kategorie um die Punkte, die den Personal- und Ressourceneinsatz sowie den daraus resultierenden Nutzen für die Unternehmensstrategie umfassen. Dabei gibt es wiederum drei Bereiche, auf die eine HR-Prozessoptimierung Anwendung finden kann:

• Führungsprozesse: betreffen alle steuernden Aufgaben im Personalbereich
• Kernprozesse: enthalten alle operativen Aufgaben im HR-Bereich
• Unterstützungsprozesse: beinhalten alle serviceorientierten Aufgaben des Personalwesens

Personalprozesse hinterfragen und verbessern

Bei einer möglichen Prozessoptimierung für den HR-Bereich geht es entweder um eine Verbesserung der Effizienz – also das Einsparen von Kosten und Zeit – oder die Steigerung der Effektivität – also die Erhöhung von Produktivität bzw. Reduzierung von Aufwand. Anlässe für eine Evaluation und ggf. Optimierung von HR-Prozessen können verschiedener Art sein. Eine Möglichkeit ist die Änderung einer Unternehmensstrategie oder ein Nachfolgeprozess in der Organisation. Zunächst müssen bestehende Personalabläufe festgestellt und analysiert werden. Mögliche Analysemethoden sind Mitarbeiterinterviews, SWOT-Analysen, detaillierte Dokumentationen oder die Messung von Kennzahlen mithilfe geeigneter Software aus dem Bereich Workforce Analytics. Folgend finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Bereiche, die bei einer Verbesserung der HR-Prozesse berücksichtigt werden sollten.

HR-Prozesse optimieren: Dafür sind Änderungen auf allen drei Ebenen notwendig; Bild © GFOS mbH

1. Steuernde HR-Prozesse optimieren

In diesen Bereich fallen unter anderem die Personalpolitik oder die verschiedenen Führungsstile der Organisation. Hier muss zunächst analysiert werden, ob die kommunizierte und die gelebte Personalpolitik noch zusammenpassen und ob diese mit der strategischen Ausrichtung der gesamten Organisation harmonieren. Regelmäßige Mitarbeiterumfragen, eine enge Wettbewerbsbeobachtung und die klare Definition von Werten und Visionen, an denen sich alle im Unternehmen orientieren können, sind dafür ausschlaggebend.

Eine Möglichkeit, diese Aspekte festzuhalten, ist etwa das Verfassen eines Mitarbeiterhandbuchs. Hier finden sowohl neue als auch bestehende Kolleg*innen die wichtigsten Informationen an einem Ort. Nach welchen Verhaltensregeln wird gearbeitet, welche Benefits gibt es und welche Werte sollten sich in sämtlichen Aufgaben widerspiegeln? Erst wenn jeder eine Übersicht hat, besteht Klarheit und Transparenz in Sachen Personalpolitik und -führung. Dies ist für die Erreichung der individuellen Ziele der Organisation von enormer Bedeutung. Darüber hinaus sind die Informationen auch für das Personalmarketing und die externe Kommunikation relevant, um neue Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen. Die Kenntnisnahme der vereinbarten Ziele kann durch den Einsatz von Workforce Management Lösungen geschehen, indem Mitarbeitende via Employee Self Service bestätigen, dass sie das (aktualisierte) Mitarbeiterhandbuch gelesen und verinnerlicht haben.

2. Operative HR-Prozesse optimieren

Der wohl umfassendste Bereich besteht aus sämtlichen Abläufen, die zu einer im Arbeitsalltag gut funktionierenden Organisation beitragen. Sie kurbeln den Motor an und sorgen dafür, dass alles so funktioniert, wie es sein soll. Daher können hier auch schon kleine Veränderungen HR-Prozesse optimieren oder eben zu einer Verschlechterung führen. Einige Aufgabenbereiche, die optimiert werden können, sind folgende:

• Personalplanung: Dieser Personalprozess beschäftigt sich mit der möglichst idealen Einsatzplanung von Personalressourcen. Wer ist wann verfügbar und welche Skills werden für eine bestimmte Aufgabe in einem bestimmten Zeitraum benötigt? Optimiert werden kann dieser HR-Prozess beispielsweise durch ein gut durchdachtes Fehlzeitenmanagement im Unternehmen. Eliminieren Sie Stressoren und sorgen Sie etwa für eine strukturierte Urlaubsplanung. Darüber hinaus lässt sich auch die Personaleinsatzplanung an sich optimieren. Softwarelösungen bieten die Grundlage für ideal besetzte Dienst- und Schichtpläne, indem sie z. B. benötigte Qualifikationen und verfügbares Personal miteinander abgleichen.
• Personalrekrutierung: Nur wenn qualifizierte Fach- und Führungskräfte in der eigenen Organisation arbeiten, können die Ziele erreicht werden. Skaliert ein Unternehmen, werden auch neue Personalressourcen benötigt. Die Candidate Journey sollten Sie daher als Teil der operativen HR-Prozesse optimieren, damit der Bewerbungsprozess so reibungslos und angenehm wie möglich gestaltet wird. Bekommen Interessent*innen die benötigten Informationen? Welche Arbeitsschritte rauben Zeit und wo gibt es Optimierungsmaßnahmen im Kommunikationsfluss? Diese Fragen gilt es für die eigene Organisation zu beantworten. Bestehende Prozesse sollten dabei analysiert und bestenfalls verbessert werden.
• Personalbeurteilung und -entwicklung: Die Evaluierung der Leistung sollte sowohl für Fach- als auch Führungskräfte auf der Agenda stehen. Das kann mithilfe von Jahresgesprächen oder 360-Grad-Feedbacks Hinterfragen Sie die Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen regelmäßig und prüfen Sie, welche von den Mitarbeitenden gut angenommen werden. Neu ist nicht immer unbedingt besser – ob beispielsweise E-Learning zum Unternehmen passt, kommt auch auf die Bedürfnisse der Fachkräfte und die angebotenen Leistungen an. Mithilfe einer Software für Qualifikationsmanagement behalten Sie den Überblick über die benötigten und bestehenden Skills in Ihrem Unternehmen.
• Personalvergütung: Die Vergütung des Personals ist ein viel diskutiertes Thema. Sie orientiert sich insbesondere an der Branche, der Unternehmensgröße und natürlich auch am Wettbewerb. Potenzielle neue Mitarbeitende können sich in Online-Bewertungsportalen über die mögliche Vergütung eines Unternehmens bzw. der Branche informieren. Die Vergütung ist abhängig von verschiedenen Faktoren, die regelmäßig evaluiert werden müssen. Damit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung alles reibungslos funktioniert und HR-Prozesse in Sachen Entgelt ideal ablaufen, lassen sich auch Schnittstellen zwischen Payroll-Programmen und der Zeitwirtschaft Damit können Sie diverse Abrechnungsprozesse effizienter und effektiver gestalten.
• Personalfreisetzung: Hier geht es um die Verminderung des Personals. Organisationen müssen feststellen, ob der Personalbestand zu den Bedarfen passt. Überkapazitäten gilt es genau wie Unterdeckungen zu vermeiden. Mithilfe einer Software zur Personalbedarfsermittlung können exakte Forecasts erstellt werden, die den genauen Bedarf für die individuelle Organisation darstellen.

3. Serviceorientierte HR-Prozesse optimieren

Sämtliche Unterstützungsprozesse des HR-Bereichs können ebenfalls einen starken Einfluss auf die Motivation und Produktivität der gesamten Organisation haben. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die Zeit rauben oder für Unmut sorgen. Die dazugehörigen Abläufe stammen aus den Bereichen Personalcontrolling und -verwaltung. Darunter fallen beispielsweise die Zeiterfassung und das Fehlzeitenmanagement sowie die Pflege von Personaldaten. Auch gehört das betriebliche Gesundheitsmanagement dazu. Letzteres kann die Stressfaktoren und Fehlzeiten im Betrieb reduzieren und drückt gleichzeitig eine Wertschätzung der Fachkräfte aus. Das wiederum kann sich positiv auf die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden auswirken und somit zu einer gesteigerten Effektivität einzelner Aufgaben beitragen.

Die anderen Aspekte wie Zeiterfassung und Personalcontrolling sind zum einen nötig, um Transparenz zu erlangen und effektiver arbeiten zu können. Manuelle Zeiterfassung mit Stift und Papier oder in Excel-Listen kann den Verwaltungsaufwand um ein Vielfaches erhöhen – diese HR-Prozesse können durch den Einsatz entsprechender Softwarelösungen einfach optimiert werden. Eine Zeiterfassung via App oder eine digitale Fehlzeiterfassung spart Zeit und reduziert manuelle Arbeitsprozesse. Auf der anderen Seite wird durch solche Lösungen auch ein flexibleres Arbeiten möglich – etwa im Homeoffice, mit mobiler Telearbeit oder durch moderne Arbeitszeitmodelle. Die HR-Prozessoptimierung kann somit im Bereich der Unterstützungsabläufe durch kleine Stellschrauben einen deutlichen Boost für Effizienz und Effektivität zugleich bedeuten.

Workforce Management Software als Optimierungsmaschine

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