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Home Office Pflicht oder nicht – digitale Tools schaffen Transparenz

Der anhaltende Kampf gegen die Pandemie führte dazu, dass die Home Office Pflicht abermals diskutiert wurde. Sollten Arbeitgeber dazu verpflichtet sein, die Fachkräfte ins Heimbüro zu schicken? Wichtig ist beim Thema Home Office insbesondere der Informationsfluss, welcher mit digitalen Tools aus dem Workforce Management deutlich einfacher gelingt.

Einige Länder haben bereits eine Home Office Pflicht ausgesprochen – so etwa die Schweiz, wodurch sich zeitweise Anpassungen beim Arbeitsrecht ergeben. Hier haben Arbeitgeber die Möglichkeit, von ihrem Weisungsrecht Gebrauch zu machen, und somit für Fachkräfte zumindest vorübergehend Heimarbeit anzuordnen. Ähnlich ist es auch in Deutschland geregelt.

 

Gibt es eine Home Office Pflicht in Deutschland?

Verschiedene Umfragen haben ergeben, dass anfangs der Lockdown-Phase gegen Ende 2020 und Anfang 2021 deutlich weniger Menschen in Deutschland den Arbeitsplatz daheim nutzten, als im Vergleich zum Lockdown im März und April 2020. Arbeitsminister Heil hat daher eine Verordnung zum Home Office erlassen, an der sich Arbeitgeber orientieren können. Von einer grundsätzlichen Home Office Pflicht für Arbeitgeber kann nicht direkt die Rede sein, wie § 2 Abs. 4 der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung verdeutlicht: „Der Arbeitgeber hat den Beschäftigten im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen“. Dies bedeutet, dass z. B. die Beschäftigen weiterhin vor Ort arbeiten müssen, wenn es betrieblich notwendig ist. Grundsätzlich kann aber Home Office nicht mehr verweigert werden, wenn es betrieblich möglich ist. Weitere Punkte ergeben sich aus der Verordnung:

  • Arbeitgeber haben den betrieblichen Infektionsschutz zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren.
  • Technische & organisatorische Maßnahmen müssen getroffen werden, um betriebsbedingte Kontakte zu reduzieren – so etwa bei der gleichzeitigen Nutzung von Räumen.
  • Betriebsbedingte Zusammenkünfte sind, wenn möglich digital durchzuführen oder auf eine minimale Personenanzahl zu reduzieren. Andernfalls muss durch Hygienemaßnahmen der Schutz der Beschäftigten gewährleistet werden.
  • Eine Mindestfläche von zehn Quadratmetern ist für jede Person im Raum nicht zu unterschreiten, wenn Räume durch mehrere Personen genutzt werden müssen. Wenn die Tätigkeiten das nicht zulassen, müssen andere Schutzmaßnahmen, wie etwa Lüften, durchgesetzt werden.
  • Arbeitsgruppen müssen in Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern möglichst klein gehalten werden. Kontakte zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen sollten auf ein Minimum reduziert werden.
  • Mund-und-Nasen-Schutze (FFP2 oder medizinische Masken) müssen bereitgestellt werden, wenn etwa die Regelungen zur Raumbelegung, zum Mindestabstand oder bei den ausgeführten Tätigkeiten nicht eingehalten werden können. Die Beschäftigten haben diese zur Verfügung gestellten Masken in diesen Fällen zu tragen.

 

Videokonferenzen sind der Standard im Home Office© Unsplash.com

 

Home Office Verordnung gezielt durchsetzen

Laut Arbeitsminister Heil sind Kontrollen dieser „Pflicht“ nur in Einzelfällen angedacht. Betriebe, die diese Verordnung jetzt zur Digitalisierung nutzen, sind in Zukunft jedoch besser für solche Ausnahmefälle gewappnet. Zum einen hat die weltweite Pandemie dazu geführt, dass hybride Arbeitsmodelle in Zukunft nicht mehr aus der Arbeitswelt wegzudenken sind – die Mitarbeiter haben sich an das dezentrale Arbeiten gewöhnt und dieses auch zu schätzen gelernt. Zum anderen können manuelle und teilweise ineffiziente Verwaltungsprozesse durch die digitale Transformation endlich beseitigt werden, wodurch ein modernes und flexibles Arbeitsklima im Unternehmen entsteht. Flexibilität ist daher ein Aspekt, der weiterhin auf Platz eins der gewünschten Mitarbeiterbenefits steht. Gerade in Berufen, in denen keine Heimarbeit möglich ist, sollten Möglichkeiten zur Arbeitszeitflexibilisierung anbringen.

 

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Digitale Helfer, die auch ohne Home Office Pflicht vielversprechend sind

Verschiedene digitale Tools haben den Arbeitsalltag in der Pandemie vereinfacht. Insbesondere kann durch den Einsatz mehr Übersichtlichkeit und eine fließende Kommunikation bereitgestellt werden. Einige dieser Helfer listen wir gerne auf:

  • Videokommunikation: Da man die Kollegen nicht persönlich im Betrieb antrifft, muss auf digitale Formate zurückgegriffen werden. Verschiedene Anbieter wie Zoom, Google oder Cisco haben dadurch einen großen Zuwachs an Nutzern verzeichnet, die nun auf die virtuelle Kommunikation vertrauen.
  • Projektplanung: Weg vom Whiteboard hin zur mobilen Übersicht – auch im Bereich Projektmanagement musste vieles digitalisiert werden. Anbieter wie Trello und Slack, aber auch virtuelle To-Do-Listen bei Google, Microsoft und Co. erleben einen regelrechten Boom. In Kombination mit Software für Projektzeiterfassung werden die für das Projekt angebrachten Zeiten direkt sichtbar.
  • Mitarbeiterportale: Verschiedene Tätigkeiten, wie Antragswesen, Datenpflege oder ein Diensttausch, können mit sogenannten Employee Self-Services abgebildet werden. Dadurch werden die Mitarbeiter stärker in Verwaltungsprozesse eingebunden, wodurch Motivation durch mehr Eigenverantwortung auch im Home Office gesteigert werden kann. Gleichzeitig werden Prozesse beschleunigt und Ressourcen gespart.
  • Workforce Management: Weitere Tools rund um das Workforce Management haben beim Home Office zu mehr Transparenz geführt. Das gilt besonders für die Zeiterfassung. Die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben verschwimmen zu Hause oftmals, wodurch eine klare Aufzeichnung der geleisteten Stunden unerlässlich wird. Das schafft transparente Prozesse für Arbeitgeber und -nehmer und schützt gleichzeitig vor zu vielen Überstunden – ein Mehrwert, gerade im Hinblick auf die Zeiterfassungspflicht durch das EuGH-Urteil.

 

Nutzen Sie die Verordnung gezielt, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen

Eine Home Office Pflicht wird nach der Pandemie zwar nicht mehr gegeben sein, das Konzept Heimarbeit bleibt aber trotzdem aktuell. Workforce Management Software bietet daher insbesondere für größere Unternehmen eine Chance zur digitalen Transformation. Kleinere und mittelständische Betriebe setzen immer häufiger auf cloudbasierte Software, die Zeiterfassung, Dienstplanung und andere Aspekte mobil verfügbar macht. Nicht nur Mitarbeiter, die Büroarbeit ausüben, wünschen sich mehr Flexibilität: Alle Arbeitnehmer, die in sogenannten Blue-Collar-Jobs arbeiten, tendieren ebenfalls zu flexibleren Arbeitsmöglichkeiten. Dies wird durch softwaregesteuerte Personaleinsatzplanung sowie Diensttauschbörsen realisierbar. Lassen Sie sich jetzt von unseren IT-Experten rund um das Thema Workforce Management beraten.

 

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Schlagwörter
Homeoffice Workforce Management Software Mobile Arbeitszeiterfassung Remote Work

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