Ein einfacher Kalender zum Fehlzeitenmanagement in Unternehmen hat schon längst ausgedient.
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Fehlzeitenmanagement: 3 Tipps, um Abwesenheiten im Unternehmen zu reduzieren

Krankheitstage im Betrieb sind für Personalverantwortliche wichtige Indikatoren: Sie lassen nicht nur auf die Gesundheit, sondern auch auf Motivation und Mitarbeiterbindung schließen. Das Fehlzeitenmanagement ist für Unternehmen daher ein zentrales Anliegen, bei dem es einiges zu beachten gilt.

Was haben Krankheitstage mit der Qualität der Arbeit zu tun? Die Antwort lautet: Einiges. Denn motivierte Mitarbeitende fühlen sich oftmals erfüllter in ihrer Arbeit und erbringen bessere Leistungen. Wer weniger motiviert ist, neigt dazu, häufiger zu fehlen. Gleichermaßen kann sich auch eine zu hohe Arbeitsbelastung oder Stress auf den Krankheitsstand auswirken. Das Statistische Bundesamt legt folgende Daten vor: Im Schnitt waren Arbeitnehmende im Jahr 2019 rund 10,9 Tage krankgemeldet. Nachdem die Krankheitstage in den vorherigen Jahren leicht zurückgegangen waren, ist seit 2016 ein erneuter Anstieg zu verzeichnen. Diese Erkenntnis bietet Unternehmen die Grundlage, an ihren Maßnahmen zum Fehlzeitenmanagement zu arbeiten.

 

Was ist Fehlzeitenmanagement?

Unter Fehlzeitenmanagement versteht man die Bemühungen des Personalbereichs, positiv auf die Fehlzeitenquote im Betrieb einzuwirken und diese somit zu senken. Für Personalverantwortliche ist es daher besonders richtungsweisend, die Gründe für die Abwesenheiten zu kennen und bestenfalls zu beseitigen oder Präventivmaßnahmen zu schaffen.

 

Fehlzeiten und die Corona-Pandemie

Ob sich der steigende Trend zu den Fehlzeiten, den das Statistische Bundesamt festgestellt hat, fortsetzt, bleibt abzuwarten. Erste Untersuchungen zeigen jedoch, dass sich die Krankmeldungen durch die Corona-Pandemie verringert haben. Viele Menschen arbeiten im Homeoffice oder in einer hybriden Arbeitsform. Ein leichter Schnupfen, Magen-Darm-Beschwerden oder leichte Rückenschmerzen sind normalerweise Gründe, nicht ins Büro zu kommen und sich krank zu melden. Im Homeoffice dagegen ist die Arbeit damit aber für viele weiter vertretbar. Das zeigt eine Studie der Techniker Krankenkasse aus dem Februar 2021: Der Krankenstand der dort Versicherten lag im Jahr 2020 bei 15,1 Tagen – in den Jahren 2019 und 2018 lagen die Fehlzeiten noch bei 15,4 und 15,5 Tagen im Durchschnitt.

Eine weitere Feststellung der TK-Studie ist, dass die Anzahl psychischer Diagnosen im Jahr 2020 weiter gestiegen ist. Dieser Trend setzt sich aus den vorherigen Jahren fort und spricht dafür, dass Maßnahmen zur Reduzierung von digitalem Stress einen Punk in der Strategie zum betrieblichen Gesundheitsmanagement im Unternehmen einnehmen sollten. Dies kann sich ebenfalls positiv auf das Fehlzeitenmanagement auswirken.

 

Wofür benötige ich ein systematisches Abwesenheitsmanagement?

Ein systematisches Fehlzeitenmanagement ist vor allem zur Übersicht der Ursachen relevant. Sicherlich sind alle Mitarbeitenden mal krank. Häufen sich die Fehlzeiten jedoch, sollte das ein Grund sein, den Fall näher zu betrachten und die Ursachen zu ermitteln. Fallen vermehrt Fehlzeiten in einem bestimmten Team oder Cluster an, kann das ebenfalls zu Handlungsempfehlungen führen. Ist die Arbeitsbelastung im Team zu hoch oder zu niedrig? Leisten die Mitarbeitenden zu viele Überstunden? Wie lange liegt der letzte Urlaub zurück? Auf diese und weitere Fragen sollte Personalverantwortliche die Antworten kennen. Ein systematisches Fehlzeitenmanagement sollte folgende Ziele beinhalten:

  • Verbesserung der Employee Experience & Mitarbeitermotivation
  • Reduzierung von Arbeitsausfällen durch ein zielführendes betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Optimierungsmaßnahmen im Hinblick auf Personalführung, etwa durch agile Führung, die Mitarbeitende aktiv einbezieht
  • Reduzierung sämtlicher Abwesenheiten, die nicht krankheitsbedingt sind (z. B. Reibereien im Team, Mobbing etc.)

 

Ursachen für Fehlzeiten

Die Ursachen für Fehlzeiten im Betrieb sind unterschiedlich. Für das Fehlzeitenmanagement ist es jedoch unerlässlich, diese zu erkennen und passende Maßnahmen zur Reduzierung der Abwesenheiten zu schaffen. Krankheitsfälle sind dabei nur eine der möglichen Ursachen. Die Techniker Krankenkasse gibt im Gesundheitsreport 2020 die häufigsten Krankheitsgründe an. Zu den Top-Drei gehörten Erkrankungen des Atmungssystems, infektiöse Krankheiten und Beschwerden am Muskel-Skelett-System. Darüber hinaus kann man noch zwischen zwei weiteren Kategorien unterscheiden:

  • Betriebliche Gründe: Diese Ursachen für Fehlzeiten sind im Unternehmen zu finden. Sie betreffen den Arbeitsplatz, die zu bearbeitenden Aufgaben, das Betriebsklima, die Entlohnung, die Personalstruktur, die Motivation oder Wertschätzung und vieles mehr. Sie können sich zudem entweder das gesamte Unternehmen oder einzelne Abteilungen beziehen.
  • Außerbetriebliche Gründe: Bei diesen Ursachen unterscheidet man zwischen persönlichen und umweltbedingten Einflüssen. Dazu zählen beispielsweise Qualifikationen, Position, Freizeitverhalten und Nebentätigkeiten sowie Wetter, Jahreszeit, gesetzliche Regelungen oder auch gesellschaftliche Normen.

 

All diese Ursachen gilt es so gut wie möglich zu erfassen und zu kategorisieren. Dies kann unter anderem mithilfe von Mitarbeiterbefragungen geschehen – etwa mit Tools zum betrieblichen Gesundheitsmanagement. Dadurch können beispielsweise das Interesse an gesundheitsfördernden Maßnahmen erhöht sowie die Gründe für individuelle Belastungen und Stress-Faktoren im Unternehmen ermittelt werden. Eine Vertrauensbasis zu den Mitarbeitenden ist für ehrliche und zielführende Antworten förderlich.

 

Achten Sie auf die Fehlzeitenquote in Ihrem BetriebZufriedene und motivierte Mitarbeitende können sich positiv auf die Fehlzeiten im Betrieb auswirken; Bild © Pexels.com

 

Maßnahmen für das Fehlzeitenmanagement

Die Maßnahmen für das Abwesenheitsmanagement sollten zu den Ursachen passen. So gilt es zum einen Maßnahmen für die betrieblichen und zum anderen für die außerbetrieblichen Gründe zu finden. Haben Sie die Kategorisierung durchgeführt, ist der nächste Schritt, die Arbeitsbedingungen zu überprüfen und ggf. zu verbessern.

 

Tipp 1: Schaffen Sie unterstützende Arbeitszeitmodelle

Ein kleiner Schritt mit einer großen Wirkung für das Fehlzeitenmanagement: Das Arbeitszeitmodell sollte bestmöglich zur Lebenssituation der Mitarbeitenden passen. Schaffen Sie Möglichkeiten zur Flexibilitätssteigerung – auch in Branchen, in denen z. B. nach Schichtplänen gearbeitet wird. Hier helfen Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung, um etwa die Wünsche der Fachkräfte bestmöglich in den Dienst- oder Schichtplan zu integrieren. Eine Software zur Arbeitszeiterfassung unterstützt außerdem dabei, die verschiedenen Arbeitszeitmodelle abzubilden. Homeoffice-Regelungen, Flexarbeit, Workations und weitere Ideen geben Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, die Arbeitszeiten freier zu gestalten.

 

Tipp 2: Gestalten Sie einen angenehmen Arbeitsplatz

Dieser Tipp ist sehr umfassend und kann sich zudem positiv auf außerbetriebliche Faktoren auswirken. Ist es etwa sehr heiß oder kalt - abhängig von der Jahreszeit – liegt es an dem Betrieb, eine angenehme Raumtemperatur zu schaffen, damit Mitarbeitende weder schwitzen noch frieren. Ebenfalls können betriebliche Ursachen für Fehlzeiten durch einen angenehmeren Arbeitsplatz verringert werden: Weniger Stress, ideal zusammengesetzte Teams, moderne Führungsstile, die Mitarbeitende einbeziehen, machen einen angenehmen Arbeitsplatz aus und wirken sich positiv auf das Fehlzeitenmanagement aus.

 

Tipp 3: Etablieren Sie ein betriebliches Gesundheitsmanagement

Ein betriebliches Gesundheitsmanagement umfasst strategische, ergonomische und auch organisatorische Maßnahmen zur Arbeitsplatzgestaltung. Das Ziel ist es, die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen bzw. zu fördern. Maßnahmen rund um die Arbeitsbedingungen, z. B. ein rauchfreier Betrieb oder ergonomische Büromöbel, Schritte zur Verbesserung der physischen Gesundheit, wie z. B. eine Grippeschutzimpfung, aber auch Regelungen und Handlungen zur Förderung der psychosozialen Gesundheit, etwa Teambuilding-Veranstaltungen, sind darunter zu fassen. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen sollten ebenfalls zum Konzept eines Unternehmens gehören, um individuelle Nuancen festzustellen.

 

Fehlzeitenmanagement digitalisieren

Unternehmen, die ihr Fehlzeitenmanagement digitalisieren, sparen Zeit und schaffen Transparenz. Auch geplante Abwesenheiten sollten Personalverantwortliche immer im Blick haben. Mithilfe von Workforce Management Lösungen können Betriebe Urlaubsanträge und das gesamte Antragswesen digitalisieren. Teilautomatisierte Workflows führen dazu, dass verantwortliche Personen sofort benachrichtigt werden, um Anträge zu genehmigen oder abzulehnen. Die Zeitkonten der Mitarbeitenden weisen die geplanten Abwesenheiten anschließend aus.

Aber auch Krankheitstage und -fälle lassen sich mit einer HR-Software übersichtlich darstellen. Fällt eine Person häufiger aus oder überschreitet die Fehlzeit einen vorher festgelegten Rahmen, können Vorgesetzte automatisch informiert werden, um Präventiv- und gesundheitsfördernde Maßnahmen einzuleiten. Gefährdungen lassen sich durch die Digitalisierung des Fehlzeitenmanagements schneller erkennen, verschiedene Eskalationsstufen helfen dabei, die Mitarbeitenden besser zu schützen.

 

Abwesenheiten mit Workforce Management überblicken

Ob Fehlzeitenquote oder andere HR-Kennzahlen: Mithilfe einer Workforce Management Software können Sie nicht nur Ihre Abwesenheiten besser überblicken, sondern sämtliche personalrelevanten Kennzahlen besser verstehen und auswerten. Nutzen Sie diese Potenziale und bringen Sie Ihren Betrieb einen Schritt weiter in Richtung New Work. Unsere IT-Expert*innen beraten Sie gerne unverbindlich.

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Schlagwörter
Zeiterfassungssystem hr Workforce Management Software Urlaubsplanung betriebliches Gesundheitsmanagement

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