Ein gelungenes Zeitmanagement ist ein wichtiger Faktor in der täglichen Arbeit. Denn nur, wenn wir unsere Zeit und Aufgaben richtig planen, resultiert das am Ende in gesteigerter Produktivität. Weltweit tendieren Menschen dazu, Aufgaben aufzuschieben oder priorisieren falsch. Das resultiert oftmals in mehr Anstrengung und viel unerledigter Arbeit.

Was ist eigentlich Fake Work?

Fake Work wird oftmals auch als Scheinarbeit bezeichnet. Damit ist Arbeit gemeint, die wir als wertvoll ansehen, jedoch steigert sie am Ende des Tages nicht die Produktivität. Sie nützt weder den Unternehmensstrategien noch den -zielen. Das Resultat ist, dass Zeit etwa mit unproduktiven Meetings, Bürokratie oder wenig zielführenden Workshops verschwendet wird.

Fake Work ist kein neues Phänomen

Brent D. Peterson und Gaylan W. Nielson befassten sich schon 2009 mit dem Faktor Fake Work und haben dazu einen Ratgeber verfasst. Sie ziehen hier eine klare Grenze zum Begriff ‚Real Work‘, den sie als zielführende und den Unternehmenszielen entsprechende Arbeit definieren. Diese Art von Arbeit sehen sie als essenziel an: Unternehmen gelinge es damit sowohl kurzfristig als auch langfristig Erfolge zu erzielen – es ist also das genaue Gegenteil von Fake Work. Der erste Schritt ist zu identifizieren, wie oft man den Tag mit folgenden Aufgaben füllt:

Telefonate, die zu keinem Ergebnis führen
E-Mails, die nicht relevant sind und keinen Mehrwert haben
Meetings, die ebenfalls zu keinem Ergebnis führen
Doppelte Verantwortungen, die dazu führen, dass eine Aufgabe zweimal erledigt wird
Multitasking, das ergebnislos bleibt und am Ende nur Mehrarbeit bedeutet
Fehler, die vermeidbar sind (z.B. durch bessere Planung oder Organisation)

Es steht außer Frage, dass diese Prozesse einen Großteil des Arbeitstags einnehmen können und auch anstrengend sind. Führungskräfte und Geschäftsleitung sehen diese Prozesse oftmals als normal an – somit geschieht auch nichts, um diese Zeitfresser im Arbeitsalltag zu eliminieren. Haben Sie sich dabei ertappt, dass Sie täglich oder zumindest mehrmals die Woche solche Aufgaben erledigen? Damit sind Sie nicht alleine: Diese Problematik lässt sich mit großer Wahrscheinlichkeit in den meisten Unternehmen finden und führt somit überall zu fehlender Produktivität.

Fake Work und die Folgen

Das Tückischste an der Scheinarbeit ist, dass sie sich wie echte produktive Arbeit anfühlt – jedoch bringt sie am Ende niemandem etwas. Zunächst gehen damit viele kostbare Arbeitsstunden am Tag verloren. Eliminiert man diese Zeitfresser, könnte ein völlig neues Level an Produktivität erreicht werden.

Gleichzeitig ist Fake Work ein enormer Kostenfaktor: Die Mitarbeiter, die den ganzen Tag mit schlecht geplanten Arbeitsabläufen verbringen, werden schließlich auch bezahlt – allerdings für ihr fachliches Know-how und nicht dafür, dass sie sich den ganzen Tag mit Bürokratie oder Mailfluten auseinandersetzen.

Eine weitere negative Folge ist, dass die Motivation der Fachkräfte dadurch sinkt. Diese sind nämlich frustriert und würden viel lieber produktiv sein, um zum Unternehmensziel beizutragen. Am Ende des Tages haben sie jedoch keine effektive Leistung erbracht, was die Motivation drosselt und im schlimmsten Fall sogar zu Selbstzweifel führen kann.

Produktiver durch gelungenes Zeitmanagement: so gelingt‘s

Der erste Weg zur Besserung beginnt beim Thema Scheinarbeit damit, diese zu identifizieren. In unserer Gesellschaft gibt es laut Peterson und Nielson die Tendenz, Fake Work entstehen zu lassen. Diese Tendenz setzt sich aus vielen verschiedenen Faktoren zusammen und führt laut den Autoren dazu, dass diese in Unternehmen zu unproduktiven Workflows historisch zusammenwachsen. Deswegen liege es an den Betrieben, ihre internen Strukturen immer wieder zu hinterfragen und zu bewerten, ob diese noch zeitgemäß und effektiv genug sind. Es gelte, sich immer wieder auf den Ursprung der Unternehmenskultur zu besinnen und gleichzeitig Abläufe kritisch zu hinterfragen. Sonst komme es mit der Zeit zu kritischen Fehlern, die sich in Routinen fest etablieren. Dabei seien Traditionen, Verhalten von Menschen in Führungspositionen, der eventuell zu einseitige Fokus auf die Konkurrenz und andere Faktoren genauso zu hinterfragen, wie die Routinen, die daran gekoppelt sind. Doch welche Schritte folgen, nachdem Fake Work im Unternehmen identifiziert wurde?

Unternehmensziele festhalten und kommunizieren

Bei der täglichen Arbeit sollte man hinterfragen, ob die Erfüllung dieser Aufgabe zur Erfüllung der Unternehmensziele beiträgt. Wenn dies nicht der Fall ist, sollte diese Aufgabe nicht priorisiert abgearbeitet werden – denn so entsteht Fake Work. Nur wenn die Aufgabe zielführend ist und merklich zum Soll-Zustand des Unternehmens beiträgt, ist sie die Zeit und Mühe der Fachkraft auch wirklich wert.

Konzentrationsfördernde Arbeitsumgebung schaffen

Unterbrechungen oder Ablenkungen halten vom konzentrierten Arbeiten ab. Ein Anruf, eine spontane Anfrage von einem Kollegen oder ein kurzfristiges Meeting: Hier gilt es vorher abzuschätzen, wie viel Zeit diese Aufgaben in Anspruch nehmen werden und ob sie es wert sind, priorisiert behandelt zu werden. Die Ersteller der Meetings sollten gleichzeitig hinterfragen, ob die dafür einbestellten Mitarbeiter wirklich alle notwendig sind, bzw. ob das Anliegen nicht auch kurz telefonisch geklärt werden kann.

Leistungen sichtbar machen & Zeitfresser streichen

Wer Leistungen und damit auch die fehlende Produktivität sichtbar macht, erschwert die Entstehung von Fake Work. Denn die Scheinarbeit lässt sich nur schwer sichtbar machen (z. B. in Stundenzetteln oder in der Projektzeiterfassung). Erstellen Sie eine To-Do-Liste für sich selbst und für Team-Mitglieder, die klare Wochenziele definiert. Damit jeder den Überblick behält, lohnt sich eine digitale Arbeitszeiterfassung mithilfe einer Zeiterfassungssoftware. Wenn Mitarbeiter häufig Überstunden machen, es jedoch keinen spürbaren Produktivitäts-Boost dadurch gibt, leidet das Team mit großer Wahrscheinlichkeit unter Fake Work. Eine Projektzeiterfassung hilft zudem dabei, die Arbeit an einzelnen Projekten minutengenau nachzuvollziehen. Das Projektmanagement sollte zum Priorisieren von Aufgaben und zur Transparenz über Fristen genutzt werden. Für den persönlichen Einsatz helfen auch einfache Methoden zum Zeitmanagement oder To-Do-Listen mit Teil- oder Tageszielen.

Aufgaben abgeben oder delegieren

Schließlich ist es auch wichtig, Aufgaben abzugeben. Man kann nicht immer alles selbst erledigen – denn die eigene Expertise ist vor allem im eigenen Fachbereich gefragt. Wenn Aufgaben reinkommen, die nichts mit dem eigentlichen Fachbereich zu tun haben, oder ein anderer Kollege dafür qualifizierter ist, sollte die Aufgabe abgegeben werden. Auch sollte man darauf achten, dass nicht zwei Leute die gleiche Aufgabe bearbeiten. Führungskräfte sind häufig noch anfälliger, sich mit Fake Work zu beschäftigen: Sie übernehmen operative Arbeit, die von Mitarbeitern mit der jeweiligen Fachkenntnis schneller erledigt werden könnte. Dadurch entfällt Zeit für das Projektmanagement im Team, sodass kein ganzheitlicher Überblick über die einzelnen Workloads der Teammitglieder entstehen kann. Fake Work sammelt sich jedoch auch dadurch, dass abteilungsfremde Aufgaben von außen reingebracht und nicht weitergereicht werden. Hier liegt es an der Führungskraft, klar zu kommunizieren, dass keine weiteren Aufgaben übernommen werden – insbesondere jene, die andere Teams gleichermaßen erledigen könnten.

Machen Sie Schluss mit Fake Work: Identifizieren Sie die Zeiten einzelner Projekte klar und die am Tag aufgebrachte Arbeitszeit deutlich. Die einzelnen Komponenten aus dem Bereich Workforce Management, wie Zeiterfassung und Projektzeiterfassung können der erste Schritt zu mehr Übersichtlichkeit sein. Lassen Sie sich umfassend von unseren IT-Experten beraten.

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