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Elektronische Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter


Jahrzehntelang war die Stempeluhr Zeichen der Industrialisierung und stand in enger Verbindung mit minutengenau durchgeplanten Dienst- und Schichtplänen. Anforderungen der Personaleinsatzplanung bestehen aber selbstverständlich auch heutzutage noch bzw. sind durch die Einführungen von Gleitzeit- und Home Office-Modellen noch gewachsen. Eine elektronische Zeiterfassung bietet hier die nötigen Möglichkeiten, um Arbeitszeiten für verschiedene Arbeitszeitmodelle und individuelle Anforderungen zu erfassen, zu verbuchen und zu überwachen.

Zudem ermöglicht eine digitale Arbeitszeitverwaltung das automatisierte Berücksichtigen von Gesetzen: Eine einheitliche Richtlinie bekam die Zeiterfassung durch das Arbeitszeitgesetz, welches den gesundheitlichen Zustand und die Sicherheit der Arbeitnehmer gewährleisten soll. Die Dokumentation der Arbeitszeit ist also Pflicht und mithilfe von elektronischen Zeiterfassungssystemen können Sie Ihr Unternehmen nicht nur rechtlich, sondern auch administrativ gut für die Zukunft aufstellen.

Systeme, Funktionen und Nutzen

Eine Zeiterfassung kann auf unterschiedliche Weise geschehen und die verfügbaren Systeme und Tools passen sich den jeweiligen Herausforderungen eines jeden Unternehmens an. Große Unternehmen nutzen meist terminalbasierte Lösungen, bei welchen sich die Mitarbeiter über eine Chipkarte oder einen Key-Fob an- und abmelden können. Vorteil hierbei ist, dass die Identmittel zur Zeiterfassung gleichzeitig auch für Zutrittskontrollen verwendet werden können. Weitere optionale Funktionen sind beispielsweise Buchungssysteme für Kantinen oder die Authentifizierung beim Druck von sensiblen Dokumenten.

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© Shutterstock.com / ID1974

Neben den stationären gibt es auch mobile Lösungen für Zeiterfassungssysteme. Basierend auf Programmen und Apps können so auch kleine und mittelständische Unternehmen Arbeitszeiten erfassen, ohne hohe Kosten für die Hardware zu haben.

Egal, welches System Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, die Vorteile sind vielfältig: Angefangen bei der automatischen und intuitiven Handhabung über die Möglichkeit, Arbeitszeitmodelle, Urlaubsanträge, Dienstreisen etc. direkt im System zu definieren bis hin zu integrierten Tools zur Auswertung und Schnittstellen zur Datenübertragung an Buchhaltungssoftware.

Zeiterfassung und Sicherheit

Während Systeme für kleine und mittelständische Unternehmen einen kleinen, aber sehr bedürfnisorientierten Funktionsumfang haben, bieten die Softwarelösungen für große Unternehmen weitere Module und Bausteine: Über die Identmittel bzw. eine PIN-Abfrage können neben der Zeitfassung auch Autorisierungsprozesse gesteuert werden. Die Zutrittskontrolle regelt wer, wann, welchen Bereich betreten kann, wohingegen die Zugangskontrolle Datenverarbeitungssysteme vor Unbefugten schützt. Eine Weitergabekontrolle unterbindet unbefugtes Lesen, Kopieren oder Entfernen von Daten und mit Hilfe einer Verfügbarkeitskontrolle können sensible Informationen vor Verlust und Zerstörung geschützt werden.

Die erhobenen und gespeicherten Daten müssen getrennt voneinander verarbeitet werden, unterliegen dem Arbeitsrecht und den Datenschutzbestimmungen – egal, ob auf Servern eines firmeneigenen Rechenzentrums oder in einer Cloud gespeichert wird.

Führen Sie eine professionelle Zeiterfassung ein und machen Sie Ihr Unternehmen transparenter und moderner. 

 

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