Elektronische Krankmeldung: Wichtige Entwicklung für den HR-Bereich

Das neue Zeitalter ist digital – das gilt auch immer mehr für das Gesundheitswesen. Die elektronische Krankmeldung bringt neuen Schwung in die digitale Dokumentenverarbeitung. Gleichzeitig stehen HR-Abteilungen vor Herausforderungen bei der Abrechnung und bei der Fehlzeitenerfassung.

• Was ist die elektronische Krankmeldung?
• Unterschied zur Krankschreibung
• eAU an Arbeitgebende übermitteln
• Warum ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wichtig?
• Was ändert sich durch die elektronische AU?
• Vereinfachte Prozesse mit der elektronischen Krankmeldung
• eAU und Fehlzeitenmanagement: Neuerungen für die Zeiterfassung
• Austausch Zeiterfassungssystem und GKV: 3 Schritte
• Fehlzeiten digital dokumentieren
• Digitale Transformation in Ihrem Unternehmen unterstützen

Die zunehmende Menge digitaler Dokumente ist praktisch: Viele Unterlagen können auf dem Smartphone abgespeichert oder an verschiedenen Standorten abgerufen werden. Auch das Einreichen diverser Unterlagen wird durch Apps und Software erleichtert. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen. Allerdings besteht in Deutschland noch digitaler Aufholbedarf, sodass die Unternehmen oftmals gar nicht die entsprechenden Lösungen zur Verarbeitung der digitalen Dokumente im Einsatz haben. Damit die elektronische Krankmeldung korrekt verarbeitet und dokumentiert wird, muss der Personalbereich einiges beachten.

Was ist die elektronische Krankmeldung?

Die elektronische Krankmeldung – offizielle Bezeichnung ist elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – erfolgt durch krankschreibende Ärzt*innen. Diese melden den Fall an die Krankenkasse, sodass Patient*innen die Versicherung nicht mehr selbst benachrichtigen müssen. Die zusätzliche Krankmeldung an Arbeitgebende erfolgt bis voraussichtlich Januar 2023 weiterhin durch die Arbeitnehmenden.

Unterschied zur Krankschreibung

Die Krankschreibung erfolgt nach Diagnose durch die behandelnden Ärzt*innen. Das heißt, diese kann als offizielle Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit verstanden werden. Sie wird anschließend als Nachweis bei Fehlzeiten aufgrund von Krankheit bei Arbeitgebenden und Krankenkasse genutzt – in Papierform oder elektronisch.

eAU an Arbeitgebende übermitteln

Für Januar 2023 ist geplant, dass die elektronische Krankmeldung auch digital an die Arbeitgebenden der Patient*innen übermittelt werden kann. Bis dahin erfolgt dies weiterhin durch einen Papierbeleg. Diesen können die krankgeschriebenen Personen ihren Unternehmen bzw. der Agentur für Arbeit vorlegen. Auf dieser Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist keine Diagnose hinterlegt. Ob und wann diese Krankmeldung den Arbeitgebenden vorgelegt werden muss, ist abhängig von den betrieblichen Vereinbarungen. Laut Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) ist festgeschrieben, dass sie spätestens am vierten Krankheitstag vorliegen soll; sie kann aber auch schon am ersten Tag eingefordert werden.

Warum ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wichtig?

Der Krankenschein ist für anstellende Organisationen aus Gründen der Lohnfortzahlung besonders wichtig: Denn im Krankheitsfall haben Mitarbeitende bis zu sechs Wochen lang ein Recht auf Fortzahlung ihres Lohns bzw. Gehalts. Fallen Mitarbeitende mit Unterbrechungen mehrfach aus und ist die zugrundeliegende Krankheit die gleiche, können die Krankheitstage aufsummiert werden. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung endet jedoch, sobald in Summe 42 Tage erreicht sind. All das ist genaustens im EntgFG geregelt. Doch es gibt auch Ausnahmen: Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht beispielsweise erneut, wenn mehr als sechs Monate zwischen zwei Krankmeldungen infolge der gleichen Erkrankung liegen. Erlischt der Anspruch aufgrund der Krankheitsdauer, springt die Krankenkasse der Mitarbeitenden mit dem Krankengeld ein. Für Unternehmen ist es daher von großer Relevanz, die Krankheitsperioden und -tage genau zu erfassen. Dies geschieht z. B. mithilfe einer Zeiterfassungssoftware.

Durch eine digitale Krankschreibung vereinfachen sich die Prozesse insbesondere für Patient*innen; © Unsplash.com

Was ändert sich durch die elektronische AU?

Sobald die geplante Änderung 2023 durchgeführt wurde, müssen Prozesse neu definiert werden. Die Vorlagepflicht für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt dann, sodass Arbeitnehmende diese nicht mehr bei Arbeitgebenden vorzeigen müssen. Dennoch besteht weiterhin die Verpflichtung zur (telefonischen) Krankmeldung beim Unternehmen. Durch die elektronische Übermittlung der Krankmeldung an die Krankenkasse durch behandelnde Ärtz*innen, liegen dort alle nötigen Daten vor. Das anstellende Unternehmen hat dann die Aufgabe, die Daten bei der Versicherung anzufragen bzw. für den nötigen Datenaustausch zu sorgen. Dieser Prozess kann angestoßen werden, sobald Mitarbeitende sich auf der Arbeit krankmelden. Informationen zu Beginn und Dauer der elektronischen AU bekommt die Personalabteilung danach von der Krankenkasse bzw. vom System der Entgeltabrechnung.

Vereinfachte Prozesse mit der elektronischen Krankmeldung

Das neue Verfahren zur elektronischen Krankmeldung hat für Patient*innen einige Vorteile, da die Prozesse vereinfacht werden. Betroffene müssen sich keine Sorgen mehr darüber machen, den Krankheitsfall rechtzeitig der Krankenversicherung zu melden. Allerdings müssen sie sich weiterhin beim Arbeitgebenden (telefonisch) krankmelden und über den Krankheitsfall informieren. Die Meldung an die Krankenkasse erfolgt automatisch durch die krankschreibenden Ärzt*innen. Dadurch wird zudem der vollständige Bestand der AU-Bescheinigungen bei den Krankenkassen sichergestellt. Unternehmen können die Informationen zur Arbeitsunfähigkeit anschließend bei der Krankenkasse anfordern. Mit dem Einsatz moderner Zeitwirtschaftssysteme besteht die Möglichkeit, die Informationen direkt auf Basis der im System hinterlegten Fehlzeit bei der Krankenkasse anzufordern. Eine fristgemäße Meldung ist somit in beiden Fällen sichergestellt und ein weiterer Schritt in Richtung digitales Gesundheits- und Personalwesen gemacht. Digitale Personal- und Krankenakte lassen sich auf diese Weise sicher verbinden.

eAU und Fehlzeitenmanagement: Neuerungen für die Zeiterfassung

Unternehmen müssen durch die neue elektronische Krankmeldung sicherstellen, dass die internen Prozesse zum Fehlzeitenmanagement ideal funktionieren. Denn durch den Anspruch auf Entgeltfortzahlung sind sie verpflichtet, Abwesenheiten genau zu dokumentieren – zudem gibt es die verpflichtende Arbeitszeiterfassung durch das EuGH-Urteil. So muss überprüft werden, wie die Kommunikation zwischen den Datenbanken zukünftig geschehen soll. Der Austausch der personenbezogenen Daten sollte sicher zwischen dem System zur Entgeltabrechnung, der Zeiterfassung und der Datenbank der Krankenversicherung erfolgen. Hier kommt intelligente Schnittstellentechnologie zur Anbindung des Abrechnungssystems an eine Zeiterfassungssoftware zum Einsatz. Zum einen können Unternehmen die eAU bei ihren Entgeltsystemen anfordern - anschließend werden die Daten in die Zeiterfassung übergeben. Zum anderen ist es möglich, die Daten direkt über das eingesetzte Zeiterfassungssystem beim Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung anzufragen.

Sozialversicherungs-Experte Markus Stier von Datakontext hat der Techniker Krankenkasse dazu umfassende Informationen zur Verfügung gestellt. Folgende Daten überträgt die Schnittstelle der Krankenkrasse:

• Wie heißt die betroffene Person?
• Wann beginnt und endet die Arbeitsunfähigkeit?
• Was ist das Datum der ärztlichen Krankschreibung?
• Handelt es sich um eine Erst- oder Folgemeldung?
• Liegt der Arbeitsunfähigkeit ein Arbeitsunfall oder ein sonstiger Unfall zugrunde?

Beispielhafter Prozess der elektronischen Krankmeldung über die Entgeltabrechnung; © GFOS mbH

Über einen möglichen Prozess für die Zeiterfassungssysteme der Unternehmen schildert der Experte folgende Option:

Meldet sich ein Arbeitnehmer bei seinem Vorgesetzten arbeitsunfähig, informiert dieser entweder die Entgeltabrechnung direkt darüber oder hinterlegt [diese] im Zeiterfassungssystem. Der Datensatz muss anschließend aus dem Zeiterfassungssystem in die Entgeltabrechnung übertragen werden, denn nur dort kann der Abruf der eAU erfolgen. Anschließend muss der Datensatz aus dem Entgeltabrechnungsprogramm an die Zeiterfassung zurückübertragen werden […].

Austausch Zeiterfassungssystem und GKV: 3 Schritte

Eine praktische Option ist es, die eAU direkt über das eingesetzte Zeitwirtschaftssystem beim Kommunikationsserver der Krankenkasse abzufragen. Dafür ist bei On-Premise-Lösungen eine Zertifizierung des einsetzenden Unternehmens nötig. Nutzen Organisationen eine Hosting-Lösung der Softwarehersteller für Zeiterfassung, ist es ausreichend, dass die Anbieter diese Zertifizierung vorweisen. Im Falle der direkten Abfrage über die Zeiterfassung kann der Vorgang wie folgt aussehen.

1. Krankschreibende Ärzt*innen übermitteln die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Krankenversicherung.
2. Die Mitarbeitenden teilen ihren Unternehmen mit, dass sie krankgeschrieben sind – es reicht die Krankmeldung per Telefon.
3. Die Unternehmen fragen die eAU fallbezogen über die zertifizierte Zeiterfassung beim Kommunikationsserver der GKV an. Dieser wiederum fragt über eine Datenannahmestelle die Daten bei der Krankenkasse an. Anschließend werden die Daten über die Annahmestelle zurück an den Kommunikationsserver gemeldet und die Zeiterfassung kann die Daten dort abrufen. Danach lassen sich die Informationen wie Beginn der AU, Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse direkt in der Zeiterfassungssoftware weiterverarbeiten und an das Entgeltsystem übergeben.

Für die Informationsanfrage zur eAU durch die Zeiterfassung spielt die Datensicherheit eine wichtige Rolle. Am Prozess sind verschiedene Instanzen beteiligt; © GFOS mbH

Fehlzeiten digital dokumentieren

Die Arbeitszeiterfassung bzw. die Dokumentation von Fehlzeiten sind für Organisationen enorm wichtig. Arbeitszeitgesetze sowie Überstundenregelungen werden dadurch bestmöglich eingehalten. Zudem können Unternehmen auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf diese Weise vereinfachen. Durch die Erfassung der An- und Abwesenheiten jeglicher Art haben sie die Option, Gründe für die Abwesenheiten zu erkennen. Mögliche Auffälligkeiten können erkannt, analysiert und Gegenmaßnahmen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements eingeleitet werden. Um die elektronische Krankmeldung bestmöglich in diesen Prozessen zu berücksichtigen, arbeiten Softwarehersteller für Zeiterfassung und Entgeltabrechnung gerade mit Hochdruck an intelligenten Lösungen unter Einsatz sicherer Schnittstellentechnologie. Auf diese Weise soll der Austausch zwischen den Systemen sichergestellt werden, sobald die elektronische AU offiziell in Deutschland eingeführt wurde.

Digitale Transformation in Ihrem Unternehmen unterstützen

Gehen Sie wichtige Schritte auf dem Weg zu einem digitalen Gesundheits- und Personalmanagement in Ihrem Unternehmen bereits jetzt. Die Workforce Management Software von GFOS unterstützt sämtliche Prozesse des Fehlzeitenmanagements, der Personalplanung oder der HR-Analyse. An einer sicheren und zertifizierten Anbindung der elektronischen Krankmeldung arbeiten unsere Software Expert*innen bereits. Lassen Sie sich gerne zu unseren Lösungen informieren und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.