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Bahn frei zum Digital Workplace: So gelingt die Einführung einer Workforce Management Software


Wer schon einmal ein neues System in bestehende Arbeitsstrukturen integriert hat weiß: Es gibt vieles zu beachten. Anforderungskatalog, Lastenheft, Wünsche und Termine müssen miteinander koordiniert werden. Doch nur mit der richtigen Abstimmung, kann die Einführung neuer Systeme auch gelingen.

Damit der digitale Arbeitsplatz Realität werden kann, müssen vorab einige Voraussetzungen erfüllt werden. Denn diese neue Form der Arbeit erfordert neue Denkweisen, die vor allem mit ihrer Vernetzung eine neue Art der Kooperation ermöglicht. Das heißt, dass es sich bei dem Prozess hin zum Digital Workplace um einen ganzheitlichen Unternehmenswandel handelt – dieser betrifft demnach sowohl die Mitarbeiter als auch die Umgebung, in der sich diese beim Arbeiten befinden.

Änderungen der Prozesse als Gemeinschaftsprojekt ansehen

Digitalisierung: Jeder will sie doch keiner weiß, wie man sie wirklich umsetzen kann. Eins der wohl am meisten genutzten Buzzwords des 21. Jahrhunderts wirft bei vielen noch immer ein großes Rätsel auf. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter gemeinsam am Punkt X abholen und über die kommenden Prozessänderungen informieren. Stellen Sie sich junge Mitarbeiter vor und jene, die bald in Rente gehen: Beide Altersgruppen sind mit digitalen Prozessen anders in Berührung gekommen. Die älteren wurden langsam an das Thema herangeführt, die jüngeren sind bereits damit aufgewachsen. Daher muss man eine übergreifende Akzeptanz für den digitalen Arbeitsplatz und die damit einhergehenden Prozesse schaffen. Informationsbroschüren, Betriebsversammlungen, Präsentationen etc. helfen dabei, alle auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Denn nur wenn Management und Mitarbeiter an einem Strang ziehen, kann das Projekt Digital Workplace auch umgesetzt werden.

digital-workplace-ermoeglichen Unsplash.com / Kostenlose Nutzung gewährt

Ziele klar definieren

Ohne ein klares Ziel scheitern Unternehmen oftmals schon auf dem Weg zum digitalen und vernetzten Arbeitsplatz. Dafür ist jedoch eine Menge Vorarbeit die Voraussetzung. Wie viele Mitarbeiter hat das Unternehmen? Was sind deren Aufgaben und wie sollen die Mitarbeiter mit der Workforce Management-Software in Zukunft umgehen? Lastenheften und Anforderungskataloge müssen penibel recherchiert werden, damit wirklich alle Prozesse abgebildet werden können. Vergisst man etwas, kann das später in der Umsetzung zu Unplanmäßigkeiten führen, die das Projekt weiter in die Länge ziehen. Arbeitsplätze, Büroflächen, Arbeitsbedingungen, interne Prozesse, Kommunikationsstrukturen und vieles weitere müssen Sie vorab detailliert analysieren. Anschließend müssen die definierten (Teil-)Ziele im ganzen Unternehmen bekannt gemacht werden, sodass alle über informiert sind.

Status Quo analysieren und Voraussetzungen schaffen

Angeschlossen daran findet sich die Bewertung der Ist-Situation im Unternehmen. Sind genug mobile Arbeitsplätze vorhanden? Bestehen die IT-Strukturen für einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Informationen? Sind die Verbindungen für die Transfers von vertraulichen Informationen sicher? Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Anforderungen wie Homeoffice oder der mobile Arbeitsplatz umgesetzt werden. Ebenfalls ist es von großer Bedeutung, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen. Denn wer Homeoffice und Co. ermöglicht, muss seinen Mitarbeitern vertrauen und eventuell auftretende Fehler tolerieren können. Das fördert gleichzeitig, dass Arbeitnehmer sich aktiv in neue Prozesse einbringen und neue Modelle ausprobieren. Wertschätzung, Mitbestimmung und Vertrauen fördern nachweislich die Motivation ihrer Mitarbeiter.

Worauf warten Sie noch? Der Digital Workplace kann auch bei Ihnen Einzug finden. Ob Zeiterfassung, automatisierte Personaleinsatzplanung oder Mitarbeiter-Service-Portale: Viele Prozesse lassen sich mit einer Workforce Management-Software heute digital darstellen und damit erheblich beschleunigen. Wichtig ist nur, dass alle Voraussetzungen zur Einführung einer solchen Software im Unternehmen geschaffen werden oder bereits existieren.

Wir beraten Sie gerne rund um das Thema. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin.

 

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