Planungsverantwortliche in Pflegeberufen tragen eine große Verantwortung: Patient*innen müssen ideal versorgt und die Wünsche sowie Kapazitäten der Fachkräfte bestmöglich berücksichtigt werden. Sie müssen Verfügbarkeiten, Urlaube, Krankheitsfälle und geplante Fehlzeiten der Fachkräfte sowie benötigte Qualifikationen koordinieren. Bei der ambulanten Pflege steigt die Komplexität um ein Vielfaches, weil hier auch Verfügbarkeiten der Patient*innen berücksichtigt werden müssen. Ebenso soll die gleichbleibende Qualität der Pflegeleistung erhalten bleiben. Idealerweise nimmt die Dienstplangestaltung in der Pflege Rücksicht auf das Privatleben und die Wünsche der Mitarbeitenden, damit Flexibilität auch in diesem Berufsbild möglich ist – eine wahre Planungs-Meisterleistung.
Was regelt der Dienstplan in der Pflege?
Ein Dienstplan für die Pflege regelt die Personaleinsatzplanung für eine Pflegeeinrichtung – das können Krankenhäuser, Seniorenresidenzen, ambulante Pflegedienste oder sonstige Institutionen sein. Der Einsatzplan soll sicherstellen, dass zu jeder Zeit, für jede pflegebedürftige Person eine qualifizierte Pflegekraft für einen geplanten bzw. gewünschten Zeitraum zur Verfügung steht.
Was muss ein Pflege-Dienstplan berücksichtigen?
Damit die Dienstplangestaltung für alle Beteiligten ideal ausfällt, müssen eine Reihe von Kriterien berücksichtigt werden. Das Planungsziel, genügend Fachkräfte für alle Patient*innen zu jeder Zeit zur Verfügung zu stellen, ist dabei führend. Dennoch gibt es etwa gesetzliche Vorgaben, betriebliche Ziele oder andere Regelungen, die Planungsverantwortliche zusätzlich berücksichtigen müssen. Folgende Kriterien sollten bei der Dienstplanerstellung in der Pflege einkalkuliert werden:
- Gesetzliche, betriebliche oder tarifliche Vorgaben: Das Wichtigste ist die Einhaltung sämtlicher gesetzlicher Vorgaben, wie etwa das Arbeitszeitgesetz, Bundesurlaubsgesetz, Mutterschutzgesetz oder Mindestlohngesetz. Ebenso sind die Vorgaben aus Tarifverträgen für Pflegeberufe einzuhalten – das heißt etwa, dass auch die Umkleidezeit zur vergütungspflichtigen Arbeitszeit gezählt wird, betrifft aber auch noch viele weitere Faktoren. Zuletzt ist auch betrieblichen Vorgaben bei der Dienstplangestaltung in der Pflege nachzukommen – das könnte etwa bedeuten, Überstunden bestenfalls zu vermeiden, um die Personalkosten möglichst gering zu halten.
- Mitarbeiterverträge und -wünsche: Auch aus den Verträgen der Fachkräfte ergeben sich Regularien, die Planungsverantwortliche bei der Erstellung des Dienstplans berücksichtigen müssen. Dazu gehört etwa das vereinbarte Arbeitszeitmodell oder der Einsatz in Bereitschaftsdiensten. Außerdem ist die Berücksichtigung der individuellen Lebenssituation der Mitarbeitenden von großer Bedeutung, da ein Dienstplan bei allen Fachkräften auf Akzeptanz stoßen sollte. Nur wenn alle Umstände bestmöglich berücksichtigt wurden, können Arbeitgebende davon ausgehen, dass die Fachkräfte ihren Job mit hoher Motivation ausführen. Daher ist etwa die faire Verteilung von Wochenend- und Feiertagsdiensten enorm wichtig.
- Raum für Planungsänderungen & Zugänglichkeit der Informationen: Ein wesentlicher Aspekt einer attraktiven Dienstplangestaltung in der Pflege ist zudem, dass Raum und Möglichkeiten für Planungsänderungen bestehen. Ein möglicher Ausfall von Fachkräften muss einfach zu kompensieren sein. Das heißt, dass bei der Erstellung des Dienstplans immer eine genaue Berechnung des Personalbedarfs erfolgen muss, die etwa auch Ersatzbedarfe oder Reservebedarfe einkalkuliert. Des Weiteren ist es wichtig, dass der Arbeitsplan allen Mitarbeitenden immer in aktueller Fassung zur Verfügung steht – das kann sowohl in digitaler oder in ausgedruckter Form erfolgen.
3 Gründe zur Optimierung der Dienstplangestaltung in der Pflege mit Software
Viele Pflegeinstitutionen benutzen zur Dienstplangestaltung weiterhin Dienst- oder Schichtplan Vorlagen, die sich etwa mit einem Tabellen-Programm wie Excel verwalten lassen. Heutzutage gibt es jedoch schon einfachere Methoden, wie etwa ein PEP Programm als Teil einer Workforce Management Lösung. Lesen Sie im Folgenden die drei Gründe, warum sich eine Software zur Dienstplanerstellung lohnt.
Dienstplangestaltung mit Software vereinfachen
Zunächst vereinfacht eine Software zur Personaleinsatzplanung und -bedarfsermittlung in der Pflege die Erstellung eines Dienstplans. Denn die Lösung ist unter anderem an eine Zeiterfassungssoftware gekoppelt und kann daher An- und Abwesenheiten sowie Verfügbarkeiten automatisch abgleichen. Darüber hinaus kalkuliert die Software sämtliche tarifliche, betriebliche und gesetzliche Vorschriften ein. Diese werden entweder beim Setup der Lösung durch den Anbieter hinterlegt oder können selbst durch das Unternehmen eingestellt werden. Auf diese Weise vereinfacht sich die Personalplanung um ein Vielfaches.
Engpässe mit Software zur Dienstplanerstellung vermeiden & Mitarbeitende motivieren
Dadurch, dass die Software kontinuierlich Bedarfe sowie Verfügbarkeiten abgleicht, haben Planungsverantwortliche weniger Aufwand. Das Planungsprogramm stellt sicher, dass jederzeit der Bedarf gedeckt wird und Personen mit entsprechenden Qualifikationen zur Verfügung stehen. Gleichermaßen prüft die Software aber auch, welche Wünsche die Pflegekräfte über Employee Self Services wie Schicht-Doodles oder Diensttauschbörsen hinterlegt haben. Solche Mitarbeiterportale fördern die Eigenverantwortung im Unternehmen und motivieren die Fachkräfte, sich an der Planung zu beteiligen. Außerdem lässt sich auf diese Weise sicherstellen, dass die Mitarbeitenden ihr Privat- und Berufsleben bestmöglich miteinander verbinden können.
Dienstplan überall verfügbar machen – immer aktuell
Nichts ist schlimmer als ein veralteter Aushang. Die Herausforderung bei der manuellen Dienstplanerstellung: Der ausgedruckte Plan ist überholt, sobald auch nur eine minimale Änderung vorgenommen wurde. Eine Software zur Dienstplangestaltung für die Pflege hat den Vorteil, dass alle Informationen digital zur Verfügung stehen. Das heißt, Pflegekräfte können den Plan etwa auf ihrem Smartphone oder am Tablet einsehen. Kommt es zu spontanen Ausfällen, haben Planungsverantwortliche ebenso die Möglichkeit, Änderungen kurzfristig am Tablet oder am Computer anzustoßen. Das spart Zeit und Aufwand.
Jetzt die Vorteile von Workforce Management nutzen
Haben Sie es satt, manuelle Arbeitspläne zu erstellen, welche die Dienstplangestaltung in der Pflege aufwändiger machen, als es sein muss? Dann lassen Sie sich jetzt unverbindlich von unseren IT-Expert*innen beraten und vereinbaren Sie einen Telefontermin. Wir zeigen Ihnen gerne, welche Möglichkeiten Softwarelösungen zur Personalplanung bieten und wie viel Gestaltungsraum vorhanden ist.
