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Dienstplan Vorlage oder lieber mobile Alternative?

Diverse Branchen arbeiten mithilfe eines Dienstplans. Diesen zu erstellen, ist eine Herausforderung, die unter Umständen viel Zeit einnehmen kann. Mithilfe einer Dienstplan Vorlage geht das einfacher – doch ist das eigentlich die ideale Lösung oder ist eine mobile Alternative eventuell praktikabler?

In verschiedenen Branchen ist eine Dienstplan Vorlage essenziell. So arbeitet etwa die Industrie, der Einzelhandel oder die Gastronomie nach einem bestimmten Dienstplan. Oftmals sind hier zudem Schichten aufgeführt, sodass das Personal gleichzeitig in Früh-, Spät- oder Nachtschichten eingeteilt werden muss. Im Krankenhaus oder in der Produktion vertrauen viele Planungsverantwortliche daher auf eine Vorlage zur Schichtplanung. So kann beispielsweise verfolgt werden, wer innerhalb einer bestimmten Woche oder eines bestimmten Monats schon wie viele Nachtschichten übernommen hat. Denn zulässige Höchstzeiten und ähnliches dürfen auf keinen Fall überschritten werden.

 

Eine Dienstplanvorlage kann auch auf Papier gestaltet werden.© Pexels.com

 

Dienstplan Vorlage ausreichend?

Ein Dienstplan ist ein Tool der Personaleinsatzplanung. Hiermit wird sichergestellt, dass das gewünschte und für die Aufgabe qualifizierte Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. So können Aufgaben fristgerecht erledigt werden.

Wer nicht zwischen verschiedenen Schichten unterscheiden muss, kann mit einer einfachen Dienstplan Vorlage – etwa im Word- oder PDF-Format – arbeiten. Denn kleine Belegschaften oder einzelne Abteilungen lassen sich mit einer solchen Lösung gut visualisieren, sodass der aktuelle Plan für die jeweilige Woche ausgedruckt oder digital versendet werden kann. Planungsverantwortliche können in der Woche davor zunächst die Verfügbarkeiten der jeweiligen Personen einholen, sodass jeder in der für sich idealen Zeit eingeplant werden kann. Dies ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, denn hier müssen die einzelnen Mitarbeiter fair eingeplant werden. Faire Personalplanung ermöglicht ein größeres Level der Motivation und damit auch eine stärkere Bindung zum Unternehmen.

 

Eine Dienstplan Vorlage zum Ausdrucken

Ob ein Dienstplan Muster für Sie die richtige Alternative ist, können Sie ganz einfach testen, indem Sie sich unsere PDF- oder Work-Vorlage ausdrucken:

 

Selbstverständlich gibt es auch digitale und mobile Alternativen. So hat mobile Software zur Arbeitszeiterfassung oftmals einen digitalen Dienstplaner integriert. Sie können unseren gfos.SmartTimeManager vier Wochen kostenlos testen.

 

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Digitaler Dienstplaner immer beliebter

Mit der digitalen Transformation kommen auch immer mehr Möglichkeiten für Planungsverantwortliche und HR-Abteilungen ins Spiel. Im Jahr 2020 wurde besonders deutlich, dass Mobilität, Flexibilität und Remote-Fähigkeit unbedingt notwendig sind, damit Unternehmen auch weiterhin effizient arbeiten können. Denn das Coronavirus machte es erforderlich, dass Betriebe von jetzt auf gleich auf Homeoffice umstellen oder Schicht- und Dienstpläne entzerren mussten.

Deshalb erfreuen sich digitale Dienstplaner-Tools einer regen Beliebtheit. Sie ermöglichen es, dass Planungsverantwortliche die Einteilung des Personals an einem PC oder Tablet vornehmen. Damit entfallen sowohl Zettelchaos als auch das Versenden von E-Mails. Die Planer erstellen einen Dienstplan mithilfe einer Software und speichern diesen anschließend. Die Mitarbeiter können den digitalen Plan anschließend auf diversen Endgeräten einsehen – ganz unabhängig von Zeit und Ort. Ebenfalls können Änderungswünsche auf dem mobilen Weg mitgeteilt werden, die der Planungsverantwortliche dann berücksichtigen kann – so werden auch spontane Änderungen des Dienstplans möglich.

 

Kombination mit Arbeitszeiterfassung und Urlaubsplanung

Das Praktische an der digitalen Personalplanung ist, dass verschiedene Bereiche miteinander vernetzt werden. Diese Tools bieten oftmals Lösungen zur mobilen Arbeitszeiterfassung oder Urlaubsplanung an. Damit werden diese HR-relevanten Daten alle in einem Mitarbeiterkonto hinterlegt. Das Programm erkennt bei der Planung automatisch, ob der Mitarbeiter Urlaub hat, krank ist oder eine andere Abwesenheit hinterlegt ist, wie etwa eine Weiterbildung. Somit werden diese Mitarbeiter gar nicht bei der Dienstplanerstellung berücksichtigt. Software zur Personalplanung innerhalb einer umfassenden Workforce Management Software wird oftmals in größeren Unternehmen ab 200 Mitarbeitern eingesetzt. Hier können auch automatische Planungsvorschläge abgerufen werden, die mithilfe einer Art Künstlichen Intelligenz berechnet werden. Das Programm berücksichtigt An- und Abwesenheiten, Höchstarbeitszeiten, tarifliche, gesetzliche und betriebliche Regelungen und sogar die Wünsche der Mitarbeiter. Der Dienstplan, der daraus resultiert, berücksichtigt also sämtliche Faktoren, die der Planungsverantwortliche sonst manuell einkalkulieren müsste.

 

Pausenabzug & Auswertungen

Ein weiterer Grund, warum mobile Dienstplaner immer beliebter werden, ist die Möglichkeit einer automatischen Pausenberechnung. Bei einer Planung mithilfe einer Dienstplan Vorlage müssen diese nämlich manuell kalkuliert werden. Die meisten digitalen Planungstools ziehen Pausen allerdings schon automatisch ab oder bieten Möglichkeiten zur Hinterlegung individueller Pausenregelungen. Ebenfalls können in den digitalen Planungstools Auswertungen exportiert werden, sodass Pausenzeiten, An- und Abwesenheiten sich in einer Excel-Datei auswerten lassen.

 

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Schlagwörter
Personaleinsatzplanung HR Workforce Management Software Online Dienstplanung

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