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Bewerbermanagement Software: vom Bewerbungseingang zum virtuellen Vorstellungsgespräch

2020 ist einiges virtueller und vernetzter geworden – auch der Bewerbungsprozess. Viele Unternehmen setzen daher nun auf eine Bewerbermanagement Software, um diesen Prozess digitaler und einfacher zu gestalten. Welche Voraussetzungen muss eine solche Software erfüllen?

Damit der digitale Wandel gelingt, sollten Unternehmen sich ebenfalls mit neuen Recruiting-Wegen auseinandersetzen. Ob Social Media Kanäle, Recruiting-Apps oder eine Software zum Bewerbungsmanagement: An diesen Möglichkeiten führt in Zukunft kein Weg mehr vorbei, um jüngere Generationen anzusprechen und die jungen Talente aktiv zu scouten. Das Leben wird immer schnelllebiger und Bewerber haben kein Interesse daran, den Prozess länger zu gestalten als nötig. Daher sollte auch das Versenden einer Bewerbung digital und am besten am Smartphone möglich sein, sodass der Prozess überall und zu jeder Zeit stattfinden kann. Responsive Inhalte, die sich der Größe des Endgeräts anpassen und überall aufrufbar sind, bilden dafür eine Voraussetzung. Denn wird ein Formular auf dem Smartphone falsch angezeigt, kann sich das Unternehmen bereits von dem eventuellen Interessenten verabschieden.

 

Was ist Bewerbungsmanagement?

Bewerbungsmanagement kann als das Verwalten von Bewerbungsunterlagen gesehen werden. Sowohl der Empfang, die Eingangsbestätigung, die Kandidatenbewertung als auch der Versand von Zusagen, Einladungen oder Absagen kann über ein Bewerbungsmanagement digitalisiert werden, um diese Prozesse schnell und sicher zu gestalten. Der Aufgabenbereich von Personalern wird somit unterstützt.

 

Wie funktioniert ein Bewerbungsportal?

Das Bewerbungsportal ist in der Regel in die Webseite eines Unternehmens eingebunden, um die offenen Stellen einfach abzubilden. Je nach Programmierung des Systems, können ebenfalls die Anzeigen durch die Software gestaltet oder sogar durch Multi-Channel-Marketing gestreut werden, inklusive anschließender Auswertungsmöglichkeiten – hier unterscheiden sich die Anbieter stark bei den einzelnen Funktionen. Bei der Wahl einer Software zum Bewerbungsmanagement sollte vorab eine Beratung stattfinden, die klärt, welche Anforderungen das System unbedingt erfüllen muss. Erst dann kann der Auswahlprozess beginnen.

 

Das muss eine Bewerbermanagement Software können

Einige Funktionen sind essenziell, damit das Bewerbungsmanagement einen Mehrwert für die Personalverantwortlichen sowie die Führungskräfte bringt. Werden diese Anforderungen nicht erfüllt, lässt sich damit nur bedingt Arbeitsaufwand einsparen. Wir liefern Ihnen einen Überblick, welche Funktionen ein Bewerbungsportal für Unternehmen unbedingt bieten sollte.

Überblick der Anforderungen an ein Bewerbungsportal© GFOS mbH

 

 

1. Stellenangebote übersichtlich darstellen

Zunächst müssen alle offenen Stellen übersichtlich dargestellt werden. Das bedeutet, dass sich Interessenten schnell in dem Bewerbungsportal zurechtfinden und die gewünschte Stelle auch angezeigt bekommen. Dafür können verschiedene Filterfunktionen zum Einsatz kommen – etwa nach Bereich (wie z. B. Personalwesen, Vertrieb oder Marketing), nach Standort, oder nach Aktualität der ausgeschriebenen Stelle. Des Weiteren ist eine Suche unbedingt notwendig, damit Bewerber etwa nach Stichworten suchen können, falls die Stelle in einer Stellenbörse oder an anderer Stelle vorab gefunden wurde. Gleichzeitig spielt die grafische Aufbereitung eine wichtige Rolle, damit die Candidate-Experience für den Interessenten angenehm ist. Das Bewerbungsportal sollte übersichtlich sein und sich das Corporate Design des Unternehmens anpassen lassen. Ein nettes Add-On ist die automatische Aufbereitung von Stellenangeboten in einem grafisch Ansprechenden Layout: So müssen nur die für den Job relevanten Daten durch die Personalverantwortlichen in das System eingepflegt werden – den Rest übernimmt das Portal selbst.

 

2. Eingehende Bewerbungen erfassen & verarbeiten

Nachdem Interessenten die gewünschte Stelle gefunden haben, geht es an die Einsendung. Hier muss die User-Experience stimmen, damit der Prozess schnell und angenehm vonstattengehen kann. Formulare sollten leicht verständlich sein und sich an unterschiedliche Bildschirmgrößen anpassen. Der Dateiupload sollte von jedem Gerät möglich sein – etwa für den Lebenslauf oder Zeugnisse. Auch hier sind verschiedene Add-Ons denkbar, wie etwa der Export der Unterlagen aus bestehenden Recruiting-Netzwerken (etwa Xing oder LinkedIn).

 

3. Bewerberdaten an Verantwortliche weiterleiten

Wichtig ist zudem, dass das Bewerbermanagement die Daten direkt an HR-Verantwortliche bzw. die Verantwortlichen aus dem Fachbereich sendet, damit diese sich zeitnah mit der Bewertung der Kandidaten auseinandersetzen können. Automatische E-Mails an die Verantwortlichen aus dem System mit den anhängenden Unterlagen sind daher essenziell. Das beschleunigt den Bewerbungsprozess um ein Vielfaches und die Candidate-Experience wird dadurch besser.

 

4. Automatische Bestätigungsmails, Zu- bzw. Absagen verschicken

Nachdem die Bewerbung eingesendet wurde, sollten Bewerber jederzeit die Möglichkeit haben, den aktuellen Status einzusehen oder die Bewerbung zu aktualisieren bzw. zurückzuziehen, etwa durch einen Login-Bereich im Bewerbungsportal. Auch das automatische Versenden von Eingangsbestätigungen und Absagen sollte unbedingt über das System erfolgen, damit niemand vergessen wird. Im besten Fall lässt sich das Bewerbermanagement an die Kalender der Personalverantwortlichen koppeln, um im Falle einer Einladung direkt offene Termine abgleichen zu können und Einladungen zum Gespräch somit über das System zu versenden.

 

5. Datenschutzrichtlinien einhalten

Ein letzter aber sehr wichtiger Punkt ist die Erfüllung der Datenschutzrichtlinien. Das eingesetzte Bewerbermanagement sollte unbedingt sämtliche Richtlinien zum Datenschutz einhalten. Das fängt etwa bei der verschlüsselten Übermittlung der eingesendeten Daten an, reicht über die sichere und DSGVO-konforme Speicherung der Daten bis hin zur Einhaltung sämtlicher Löschfristen der Unterlagen. Denn die übermittelten Daten dürfen nur für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden. Da es sich um personenbezogene Daten handelt, müssen Bewerber zudem die Möglichkeit zu haben, die Löschung dieser Informationen jederzeit anzufordern. Hier ist es ratsam sich einen Anbieter zu suchen, der sämtliche Anforderungen erfüllen kann und etwa ein ISO-27001-Zertifikat vorweisen kann.

 

Bewerbungsmanagement ins Workforce Management integrieren

Solange eine Software zum Bewerbermanagement die meisten dieser Anforderungen erfüllt, lässt sich der Bewerbungsprozess deutlich optimieren und die Candidate-Experience kann sich steigern. Das hat wiederum einen positiven Effekt auf das Employer Branding des Unternehmens. Ein weiterer Vorteil: Die im Bewerbungsportal hinterlegten Daten lassen sich weiterverarbeiten, wenn der Bewerber eingestellt wird. Diese können als Stammdaten in der Workforce Management Software genutzt werden und somit etwa in den Zeitkonten der Mitarbeiter genutzt oder im Qualifikationsmanagement verwendet werden. Dadurch lassen sich sämtliche Arbeiten rund um die Personalplanung im Betrieb beschleunigen und vereinfachen.

 

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Schlagwörter
Workforce Management Software Bewerbungsmanagement Bewerbungsprozess

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