Zeiterfassung ist in verschiedenen Staaten Pflicht.
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Arbeitszeiterfassung-Pflicht: Proaktiv handeln, so gehen Sie am besten vor

Im Mai 2019 wurde vom Europäischen Gerichtshof beschlossen, dass eine Arbeitszeiterfassung-Pflicht für Unternehmen eingeführt wird. Der EuGH definierte dabei jedoch nicht, wie die Mitgliedsstaaten diese Pflicht umzusetzen haben. Das Einzige was sicher ist: Die Zeiterfassung muss systematisch, objektiv und zugänglich erfolgen. Wer jetzt schon ein Zeiterfassungssystem einführt, ist auf der sicheren Seite.

 

Eine Frage, die sich die meisten Arbeitgebenden und Beschäftigten stellen:

Wann wird die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht?

Die Pflicht besteht schon seit Mai 2019, als der EuGH entschied, dass es die Zeiterfassungspflicht gibt – die Umsetzung, wie dies zu erfolgen hat, ist allerdings den EU-Mitgliedsstaaten überlassen. Deshalb warten sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte auf kommende Gesetzesänderungen. Erst dann kann sicher gesagt werden, auf welche Weise die Pflicht einzuhalten ist.

Dennoch stützen Arbeitsgerichte ihre Entscheidungen schon auf der vom EuGH beschlossenen Zeiterfassungspflicht. Das Arbeitsgericht Emden entschied im Februar 2020: Arbeitgeber haben sich schon an die verpflichtende Zeiterfassung zu halten. Das wegweisende Urteil macht deutlich, dass Arbeitgeber sich bereits jetzt um eine systematische Aufzeichnung kümmern sollten. Denn die Entscheidung des Gerichts weist darauf hin, dass eine richtig dokumentierte Übersicht über Stunden im Ernstfall ausschlaggebend sein könnte.

Die Zeiterfassungspflicht kann auch am Desktop erfolgen.Mit einer Software zur Stundenerfassung erfolgt die Einhaltung der Pflicht besonders einfach; Bild © Pexels.com

 

Entscheidungen bereits angelehnt an Arbeitszeiterfassung-Pflicht getroffen

Das Urteil verdeutlicht, dass Arbeitsgerichte oder andere Instanzen im Zweifel nicht auf die Festlegung neuer Gesetze der Europäischen Mitgliedsstaaten warten. Bisher waren Unternehmen von folgendem Szenario ausgegangen: Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung legte die verpflichtende Stundenerfassung fest, eine klare Vorgabe zur Umsetzung gibt es jedoch nicht. Allerdings ist die Entscheidung des EuGH für Gerichte führend - viele Firmen warten jedoch noch auf genaue Ausführungen durch die Gesetzgebenden.

 

Das Arbeitsgericht Emden entschied zugunsten eines Arbeitnehmenden. Dieser hatte mithilfe von eigenen Stundenzetteln seine Arbeitsstunden dokumentiert. Mit der Dokumentation machte er fest, dass Stunden nicht vom Arbeitgebenden ausgezahlt wurden. Der Betrieb versuchte dies mithilfe eines Bautagebuchs zu widerlegen. Dieses Bautagebuch war dem Arbeitsgericht jedoch nicht objektiv, verlässlich und zugänglich genug und wurde daher als unzureichender Beweis eingestuft. So gab das Gericht dem Mitarbeitenden Recht und stützte diese Entscheidung auf der verpflichtenden Zeiterfassung für Unternehmen. Sie muss dort also schon heute stattfinden, auch wenn die Europäischen Mitgliedsstaaten die Gesetzesentwürfe noch nicht überarbeitet haben.

 

Warum haben die Richter*innen sich für die verpflichtende Zeiterfassung entschieden?

Für das Zeiterfassungsurteil war die Arbeitszeitrichtlinie des EU-Parlaments sowie die Charta der Grundrechte Entscheidungsgrundlage. Die Urteilsverkündung bezog sich auf diese Stützpfeiler: Alle europäischen Arbeitnehmer*innen haben laut der Begründung den Anspruch darauf, dass sowohl Höchstarbeitszeiten als auch Ruhezeiten eingehalten werden. Eine systematische Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sei laut der Verkündung der einzige Weg und „[…] ein besonders wirksames Mittel, einfach zu objektiven und verlässlichen Daten über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu gelangen, und erleichtert dadurch sowohl den Arbeitnehmern den Nachweis einer Verkennung ihrer Rechte als auch den zuständigen Behörden und nationalen Gerichten die Kontrolle der tatsächlichen Beachtung dieser Rechte“.

Bisher ist nur die Erfassung von Überstunden verpflichtend. Ebenso gilt eine Dokumentationspflicht für die Stunden von Auszubildenden, Aushilfskräften, Jugendlichen, Mini-Jobber*innen sowie Arbeitnehmenden, die einen Mindestlohn verdienen. Bis die Pflicht auf andere Gruppen ausgeweitet wird, können Unternehmen jedoch heute schon von einer zuverlässigen Erfassung profitieren.

 

 

So sollte die Zeiterfassungspflicht umgesetzt werden.Der Gerichtshof entschied, dass die Zeiterfassungspflicht systematisch, objektiv und zugänglich zu erfolgen hat; Bild © GFOS mbH

 

Darum profitieren Unternehmen von der Zeiterfassungspflicht

Eine zuverlässige, objektive und zugängliche Stundenerfassung ist insbesondere für den Arbeitsschutz relevant – etwa bei der Einhaltung gesetzlicher Höchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten. Des Weiteren ist eine genaue Aufzeichnung aber auch für Lohn- und Vergütungsfragen ausschlaggebend, wie es der Fall in Emden war. Arbeitnehmende und -gebende profitieren also von einer sauberen und systematischen Dokumentation.

 

So können Betriebe die Arbeitszeiten zukünftig erfassen

Da Gesetzgeber noch keine Vorschläge zur „Systematik“ gemacht haben, können verschiedene Methoden zum Einsatz kommen. Eine digitale Zeiterfassung ist nicht verpflichtend, kann jedoch in vielen Aspekten hinsichtlich des Verwaltungsaufwands unterstützten.

  • Stundenzettel: Eine einfache Variante ist eine simple Stundenzettel Vorlage, mit der Arbeitskräfte ihre Zeiten dokumentieren. Das ist einfach und selbsterklärend. Die Herausforderung entsteht erst bei der Zusammenführung der individuellen Aufzeichnungen, da es dabei zu Verwaltungsaufwand kommt. Außerdem müssen die Zettel fristgerecht aufbewahrt und anschließend vernichtet werden, da es sich bei Zeiterfassungsdaten laut der DSGVO um personenbezogene Daten handelt.
  • Excel-Tabelle: Viele Firmen gehen direkt digital vor - sie nutzen Tabellenprogramme und Vorlagen zur Zeiterfassung für Excel, um die Arbeitszeiterfassung-Pflicht zu erfüllen. Doch auch hier gibt es Schwachstellen bei der anschließenden Zusammenführung und Auswertung der individuellen Zeitkonten. Außerdem dürfen die Tabellen aufgrund von Datenschutzvorgaben nur personenbezogen verarbeitet werden. Ab einer größeren Mitarbeiteranzahl kann das wenig praktikabel erscheinen.
  • Digitale Arbeitszeiterfassung für KMU: Viele kleine und mittelständische Unternehmen vertrauen bereits auf einheitliche und systematische digitale Lösungen. Diese sind beispielsweise in der Cloud gehostet und machen die Speicherung der Daten somit an jedem Ort und zu jeder Zeit möglich. Das macht die digitale Arbeitszeiterfassung somit attraktiv für sämtliche Branchen. Handwerker*innen können Zeiten unterwegs oder bei Kundenterminen erfassen. In der Gastronomie oder im Handel lassen sich unterschiedliche Schichten abbilden. Bürokräfte können Stunden sowohl im Betrieb als auch im Homeoffice eintragen. Oftmals überzeugen die Lösungen auch mit Zusatzfunktionen, wie einem digitalen Urlaubsplaner oder einer mobilen Dienstplanung.
  • Zeiterfassungssystem: Eine systematische Zeiterfassung ist spätestens ab einer bestimmten Betriebsgröße unerlässlich. Denn die verschiedenen Zeitkonten lassen sich nur mit großem Verwaltungsaufwand digitalisieren und abbilden. Ein Zeitwirtschaftssystem kann dagegen alle wichtigen Informationen automatisch speichern – am Terminal, im Web, mit einer App oder auf eine andere Art. Schnittstellen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder zum ERP-System sorgen zudem für eine reibungslose Integration in bestehende Softwarelandschaften. Wer weitere Funktionen aus dem Workforce Management benötigt, kann oftmals PEP-Programme zur Personalplanung, zur Personalbedarfsermittlung oder viele weitere Funktionen nutzen. Der Arbeitszeitnachweis und HR-Software gehen nämlich Hand in Hand.

  

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Mit Zeiterfassungssoftware den Verwaltungsaufwand minimieren

Eins ist sicher: Mit einer professionellen Zeiterfassungssoftware können Unternehmen den Verwaltungsaufwand deutlich minimieren. Von der stationären Zeiterfassung mithilfe von Terminals, wie sie insbesondere in größeren Betrieben zum Einsatz kommt, bis hin zur mobilen Arbeitszeiterfassung mithilfe einer App auf dem Smartphone: Jegliche Anforderungen können bereits von den unterschiedlichen Lösungen abgedeckt werden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Anbindung an weitere Bereiche aus dem Workforce Management, wie Employee Self Services, Personalplanung und mehr erfolgen dadurch deutlich einfacher. Gleichzeitig kommen Betriebe der systematischen, objektiven und zugänglichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach und befolgen somit die Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs.

Haben Sie bereits über die Einführung einer Software nachgedacht, um der Zeiterfassungspflicht nachzukommen? Gerne können Sie direkt einen unverbindlichen Rückruftermin mit unseren IT-Experten vereinbaren und sich ausführlich zu den unterschiedlichen Lösungen beraten lassen.

 

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Schlagwörter
Zeiterfassungssystem arbeitszeiterfassung eugh Zeiterfassungssoftware Zeiterfassungspflicht

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