Dass dezentrale Arbeit ein gewisses Maß an Vertrauen zu den Arbeitnehmern voraussetzt, ist bekannt. Betriebe müssen sich darauf verlassen können, dass die Arbeit zu Hause genauso gewissenhaft erledigt wird, wie am Unternehmensstandort. Die aktuelle Situation bezüglich des Coronavirus zwingt Arbeitgeber nämlich dazu, schnell Remote Work Szenarien zu realisieren und diese auch beizubehalten. Das Arbeiten von zu Hause bringt einige Vorteile mit sich, wie etwa erhöhte Konzentration oder Produktivität. Das haben verschiedene Studien und Umfragen bereits gezeigt. Auch ist es denkbar, dass sich zukünftig das 3-2-2-Modell bzw. hybride Arbeitsmodelle mit Homeoffice- und Präsenz-Anteilen etablieren.
Arbeitszeiterfassung im Homeoffice bietet Sicherheit
Gerade weil die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben in den heimischen vier Wänden stark verschwimmen, ist es wichtig, für eine korrekte und systematische Arbeitszeiterfassung zu sorgen. Der unter Umständen lange Arbeitsweg entfällt - die dadurch gewonnene Zeit sollte jedoch nicht eins-zu-eins in Überstunden umgewandelt werden. Viel mehr geht es darum, Transparenz zu schaffen, sodass sowohl Fachkräfte als auch Arbeitnehmer einen guten Überblick darüber haben, wie viel Arbeit wann geleistet wurde. Stundenzettel können dazu zwar genutzt werden, werden aber oftmals erst verzögert ausgefüllt. Eine mobile Zeiterfassungssoftware, die mit Kommen- und Gehen-Buchungen arbeitet, ist an dieser Stelle deutlich genauer. Der Deutsche Gewerkschaftsbund warnte in diesem Zusammenhang vor Lohndiebstahl: Die unbezahlten Überstunden, die bereits jährlich geleistet würden, dürften durch eine unzureichende Arbeitszeiterfassung im Homeoffice nicht noch weiter ansteigen, gab der DGB-Chef Hoffmann an. Unternehmen sind demnach angehalten - gerade im Hinblick auf das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung - eine systematische Lösung bereitzustellen.
Damit die nötige Transparenz in den eigenen vier Wänden entstehen kann, müssen also von den Unternehmen die Möglichkeiten dazu geboten werden. Die Fachkräfte haben schon einen großen Aufwand damit, den eigenen Wohnraum 'arbeitsfähig' zu gestalten. Durchschnittlich haben die Menschen in Deutschland 47 Quadratmeter Wohnraum zur Verfügung - das ist nicht viel, wenn man berücksichtigen muss, dass dort nun Privat- und Arbeitsleben, Homeschooling und vieles mehr miteinander verschwimmen.
Die Herausforderungen bei der Heimarbeit können im Hinblick auf das Zeitmanagement kompliziert werden. Die digitale Kommunikation ist zeitaufwändig – man kann den Kollegen eben nicht kurz ansprechen, sondern muss E-Mails schreiben oder telefonieren. Diese kleinen Aufgaben gehen ebenfalls von der täglichen Arbeitszeit ab. In kurzer Zeit verliert man dabei den Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden. Mittels einer systematischen und digitalen Arbeitszeiterfassung behalten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber den Überblick. Drei Gründe machen Arbeitszeiterfassung im Homeoffice wichtiger denn je:
1. Transparente Arbeitszeiterfassung
Der wichtigste Grund für eine Zeiterfassung im Homeoffice ist die Transparenz. Diese ist förderlich für Unternehmen und Mitarbeiter zugleich. Zwar ist es gut, wenn Betriebe den Mitarbeitern vertrauen, dennoch sollte Klarheit über die geleisteten Arbeitsstunden herrschen. So können Mitarbeiter beweisen, dass sie die Zeit im Homeoffice wirklich mit Arbeit verbracht haben und Arbeitnehmer können die erfassten Arbeitsstunden für interne Verwaltungsangelegenheiten wie z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung benutzen. Gleichzeitig lohnt sich die Aufteilung der Stunden auf verschiedene Projekte: Mithilfe eines Tools für Projektzeiterfassung kann digitale Übersichtlichkeit geschaffen werden, die bei der Rechnungsstellung für Kunden ein großer Mehrwert ist.
2. Pausen nicht vergessen
Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung machte eins ganz deutlich: Die Arbeitnehmer in den Europäischen Mitgliedsstaaten machen zu viele unbezahlte Überstunden. Pausen und Ruhephasen sind jedoch unerlässlich für das Wohlbefinden und die Gesundheit der Mitarbeiter. Eine Arbeitszeiterfassung im Homeoffice dient somit auch dazu, den Überblick über benötigte Pausen und Ruhephasen zu behalten – die Mittagspause sollte ebenso zu Hause stattfinden. Wenn man bis 23 Uhr am Rechner gesessen hat, sollte man nicht wieder direkt um 6 Uhr morgens seine Arbeit aufnehmen. Demnach ist eine Zeiterfassung im Rahmen von Remote Work wichtig, damit Unternehmen einen Nachweis über korrekte Pausen- und Ruhezeitregelungen erbringen können.
3. Homeoffice ist keine Freizeit
Dieser Punkt schließt an den vorherigen an. Zu Hause fühlt man sich wohl. Die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben verschwinden – insbesondere, wenn die Familie anwesend ist. Hier sollte man sichergehen, dass man einen ruhigen Ort zum Arbeiten hat, an dem man sich konzentrieren kann. Denn auch die Arbeit zu Hause ist und bleibt Arbeit. Eine systematische Zeiterfassung im Homeoffice unterstreicht das und macht durch die Erfassung der Arbeitsstunden deutlich, dass die gleichen Regeln wie im Betrieb gelten und das Arbeitszeitgesetz nach wie vor gilt. Dokumentationspflichten sind vom Arbeitgeber zu erbringen und sollten ebenso an Mitarbeiter kommuniziert werden.
Einfacher Einstieg in eine mobile und flexible Arbeitswelt
Mittels einer mobilen Arbeitszeiterfassung im Homeoffice haben Unternehmen eine Chance, mehr Agilität in den Arbeitsalltag zu integrieren. Die Auswirkungen rund um das Coronavirus machen deutlich, dass Mobilität und Remote Work längst überfällig waren und geeignete Systeme dafür genutzt werden müssen. Nur so behalten Unternehmen nachhaltig den Überblick und können Verwaltungsprozesse langfristig digitalisieren. Informieren Sie sich über Workforce Management Software und Zeiterfassung für größere Unternehmen.
