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Was muss eine App zur Arbeitszeiterfassung heute leisten?

Die Arbeitszeiterfassung per App ist praktisch: Schließlich ist das Smartphone unser ständiger Begleiter. Dadurch kann die Zeiterfassung überall und zu jeder Tageszeit erfolgen – gerade in Zeiten von flexibler Arbeitszeit- und Arbeitsortsgestaltung ist das wünschenswert. Allerdings sollten noch weitere Funktionen für zufriedene Nutzer verfügbar sein.

Die Erfassung der Arbeitszeiten ist spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs verpflichtend. Zwar gibt es bis dato keine Anpassungen des Arbeitszeitgesetzes, diese werden jedoch für den weiteren Verlauf des Jahres 2021 erwartet. Somit ist es nur eine Frage der Zeit, bis Unternehmen sich um ein entsprechendes System kümmern müssen. Viele Arbeitgeber erfassen die Arbeitszeiten der Fachkräfte noch immer mithilfe von Excel-Tabellen oder einer Stundenzettel Vorlage. Das ist nicht sonderlich praktikabel und gleichzeitig entsteht ab einer bestimmten Unternehmensgröße ein deutlicher Mehraufwand beim Abgleich dieser Listen sowie deren Digitalisierung. Mitunter sind diese Methoden der Stundenerfassung mit Umsetzung der Verpflichtungen, die aus dem EuGH-Urteil resultieren, bald nicht mehr zulässig. Die Arbeitszeiterfassung via App bietet an dieser Stelle vielversprechende Ausblicke.

 

Was macht eine App zur Arbeitszeiterfassung?

Bei der Arbeitszeiterfassung per App greift der Nutzer auf eine mobile Smartphone-Anwendung zurück. Mithilfe dieser Anwendung werden die täglichen Arbeitsstunden im gängigen Zeiterfassungssystem des Arbeitgebers verbucht und im individuellen Zeitkonto gespeichert. Die Apps punkten in erster Linie durch den mobilen und flexiblen Einsatz.

 

Das sollte man bei einer App zur Arbeitszeiterfassung beachten.

Die Zeiterfassung per App erfolgt mühelos mit wenigen Fingertipps, © GFOS mbH

 

Arbeitszeit tracken mit App: so geht’s

Zunächst muss sich das Unternehmen für eine einheitliche Anwendung entscheiden. Denn es nützt nichts, wenn alle Mitarbeiter ein unterschiedliches System benutzen. Das wäre zum einen kostspielig und zum anderen nicht systematisch genug: Denn laut dem EuGH-Urteil zur Zeiterfassung muss das eingesetzte System objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Setzt ein Unternehmen hingegen eine Zeitwirtschaft innerhalb einer Workforce Management Software mit angebundener Arbeitszeiterfassung per App ein, sind diese Anforderungen abgedeckt. Solche Lösungen werden oftmals von größeren Unternehmen eingesetzt. Aber auch kleinere Betriebe können sich auf Tools zur digitalen Zeiterfassung verlassen, die außerdem eine Anwendung für das Smartphone mitliefern. Hat man sich für eine Variante und einen Anbieter entschieden, geht es ganz einfach. Dann läuft die Arbeitszeiterfassung mithilfe von Apps so ab:

  1. Zeitwirtschaftssystem im Unternehmen einführen: Das gewählte System muss im Unternehmen ausgerollt und den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.
  2. Arbeitszeiterfassung App installieren: Sobald die Software unternehmensweit ausgerollt wurde und für alle Mitarbeiter ein entsprechendes Zeitkonto zur Verfügung steht, können darauf basierende Apps direkt genutzt werden. Dafür müssen die Fachkräfte die Zugangs- und Serverdaten in der Anwendung eintragen, damit das persönliche oder betriebliche Smartphone mit dem Arbeitszeitkonto verknüpft ist.
  3. Zeiten digital erfassen: Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, kann es direkt losgehen. Die Zeiten werden auf den entsprechenden Servern des Anbieters in der Cloud oder On Premise am Unternehmensstandort gespeichert. Alle weiteren Prozesse, wie z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die an die Zeitkonten gekoppelt sind, nehmen weiter ihren Lauf.

 

App zur Arbeitszeiterfassung für Android und iPhone

Bei der Wahl eines Anbieters ist es für Betriebe außerdem wichtig, dass die Anwendung für die gängigen Betriebssysteme ausgelegt ist. Auf dem PC und Mac helfen beispielsweise Logins in eine browserbasierte Webanwendung bei der Stundenerfassung. Auf dem Smartphone funktionieren diese Logins zwar oftmals auch, jedoch sind Nutzer an den Einsatz von Apps gewöhnt. Daher ist es empfehlenswert einen Anbieter auszuwählen, der die Zeiterfassung via App auf dem iPhone und auf Android Smartphones ermöglicht.

 

Praktische iOS und Android Features für die Zeiterfassung

Die Anwendungen für Android und iPhone liefern oftmals einen reduzierten Funktionsumfang, der sich auf das Wichtigste beschränkt. Denn die Lösungen bieten häufig viel mehr als eine reine App zur Arbeitszeiterfassung. So können mit den eingesetzten Systemen zum Teil auch Urlaubsanträge und andere Antragsangelegenheiten digital abgewickelt werden. Oftmals bieten die Anbieter auch eine Möglichkeit, die Dienstplanung digital durchzuführen und die Mitarbeiter somit jederzeit über die geplanten Dienste zu informieren – auch wenn es zu spontanen Planabweichungen kommt. Folgende Features sind für die Arbeitszeiterfassung per App auf dem Android Smartphone oder iPhone wichtig:

  • Praktische Stundenzettel App zur mobilen Erfassung der Arbeitszeiten
  • Urlaubsplaner in der App, um Anträge digital und ohne Zettelchaos einzureichen
  • Kalenderübersicht über Abwesenheiten oder geplante Dienste
  • Synchronisation der Daten mit den individuellen Zeitkonten der Mitarbeiter
  • Push-Benachrichtigungen, wenn es Neuigkeiten gibt

 

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Wie sicher sind Apps zur Arbeitszeiterfassung?

Die Datensicherheit bei der eingesetzten Software ist eng mit den Datenschutzstandards der Anbieter verknüpft. Viele Anbieter haben einen zentralen Nachteil: Sie speichern die Nutzerdaten im Ausland, wodurch Bedenken beim Datenschutz entstehen können. Es gibt jedoch auch Anbieter, die mit in Deutschland gelegenen Rechenzentren arbeiten und somit den Standards der DSGVO unterliegen. Die GFOS bietet mit der gfos.SmartTimeManager App eine Lösung, die sich durch sichere Datenspeicherung in Deutschland an alle gängigen Standards hält. Zudem ist die GFOS ISO 27001 zertifiziert und befolgt somit sämtliche Richtlinien bezüglich ISMS (Information Security Management System). Diese Richtlinien dienen dazu, die Informationssicherheit an TÜV-zertifizierten Standards auszurichten. Entscheidet man sich für eine App zur Arbeitszeiterfassung, bei der sich der Anbieter an DSGVO- und ISMS-Richtlinien hält, können die Nutzer davon ausgehen, dass größte Sicherheitsvorkehrungen beim Thema Datenschutz und IT-Sicherheit getroffen werden.

  

Unternehmen durch Stundenerfassung via App und andere Tools digitalisieren

Damit der Weg in Richtung digitale Transformation im Betrieb ohne große Herausforderungen verläuft, sollte vorher eine genaue Bedarfsanalyse erstellt werden. Wird wirklich nur eine reine App zur Arbeitszeiterfassung benötigt? Wird wirklich nur eine reine App zur Arbeitszeiterfassung oder zusätzlich eine digitale Projektzeiterfassung benötigt? Wie viele Mitarbeiter sollen die Anwendung nutzen? Ab einer bestimmten Unternehmensgröße – etwa ab 100 Mitarbeitern – eignen sich bereits umfassende Lösungen aus dem Workforce Management, die modular aufgebaut sind und sich bis ins Detail individualisieren lassen. Für kleine und mittelständische Unternehmen reichen Lösungen zur mobilen Arbeitszeiterfassung, die etwa Zusatzfunktionen wie ein Tool zur Projektzeiterfassung und einen sicheren Messenger bieten. Wenn zudem Auswertungsmöglichkeiten oder Export-Funktionen zur Verfügung stehen, kann die Software auch an die Lohn- und Gehaltsabrechnung angebunden werden. Damit sind meistens schon die wichtigsten Voraussetzungen erfüllt.

 

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Schlagwörter
Kleine und mittelständische Unternehmen antragswesen Mobile Arbeitszeiterfassung arbeitszeiterfassung app

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