Stellenanzeige durchgelesen, Bewerbung geschrieben, erfolgreich die Interviews und das Onboarding absolviert und dann wird festgestellt: Der Job erfüllt gar nicht, was in der Anzeige angepriesen wurde. Das führt zu Ärgernis bei den neuen Mitarbeitenden und kann in einem schlechten Arbeitsklima resultieren. Demnach ist dieses Ergebnis ebenfalls unerfreulich für Führungskräfte und Management, die viele Hebel in Bewegung setzen, um eine zufriedenstellenden Candidate Journey anzubieten. Wichtig ist daher, dass sowohl Aufgaben, Zuständigkeiten als auch sämtliche Fragen zu Arbeitszeiten vorher geklärt werden. Angaben zur Arbeitszeit waren im Arbeitsvertrag bisher nur durch eine kurze Beschreibung vorgesehen. Das änderte sich mit dem 1. August 2022: Seitdem muss der Vertrag laut Nachweisgesetz mehr Informationen beinhalten.
Was regelt das Nachweisgesetz?
Im Nachweisgesetz (NachwG) werden die wesentlichen Rahmenbedingungen für einen Arbeitsvertrag festgehalten. Es legt auch fest, dass ein schriftliches Exemplar an beide Parteien (Arbeitgebende und -nehmende) in unterschriebener Form auszuhändigen ist. In Deutschland ist die elektronische Form nicht ausreichend. Benötigte Informationen für den Vertrag werden durch das Gesetz festgehalten.
Welche Regelungen galten bisher im Arbeitsvertrag?
Das Nachweisgesetz hat bereits verschiedene Angaben reguliert, die über das Arbeitsverhältnis festzuhalten sind. Darunter gehören laut §2 NachwG die folgenden Punkte:
- Name und Anschrift beider Parteien
- Beginn und Dauer der Tätigkeit
- Beschreibung und Bezeichnung des Jobs
- Angaben zur Arbeitszeit
- Regelungen und Zusammensetzung des Entgelts
- Kündigungsfristen
- Arbeitsort
- Jährlicher Urlaubsanspruch
- Informationen zur Kündigungsfrist
- Hinweise zu Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen
Auch war schon vermerkt, dass die elektronische Form des Vertrags nicht zulässig ist. Ferner regelte es verschiedene Aspekte zu Praktikantentätigkeiten oder Tätigkeiten, die aus dem Ausland ausgeübt werden. Zum 1. August 2022 änderten sich die Angaben zur Arbeitszeit im Arbeitsvertrag durch zu ergänzende Informationen, sodass dazu nun mehr Informationen in das Schreiben aufgenommen werden müssen.
Neuerungen zum Arbeitsvertrag und zur Arbeitszeit
Arbeitgebende müssen im Vertrag das Arbeitszeitsystem darstellen. Dazu gehören auch Angaben zu Pausenzeiten und Überstunden sowie die einzuhaltenden Vorgaben aus dem Arbeitszeitgesetz (z. B. einzuhaltende Ruhezeiten und die Pausenregelung). Ebenfalls müssen mehr Informationen zum Arbeitsentgelt aufgeführt werden, welches in vielen Berufsgruppen direkt an die erbrachte Arbeitszeit gekoppelt ist. Hier müssen nun ebenfalls die Fälligkeit, die Auszahlungsform sowie die Zusammensetzung und Höhe des Entgelts aufgeführt werden.
Arbeitsvertrag und Überstunden
Die Neuerungen durch das Nachweisgesetz beinhalten ebenfalls Ergänzungen zu den Überstunden. Die Informationen dazu müssen aufschlüsseln, unter welcher Voraussetzung Überstunden angeordnet werden dürfen und in welcher Höhe sie vergütet werden. Das beinhaltet auch Angaben zu Prämien, Zulagen oder andere Sonderzahlungen. Diese sind getrennt anzugeben. Viele Fachkräfte nutzten bis dato Überstundenrechner, um zu ermitteln, in welcher Höhe die Mehrarbeit vergütet wird.
Muss Schichtarbeit im Arbeitsvertrag stehen?
Mit den Neuerungen bezüglich Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag muss auch Schichtarbeit im Vertrag näher definiert werden. Das heißt, dass sowohl die Vereinbarung darüber aufgeführt, das Schichtsystem beschrieben und der Schichtrhythmus aufgeschlüsselt werden müssen. Ebenfalls sollten die Informationen die Voraussetzungen für etwaige Änderungen der Schichten wiedergeben.
Weitere Änderungen durch das Nachweisgesetz
Das NachwG sieht neben den Anpassungen zur Arbeitszeit auch noch weitere Ergänzungen im Arbeitsvertrag vor. Darunter fallen folgende Punkte:
- Dauer der Probezeit
- Zusammensetzung und Höhe des Entgelts inklusive aller Bestandteile (siehe oben zu Überstunden, Prämien und Zuschlägen)
- Enddatum des Arbeitsverhältnisses
- Etwaige Ansprüche auf Fortbildung, die durch die Organisation bereitgestellt wird
- Hinweise zur freien Wahl des Arbeitsortes (z. B. Homeoffice, Flexarbeit oder Full-Remote-Stellen)
- Angaben zur vorübergehenden Arbeit aus dem Ausland (von mindestens vier Wochen)
- Informationen zur Arbeit auf Abruf
- Informationen zur Kündigung, Kündigungsfristen und zur Kündigungsschutzklage
- Angaben zum Träger der betrieblichen Altersversorgung
Änderungen für neue und alte Arbeitsverträge
Die Anpassungen der Arbeitsverträge betrifft nicht nur Neueinstellungen. Mitarbeitende mit bereits bestehenden Verträgen haben die Möglichkeit und das Recht, die erforderlichen Angaben beim Arbeitgebenden anzufordern. Besonders Fachkräfte, die häufig Überstunden machen oder in Schichtarbeit beschäftigt sind, können von mehr Transparenz bezüglich der Informationen zur Arbeitszeit im Arbeitsvertrag profitieren.
Arbeitszeiten und vieles mehr im Blick behalten
Die gesteigerte Transparenz entsteht jedoch nicht nur für Fachkräfte: Auch Führungskräfte und das Management können sich den Überblick zunutze machen und so verschiedene HR-Analysen – beispielsweise im Rahmen eines HR-Audits – durchführen. Eine Workforce Management Lösung bietet viele Vorteile und Ansatzpunkte, die sich zur Steigerung der Gesamttransparenz in der Organisation nutzen lassen und die Änderungen im Arbeitsvertrag zur Arbeitszeit auch im Arbeitsalltag leicht abbilden.
- Zeiterfassungssoftware: Sowohl Arbeitszeitmodelle, Pausen- und Ruhezeiten sowie Schichtarbeit und Überstunden können mit einer Zeitwirtschaft erfasst werden. Fach- und Führungskräfte profitieren von jederzeit einsehbaren Zeitkonten, Salden, Urlaubskonten und diversen Auswertungsmöglichkeiten. Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz kann die Software sogar einen ausgewählten Personenkreis alarmieren.
- Leistungs- und Prämienlohn abrechnen: Gekoppelt an Zeitwirtschaftssysteme sind oftmals Möglichkeiten, um Sonderzahlungen abzurechnen. Verschiedene Schnittstellen zu gängigen Payroll-Anbietern bilden eine Grundlage dafür. Besonders in Produktionsbetrieben kommen solche Lohnmodelle zum Einsatz. Durch eine Software entstehen Möglichkeiten zur Echtzeitkontrolle, zur direkten Auswertung an Erfassungsterminals, zur Motivationssteigerung und vieles mehr.
- Schichtarbeit umsetzen mit Personaleinsatzplanung: Ob kleinteilige Fertigungsprozesse, Kundenzufriedenheit im Handel oder ideale Versorgung von Patient*innen im Gesundheitswesen – viele Branchen sind auf Schichtarbeit angewiesen. Die zufriedenstellende und faire Planung ist jedoch eine Meisterleistung für Planungsverantwortliche. Eine Software zur Personaleinsatzplanung setzt hier an und gleicht Bedarfe, Skills, Verfügbarkeiten, Wünsche, Forecast und viele weitere HR-KPIs miteinander ab, um den idealen Schichtplan zu erstellen. Dieser wird digital an die Mitarbeitenden gesendet und kann bei spontanen Änderungen auch schnell aktualisiert werden.
Nutzen Sie die Chance: Das Nachweisgesetz macht viele Informationen im Arbeitsvertrag zu Arbeitszeiten und Co. verpflichtend. Zeit, die Unternehmensprozesse zu prüfen und ggf. zu digitalisieren. Unsere Workforce Management Expert*innen beraten Sie gerne individuell. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Rückruf.
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