Zugangskontrolle & Datenschutz: Wichtige Maßnahmen erläutert

Die unsichtbare Bedrohung lauert für Unternehmen in den Tiefen der digitalen Welt: Datenlecks und Datenschutzverletzungen. Zugangskontrolle und Datenschutz sind daher essenziell für Organisationen jeder Art und Größe. Wie können Beschäftigte und Daten bestmöglich geschützt werden? Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre sensiblen Daten abschirmen und Mitarbeitende mit einem Sicherheits- und Berechtigungskonzept schützen können.

Was ist Zugangskontrolle?

Die Zugangskontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil der Datenschutzstrategie von Unternehmen und bezieht sich auf die Kontrolle und Verwaltung des Zugriffs auf sensible Daten. Eine Implementierung geeigneter Mechanismen, wie Authentifizierung und Autorisierung, stellt sicher, dass nur berechtigte Personen auf geschützte Informationen zugreifen können. Daher spielt Zugangskontrolle eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten.

Zugangskontrolle und Zutrittskontrolle: Was ist der Unterschied?

Die Zugangskontrolle und Zutrittskontrolle sind zwei unterschiedliche Konzepte, die eng miteinander verbunden sind. Die Zugangskontrolle bezieht sich auf den Schutz des digitalen Zugriffs auf Daten und die Zutrittskontrolle konzentriert sich auf physische Zugänge zu Gebäuden oder Räumen. Beide Aspekte sind jedoch wichtig, um den Datenschutz im Unternehmen zu gewährleisten. Im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bedeutet dies, dass Arbeitgebende nicht nur den elektronischen Zugriff auf Daten kontrollieren müssen, sondern auch physische Sicherheitsmaßnahmen implementieren sollten, um unbefugten Zutritt zu Räumlichkeiten mit sensiblen Informationen zu verhindern. Eine umfassende Sicherheitsstrategie, die Security Software nutzt, um Unternehmensräume sicherer zu gestalten, berücksichtigt sowohl Zugangs- als auch Zutrittskontrolle.

Des Weiteren gibt es die Zugriffskontrolle: Diese bezieht sich auf die Kontrolle und Verwaltung der Berechtigungen und Rechte eines Benutzers / einer Benutzerin, um bestimmte Aktionen oder Funktionen auszuführen. Sie umfasst die Benutzerautorisierung, die Vergabe von Zugriffsrechten für bestimmte Daten oder Systeme und die Überwachung von Aktivitäten. Die Zugriffskontrolle spielt somit eine zentrale Rolle im Rahmen der Zugangskontrolle und beim Datenschutz.

Datenschutz und Zugangskontrolle gehören zusammen, um die Sicherheit im Unternehmen aufrecht zu halten; © Pixabay.com

Welchen Einfluss hat die DSGVO auf die Zugangskontrolle?

Die DSGVO hat einen erheblichen Einfluss auf die Zugangskontrolle und legt strenge Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten fest. Artikel 32 der DSGVO betont die Notwendigkeit angemessener Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich der Zugangskontrolle, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten. Zugangskontrolle und Datenschutz gehen somit Hand in Hand: Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugangs- und Zugriffsrechte zu personenbezogenen Daten haben. Zusätzlich sollte der Zugriff auf das erforderliche Minimum beschränkt sein.

In Artikel 25 der DSGVO wird das Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen beschrieben. Auch dieser Artikel betont die Bedeutung der Zugangskontrolle beim Datenschutz. Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementieren, um den Zugriff auf personenbezogene Daten zu steuern und zu begrenzen. Diese Maßnahmen beziehen sich auf die Verwendung von Zugriffskontrollen, Authentifizierungsmechanismen und Audit-Logs; damit können unbefugte Zugriffe verhindert und die Nachverfolgbarkeit von Datenzugriffen sichergestellt werden.

Zusätzlich sind Unternehmen verpflichtet, regelmäßige Überprüfungen und Evaluierungen der Zugangskontrollmechanismen durchzuführen. Artikel 35 der DSGVO verlangt eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), die auch die Zugangskontrolle umfasst. Organisationen müssen nachweisen können, dass sie angemessene Maßnahmen ergriffen haben, um die Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.

Damit die Anforderungen von Zugangskontrolle und DSGVO bestmöglich aufeinander abgestimmt sind, ist es wichtig, dass sich Unternehmen und auch Bereiche kritischer Infrastrukturen mit den Richtlinien, Verfahren und Möglichkeiten zur technischen Umsetzung auseinandersetzen. Zugriffsberechtigungen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Das bedeutet wiederum, dass neue Mitarbeitende von Anfang an geschult werden müssen und auch langjährige Beschäftigte immer wieder über die Relevanz der Datenschutzrichtlinien informiert werden müssen. Eine Software für Zugangs- und Zutrittskontrolle kann mit ihrem umfangreichen Rollen- und Berechtigungskonzept zur Sicherheit beitragen.

Die vier goldenen Regeln zur Gewährleistung des Datenschutzes

Der Schutz personenbezogener Daten umfasst eine Vielzahl von Kontrollen und Verfahren, die in vier Hauptkategorien zusammengefasst werden können: Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit sowie Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung. Nachfolgend erläutern wir diese einzelnen Aspekte der Datenschutzmaßnahmen.

Damit die Sicherheit im Unternehmen gewährleistet ist, stehen diese Regeln beim Datenschutz im Fokus; © GFOS mbH

1. Vertraulichkeit

• Zutrittskontrolle: Unbefugte Personen dürfen keinen Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen haben, mit denen personenbezogene Daten gespeichert, verarbeitet oder genutzt werden.
• Zugangskontrolle: Datenverarbeitungssysteme dürfen von unbefugten Personen nicht genutzt werden.
• Zugriffskontrolle: Befugte Personen dürfen ausschließlich auf Daten zugreifen können, für die sie eine Zugriffsberechtigung haben. Daten dürfen hierbei nicht unbefugt gelesen, verändert, kopiert oder gelöscht werden.
• Trennungskontrolle: Personenbezogene Daten, die für unterschiedliche Zwecke erhoben und gespeichert wurden, müssen getrennt voneinander bearbeitet werden können.
• Pseudonymisierung: Personenbezogene Daten müssen verschlüsselt und pseudonymisiert gespeichert werden, sodass ein direkter Personenbezug nur in rechtlich berechtigten Ausnahmefällen hergestellt werden kann.

2. Integrität

• Weitergabekontrolle: Personenbezogene Daten dürfen während der elektronischen Übermittlung oder eines sonstigen Transportes nicht unbefugt gelesen, verändert, kopiert oder gelöscht werden. Es muss überprüfbar sein, wann, wo und durch wen die Datenübertragung stattgefunden hat.
• Eingabekontrolle: Es muss überprüfbar sein, wann und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt wurden.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Verfügbarkeitskontrolle: Personenbezogene Daten müssen jederzeit gegen zufällige sowie mutwillige Zerstörung und gegen Verlust geschützt sein.
• Rasche Wiederherstellbarkeit: Es muss gewährleistet sein, dass eingesetzte Datenverarbeitungssysteme in Störungsfällen wiederhergestellt werden können.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

• Datenschutz-Management: Die Grundsätze zum Datenschutz müssen dokumentiert und Mitarbeitende regelmäßig geschult werden. Es muss eine Verpflichtung zur Daten- und Fernmeldegeheimhaltung bestehen.
• Störungsfallmanagement: Es muss gewährleistet sein, dass jederzeit eine hohe Reaktionsfähigkeit bei größtmöglicher Prozesstransparenz herrscht.
• Datenschutz durch Technikgestaltung: Datenverarbeitungssysteme müssen in Hinblick auf datenschutzfreundliche Technologie und Voreinstellungen ausgewählt werden.
• Auftragskontrolle: Personenbezogene Daten, die im Auftrag Dritter eingegeben, bearbeitet, verändert oder entfernt werden, dürfen ausschließlich entsprechend der Weisung eingegeben, bearbeitet, verändert oder entfernt werden.

Unterstützende Maßnahmen zur Zugangskontrolle und Datenschutz

Die Datensicherheit im Unternehmen hört nicht mit der Zutritts- und Zugangskontrolle auf. Weitere Schritte können den unternehmensweiten Schutz erhöhen. Dabei spielen etwa Passwortrichtlinien eine wesentliche Rolle: Starke und einzigartige Passwörter können das Risiko von unbefugten Zugriffen verringern. Auch die Implementierung einer Mehr-Faktor-Authentifizierung erhöht die Sicherheit zusätzlich, indem sie ein zweites Authentifizierungselement erfordert, wie z.B. einen Fingerabdruck, ein Token oder eine SMS-Bestätigung. Diese zusätzliche Authentifizierungsmethode kann in besonders schützenswerten Bereichen wie Laboren, Serverräumen oder Archiven mit Personaldokumenten zum Einsatz kommen. Geeignet dafür sind z. B. biometrische Zutrittsleser wie Handvenenscanner oder Fingerabdruckscanner.

Darüber hinaus ist es wichtig, bei der Umsetzung der Zugangskontrolle die Benutzerfreundlichkeit zu berücksichtigen. Strenge Sicherheitsmaßnahmen können die Benutzererfahrung negativ beeinflussen. Daher sollten Unternehmen eine ausgewogene Balance zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit finden, um sicherzustellen, dass die Zugangskontrolle effektiv ist und gleichzeitig auf die individuellen Anforderungen der jeweiligen Organisation passt. Eine Beratung durch einen Anbieter für Security Software bietet einen guten Einstieg, um die Ist- und Soll-Anforderungen miteinander abzugleichen und geeignete Systeme zu finden.

Zukunftstrends für Datenschutz bei Zugangs- und Zutrittskontrolle

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Überwachung von Sicherheitsmaßnahmen bietet innovative Möglichkeiten, die Zugangskontrolle und den Datenschutz weiter zu verbessern. Jedoch können auch ethische und datenschutzrechtliche Fragen aufkommen, die im Vorfeld zu klären sind. Wichtig ist, dass das eingesetzte KI-System rechtliche Anforderungen erfüllt und die Privatsphäre sowie personenbezogenen Daten der User*innen hinreichend schützt. Einige mögliche Anwendungsfälle sehen wie folgt aus:

1. Verhaltensanalyse: KI-Systeme können das Nutzerverhalten analysieren und Muster erkennen, um potenziell verdächtige Aktivitäten oder Anomalien zu identifizieren. Auf diese Weise können sie frühzeitig auf ungewöhnliche Zugriffe hinweisen und mögliche Sicherheitsverletzungen verhindern.
2. Kontextbezogene Authentifizierung: Die Kontextinformationen rund um die Authentifizierung können zusätzlich analysiert werden. Dazu gehören z.B. Standort, Gerätetyp und IP-Adresse. Dadurch kann eine genauere Bewertung der Zugriffsberechtigung erfolgen und das Risiko von unbefugten Zugriffen reduziert werden.
3. Automatisierte Reaktionen: KI-Systeme können in Echtzeit auf Sicherheitsvorfälle reagieren, indem sie automatisierte Maßnahmen ergreifen, die vorher festgelegt wurden. Beispiele sind das Blockieren von verdächtigen Zugriffen oder Zutritten und die automatische Warnung von Administrator*innen. Das reduziert die Reaktionszeit im Unternehmen und kann die Wirksamkeit erhöhen.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Durch maschinelles Lernen kann KI kontinuierlich aus Erfahrungen und Daten lernen. Sie kann sich an neue Bedrohungen und Angriffsmuster anpassen und so die Zugangskontrolle kontinuierlich verbessern oder zumindest Verbesserungspotenziale aufzeigen.

Datenschutz mit Zutrittskontrolle unterstützen

Professionelle Zutrittskontrollsysteme bieten umfangreiche Möglichkeiten, die Richtlinien aus der DSGVO zu erfüllen, zu dokumentieren und die Zugangskontrolle zu gewährleisten. Hier helfen Identifikationsmittel, die Informationen zu Zutritts- und Zugriffsberechtigungen gespeichert haben. Aber auch Sicherheitsmaßnahmen durch spezielle Zutrittsleser mit Zahlenschloss oder mithilfe von Biometrie (Fingerabdruck, Handvenen- oder Iris-Scan) sind möglich. Unsere IT-Expert*innen helfen Ihnen dabei, die rechtlichen Vorgaben mit konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens passgenau zusammenbringen. Sehen Sie die Richtlinien zum Datenschutz als Chance und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch für eine passgenaue Zutrittslösung.