Im Alltag betreten Besucher in regelmäßigen Abständen die Räumlichkeiten verschiedener Unternehmen – ganz egal, ob Kunde, Lieferant oder Bewerber. Sie alle sind in Kontakt mit verschiedenen Personen und haben unterschiedliche Absichten, die sie zu dem Unternehmen führen. Hier kann es hilfreich sein, den Überblick mithilfe eines Besuchermanagements zu behalten.
Das Coronavirus sorgt 2020 für einen turbulenten Jahresstart. Betriebe ordnen – im möglichen Rahmen – Homeoffice an und versuchen neue Möglichkeiten zu finden, die Arbeitnehmer von den heimischen vier Wänden aus arbeiten zu lassen. In digital ausgerichteten Berufsbildern oder klassischen Bürojobs ist das oftmals ohne große Herausforderungen umsetzbar, solange die technische Infrastruktur gegeben ist. Doch nicht jeder Betrieb kann die komplette Belegschaft ins Remote Office schicken – von sämtlichen Produktionsbetrieben oder Dienstleistern ganz zu schweigen. Hier ist man auf eine intelligente Schichtplanung angewiesen. Die Menschen dort stehen täglich in Kontakt mit anderen Menschen oder mit Kunden. Dies führt dazu, dass Krankheiten wie das Coronavirus sich ohne passende Vorsichtsmaßnahmen weiter ausbreiten können.
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Besucherverwaltung im Unternehmen durch Software gesteuert
Damit jeder einzelne Besucher im Betrieb identifiziert werden kann, empfiehlt sich ein durchdachtes Konzept aus Zutrittskontrolle und Besuchermanagement. Eine Software für Zutrittskontrolle regelt mithilfe verschiedener Berechtigungskonzepte den Zutritt zu den Räumlichkeiten, Zonen oder umliegenden Geländen des Unternehmens. Hier kann man verwalten, wann wer wozu Zutritt erhalten soll. Man setzt also einen zeitlichen sowie räumlichen Rahmen fest und kann diese Berechtigungen auf einzelne Mitarbeiter, Teams oder Besuchergruppen herunterbrechen. So kann etwa klar definiert werden, dass der Besucher mit einem Ausweis das Foyer betreten darf, jedoch nicht weiter – ergo ohne einen beaufsichtigenden Mitarbeiter – darüber hinauskommt. Lieferanten können automatisch Zutritt zu Lagerräumen bekommen, um Waren kontaktlos auszuhändigen. Dies spart Zeit und unnötige Kontaktketten – der Lieferant kann autonom handeln.
Besucher mit Software identifizieren
Die in der Software für Besuchermanagement hinterlegten Berechtigungskonzepte für einzelne Personen weisen jeden Besucherausweis einer bestimmten Person zu. Es wird also digital – ganz ohne Besucherlisten – verzeichnet, wann jemand das Gebäude betreten hat und wann es wieder verlassen wurde. Alles wird nachvollziehbar dargestellt und ist für Sicherheitsverantwortliche im Ernstfall von großer Bedeutung. Bei der Wahl eines Softwareherstellers sollte man darauf achten, dass sämtliche Vorschriften zum Datenschutz eingehalten werden. Bei dem Speicherungsprozess werden nämlich personenbezogene Daten verarbeitet. Diese unterliegen den Regelungen der DSGVO.
Besuchermanagement kann durch die Dokumentation dabei helfen, Kontaktketten zu rekonstruieren. Gerade im Hinblick auf das Coronavirus sowie andere mögliche Krankheitswellen kann das eine enorme Bereicherung sein, um Mitarbeiter, deren Angehörige und weitere Personen zu schützen. Ein Blick in die Software genügt, um zu schauen, wer wann in welchem Bereich anwesend war.
Haben Sie bereits über eine digitale Besucherverwaltung für Ihr Unternehmen nachgedacht? Dann holen Sie sich jetzt weitere Informationen ein und lassen Sie sich von unseren IT-Experten für Security Software beraten. Das Beratungsgespräch kann gerne auch digital stattfinden.
