Einfache Zeitmanagement Methoden: So gelingt effizientes Arbeiten

Wer das Gefühl, nichts geschafft zu haben, schon einmal hatte, ist damit nicht alleine: Verschiedene Studien belegen, dass die Menschen rund um den Globus mit diversen Herausforderungen beim Zeitmanagement zu kämpfen haben. Über die letzten dreißig Jahre hat sich die Tendenz zur Prokrastination, auch bekannt als „Aufschieberitis“, vervierfacht. Ein Professor der University of Calgary fand sogar heraus, dass 95 Prozent der Bevölkerung zur regelmäßigen Aufschiebung tendieren, 20 Prozent davon sogar äußerst regelmäßig. Das kann negative Auswirkungen auf unser Wohlbefinden haben: Menschen, die wichtige Aufgaben aufschieben essen schlecht, schlafen weniger und trinken mehr Alkohol. Nebeneffekte können etwa Angstzustände und Depressionen sein. Ergo gibt es genügend Gründe, sich mit seinem eigenen Zeitmanagement auseinanderzusetzen – auf der Arbeit, im Homeoffice und auch im Privatleben.

Kurze Erklärung: Was ist eigentlich Zeitmanagement?

Zeitmanagement definiert sich als produktive Nutzung der einem selbst zur Verfügung stehenden Zeit. Der Management-Aspekt definiert sich über jegliche Maßnahmen, die dabei anfallen, diese Zeit bestmöglich auszuschöpfen und zu nutzen. Das kann etwa durch strukturierte Aufgabenplanung, Tagesplanung oder Terminierung geschehen.

Einige häufige Fehler beim eigenen Zeitmanagement

Multitasking klingt so wunderbar und effizient – leider beherrschen es die wenigsten. Deswegen ist die beste Lösung, es einfach zu lassen. Das heißt: Man konzentriert sich erst auf eine Aufgabe und im Anschluss auf die nächste. Wenn etwas Wichtiges dazwischenkommt, muss man damit leben, dass die neue Aufgabe nun Vorrang hat. Der Versuch, beides gleichzeitig zu erledigen, scheitert meistens – es sei denn man kann einen der beiden Tasks delegieren.

Eine fehlende Arbeitsroutine ist ein weiterer Fehler, den viele Menschen im Arbeitsalltag begehen. Arbeitsroutine klingt oft langweilig und monoton – doch hilft sie uns dabei, sich auf die wichtigeren Dinge zu konzentrieren und über längere Zeiträume effektiv zu arbeiten. Das können so einfache Praktiken sein, wie E-Mails im Pulk zu beantworten, anstatt sofort auf jede einzelne zu reagieren. Wichtig ist es zudem, nicht zu lange an Routine-Aufgaben zu arbeiten – dieses dürfen nicht tagfüllend sein, damit noch genügend Zeit für andere Tasks bleibt. Im Arbeitsalltag kann eine Projektzeiterfassung in Kombination mit einer mobilen Arbeitszeiterfassung beispielsweise dabei helfen, den Überblick über alle anfallenden und erledigten Aufgaben zu behalten. Vor allem aber kann eine Projektzeiterfassung Unternehmen dabei helfen, den Arbeitsaufwand für Projekte besser einzuschätzen.

Tagesplanung mit der A-L-P-E-N-Methode

Diese Zeitmanagement Methode sieht vor, Aufgaben einem bestimmten Aktivitätenmuster zuzuordnen. Sie soll in erster Linie dabei helfen, die anfallenden Tasks im Blick zu behalten und hinterher zu kontrollieren, ob wirklich alles erledigt wurde bzw. wo noch Optimierungspotenziale bestehen. Die Buchstaben stehen dabei für die einzelnen Aktivitäten:

• A wie Aufgaben definieren: Hier sollte man aufschreiben, was genau für den Tag ansteht. Hilfreich kann dabei eine To-Do-Liste sein.
• L wie Länge festsetzen: Hier geht es darum einzuschätzen, wie viel Zeit für die jeweiligen Tasks aufgebracht werden muss.
• P wie Pufferzeiten: Bei diesem Punkt sollte man sich auf seine Erfahrungswerte verlassen. Die sagen nämlich relativ zuverlässig aus, dass man oftmals fünf bis zehn Minuten mehr einplanen sollte. Das beste Beispiel dafür sind Meetings.
• E wie Entscheidungen treffen: An dieser Stelle muss priorisiert werden. Welche Aufgabe mit welchem Zeitumfang hat Vorrang?
• N wie Nachkontrolle: Sowohl bei der Planung als auch beim Abarbeiten der Aufgaben sollte man anschließend kontrollieren, ob der Zeitrahmen und die Priorisierung sinnvoll waren.

Zeitmanagement auf der Arbeit mit dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip beruht auf einer Matrix. Was kompliziert klingt, ist es in Wirklichkeit gar nicht. Denn diese Matrix ist leicht verständlich und hilft, den Arbeitstag besser zu strukturieren. Die folgende Grafik veranschaulicht das Prinzip:

Die anfallenden Tasks werden bei der nach dem ehemaligen amerikanischen Präsidenten benannten Methode strikt in die vier Kategorien der Matrix eingeteilt. Es wird ihm nachgesagt, die Methode selbst angewandt und auch seinen Mitarbeitern nahegelegt zu haben. Damit erhalten wichtige Aufgaben Priorität:

• Kategorie A – wichtig und dringend: In dieser Kategorie muss alles sofort erledigt werden und hat äußerste Priorität.
• Kategorie B – wichtig, dennoch nicht dringend: Diese Aufgaben haben eine hohe Wichtigkeit, müssen aber nicht sofort erledigt werden und können daher in die Zukunft terminiert werden.
• Kategorie C – dringend, dennoch nicht wichtig: Hier ist die Frage, ob es wirklich von einem selbst erledigt werden muss oder man die Aufgabe auch delegieren kann. Bestes Beispiel ist der leere Kühlschrank in Kombination mit großem Hunger – man kann in dieser Situation auch den Lieferdienst rufen und die Aufgabe damit delegieren.
• Kategorie D – weder dringend noch wichtig: In diese Kategorie fallen Tasks, die man sicher delegieren oder streichen kann.

Methode nach eigenem Arbeitsverhalten wählen

Je nachdem, welches Arbeitsverhalten man an den Tag legt, sollte man die richtige Methode zum Zeitmanagement auf der Arbeit wählen. Prokrastiniert man viel, empfiehlt sich eher das Eisenhower-Prinzip. Wenn man dazu neigt, schnell den Überblick zu verlieren, sollte man zunächst eine Arbeitsroutine schaffen und die A-L-P-E-N-Methode ausprobieren. Darüber hinaus gibt es noch viele weitere Methoden zum Zeitmanagement, die dazu beitragen können, den Arbeitstag bestmöglich zu nutzen.

Zeiterfassungssoftware mit einer integrierten Projektzeiterfassung kann hilfreich sein, Workloads zukünftig besser zu bewerten. Unsere Experten beraten Sie gerne unverbindlich zu den Möglichkeiten, die eine Workforce Management Software bereithält.