Personalbedarfsplanung

Unternehmen jeder Größe sind darauf angewiesen, verlässliche Aussagen über ihren aktuellen und voraussichtlichen Personalbedarf treffen zu können. Eine detaillierte Personalbedarfsplanung hilft dabei, genau diese Informationen zu ermitteln, für Unternehmen nutzbar zu machen und in anstehende Planungsprozesse zu integrieren. 

Was ist Personalbedarfsplanung?

Der Begriff Personalbedarfsplanung beschreibt einen Prozess, über den Unternehmen prüfen bzw. sicherstellen können, dass sie sowohl aktuell als auch zukünftig über ausreichend qualifiziertes Personal für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb verfügen. Die Personalbedarfsplanung ist ein Teil des größeren Themenfelds der Personalplanung.

Eine fundierte Ermittlung des Ist-Zustands ermöglicht Unternehmen eine datenbasierte kurz-, mittel- und langfristige Personalplanung. Dies gilt sowohl hinsichtlich der Anzahl der Arbeitnehmer (quantitativ) als auch in Bezug auf die erforderlichen Qualifikationen zur Erfüllung der Aufgaben im Unternehmen (qualitativ). Um diese teils komplexen Prozesse rund um die Ermittlung, Auswertung und Planung zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden, setzen die meisten Unternehmen heutzutage auf Software zur Personalbedarfsplanung.

Die Personalbedarfsplanung – Aufgaben und Ziele

Über eine Personalbedarfsplanung erhält ein Unternehmen detaillierte Informationen zum aktuellen Personalbedarf. Gleichzeitig sind Prognosen hinsichtlich des zukünftigen Personalbedarfs möglich. Im Rahmen der Personalbedarfsermittlung wird bestimmt, wie viele Arbeitnehmer momentan erforderlich sind, wie viele voraussichtlich in Zukunft gebraucht werden und welche Qualifikationen / Kompetenzen diese aufweisen müssen, um die jeweiligen Stellen zu besetzen und ihren dortigen Aufgaben nachzukommen.

Gleichzeitig dient die Bedarfsplanung dazu, Prozesse innerhalb der Personalbeschaffung selbst zu optimieren. So ist sichergestellt, dass die Personalbeschaffung die Ergebnisse und Erkenntnisse der Planung berücksichtigt. Dies hilft dabei, zukünftige Entscheidungen über Einstellungen zu beschleunigen und eventuelle Abweichungen vom Soll-Personalbedarf zeitnah zu korrigieren.

Vereinfacht formuliert: Das Ziel einer guten Personalbedarfsplanung ist die Bereitstellung von Personal mit passender Qualifikation am richtigen Ort, in kürzester Zeit und mit geringstmöglichem Aufwand. Dies ermöglicht Unternehmen den effizienten Einsatz ihres Personals sowie eine optimale Auslastung betrieblicher Ressourcen und schafft so die Basis dafür, selbst gesteckte Geschäftsziele zu erreichen.

Arten von Personalbedarf

Bei der Aufstellung eines Personalbedarfsplans ist es meist sinnvoll, zusätzlich zwischen den unterschiedlichen Arten von Personalbedarf zu differenzieren. Diese umfassen folgende Bedarfe:

  • Einsatzbedarf: Dieser Bedarf definiert, welche Personalstärke erforderlich ist, um aktuell anfallende Arbeitsmengen dauerhaft zuverlässig bewältigen zu können.
  • Neubedarf: Dieser Bedarf übersteigt den aktuellen Personalstand und muss noch gedeckt werden, etwa durch Neueinstellungen.
  • Ersatzbedarf: Dieser Bedarf entsteht durch das Ausscheiden von Personal, ist aber im aktuellen Personalbedarfsplan bereits berücksichtigt.
  • Minderbedarf: Dieser Bedarf identifiziert einen Personalüberhang, der mit geeigneten Mitteln (z.B. Versetzungen, Teilzeit) reduziert werden sollte.
  • Freistellungsbedarf: Dieser Bedarf identifiziert konkret die Notwendigkeit des Abbaus von Personal in einer bestimmten Abteilung bzw. im Unternehmen insgesamt.
  • Zusatzbedarf: Dieser Bedarf ist vor allem in solchen Branchen gegeben, in denen saisonal (viel) zusätzliches Personal benötigt wird. Dies gilt etwa für Saisonarbeit in der Landwirtschaft oder der Gastronomie, kann aber auch in der Produktion relevant sein.
  • Reservebedarf: Dieser Bedarf steht in betrieblichen Notsituationen auf Abruf bereit und kann genutzt werden, um kleinere personelle Engpässe zu überbrücken.

An mehreren Stellen ist es so, dass diese Bedarfe eng miteinander verbunden sind. Wenn es darum geht, solche Abhängigkeiten und Verknüpfungen für die unternehmenseigene Personalbedarfsplanung zu berücksichtigen, bieten sich verschiedene Arten / Verfahren zur Bedarfsplanung an. Ebenso kann der Einsatz geeigneter Software zur Personalbedarfsermittlung entsprechende Planungsvorhaben deutlich vereinfachen.

Arten der Personalbedarfsplanung

Quantitative Personalbedarfsplanung

Die quantitative Personalbedarfsplanung fokussiert sich auf die Anzahl der Arbeitnehmer, die ein Unternehmen nach jetzigem Kenntnisstand zukünftig benötigen wird, um die im Vorfeld definierten Unternehmensziele zu erreichen. Zur Bedarfsermittlung muss festgestellt werden, welche Tätigkeiten aktuell anfallen und welche in Zukunft anfallen werden. Hierfür bietet es sich an, zuvor ein genaues Tätigkeits- und Anforderungsprofil der jeweiligen Stellen zu definieren. Sind perspektivisch Änderungen im Anforderungsprofil der Stellen angedacht, sollten diese bei der Planung ebenfalls berücksichtigt werden.

Aus den Ist-Daten ergibt sich der aktuelle Bruttopersonalbedarf. Für eine quantitative Personalbedarfsplanung wird im nächsten Schritt der voraussichtliche Nettopersonalbedarf bestimmt. Dieser errechnet sich aus der Differenz des Brutto-Bedarfs und des zukünftigen Personalbestands. Ist der Wert positiv, liegt der Netto-Bedarf also oberhalb des Brutto-Bedarfs, fehlt es in dem Bereich zukünftig an Arbeitskraft. Bei einem negativen Wert hingegen liegt perspektivisch ein Überschuss an Arbeitskräften vor.

 

Mögliche Maßnahmen bei Mangel an Arbeitnehmern

  • Einstellung neuer Arbeitnehmer 
  • Versetzung von Arbeitnehmern zwischen Abteilungen / Teams
  • Neu-Zuordnung von Aufgaben zwischen Abteilungen / Teams
  • Einsatz anderer Arbeitszeitmodelle (Teilzeit / Leiharbeit) zur Ergänzung
  • Automatisierung von Prozessen (soweit möglich)

 

Mögliche Maßnahmen bei Überschuss an Arbeitnehmern

  • Entlassung von Arbeitnehmern
  • Angebot von Pensionierungen und Alternativen (Sabbaticals)
  • Versetzung von Arbeitnehmern zwischen Abteilungen / Teams
  • Neu-Zuordnung von Aufgaben zwischen Abteilungen / Teams
  • Einsatz anderer Arbeitszeitmodelle (Teilzeit / Leiharbeit / Kurzarbeit) 

 

Qualitative Personalbedarfsplanung

Im Fokus der qualitativen Personalbedarfsplanung stehen die fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen, die aktuell vorhanden sind und zukünftig im Unternehmen relevant sein werden. Zusätzlich zu eventuellen Tätigkeits- und Anforderungsprofilen basiert die qualitative Planung vor allem auf Qualifikationsprofilen. 

Mit Hilfe einer qualitativen Personalbedarfsplanung können drei zentrale Fragen beantwortet werden:

  • Welche Leistungen sollen die Arbeitnehmer zukünftig erbringen können? 
  • Welche konkreten Anforderungen ergeben sich aus den definierten Leistungen? 
  • Welche Qualifikationen müssen die jeweiligen Arbeitnehmer vorweisen können, um diesen Anforderungen gerecht zu werden? 

Da diese Ansätze die Soft-Skills des Personals deutlich stärker gewichten als die quantitativen Ansätze, bieten diese Planungsverfahren nochmals andere Optionen, eigene Bedarfe zu decken. 

 

Mögliche Überlegungen im Rahmen einer qualitativen Planung 

  • Einstellung neuer Arbeitnehmer mit passenden Qualifikationen
  • Ausgleich fehlender Qualifikationen durch Weiterbildungen
  • Schaffung von Redundanzen / mehrere Arbeitnehmer mit identischen Qualifikationen
  • Beauftragung externer Dienstleister / Auslagerung einzelner Geschäftsbereiche (Outsourcing)
  • Beauftragung interner / externer Fachberater für besondere Aufgaben
  • Identifikation von Qualifikationen mit (zukünftig) geringerer Relevanz

Methoden der Personalbedarfsplanung

Sowohl quantitative als auch die qualitative Verfahren zur Personalbedarfsplanung bedienen sich einer Anzahl unterschiedlicher Methoden, die für eine korrekte Bedarfsberechnung essenziell sind. Diese werden in summarische und analytische Methoden unterteilt. 

 

Schätzverfahren

Beim analytischen Schätzverfahren orientiert sich der Personalbedarf vorrangig an den Einschätzungen von Fach- und Führungskräften sowie zuständigen Vorgesetzten. Diese werden zur Validierung mit vorhandenen Datensätzen zu tatsächlichen Bearbeitungszeiten etc. abgeglichen.

 

Arbeitsplatzanalyse

Bei der Arbeitsplatzanalyse wird der Personalbedarf anhand der Aufgaben und Anforderungen bestimmter Arbeitsplätze ermittelt. Hierbei werden beispielsweise Qualifikationen, Fähigkeiten oder Erfahrungswerte berücksichtigt.

 

Arbeitszeitanalyse

Dabei wird der Personalbedarf auf Basis der Arbeitszeit ermittelt. Hier berücksichtigen die Verantwortlichen beispielsweise Arbeitszeitmodelle, Produktionszeiten oder Prozessanalysen, um den Bedarf zu berechnen. Diese Faktoren lassen sich mithilfe einer > digitalen Arbeitszeiterfassung automatisch erfassen und anschließend auswerten.

 

Fluktuationsanalyse

Hier wird die Fluktuation im Unternehmen analysiert, um zukünftige Abgänge vorherzusagen und den Personalbedarf entsprechend anpassen zu können. Verschiedene Kennzahlen aus dem > Personalcontrolling lassen sich mithilfe von Software auswerten. So steht unter anderem die Fluktuationsrate mit wenigen Klicks zur Verfügung.

 

Kennzahlenmethode

Bei der Kennzahlenmethode werden verschiedene Kennzahlen (z.B. Umsatz oder Gewinn) eines Unternehmens der Anzahl der benötigten Arbeitnehmer gegenübergestellt. Diese Methode kann auch auf einzelne Abteilungen angewandt werden. So lässt sich ein kennzahlenbasierter Personalbedarf errechnen. 

 

Stellenplanmethode

Für diese Berechnungsmethode dient der aktuelle Bruttopersonalbedarf als Grundlage. Ausgehend von fest definierten Kennzahlen, die es zu erreichen gilt, wird der voraussichtliche Personalbedarf in der Zukunft geschätzt. Dies geschieht durch die Personalverantwortlichen (der jeweiligen Abteilung). Anhand dieser Schätzungen sind anschließend Anpassungen am Personalbedarfsplan vorzunehmen.

 

Monetäre Methode

Die Personalplanung auf Basis der monetären Methode wird durch einen im Vorfeld definierten Finanzrahmen strukturiert. Häufig steht ein fixes Budget zur Verfügung, dass von den Verantwortlichen für die Personalplanung innerhalb eines Geschäftsbereichs / einer Abteilung genutzt werden kann. 

Erfahrungsgemäß sind nicht alle Methoden gleichermaßen anwendbar – je nach Aufbau eines Unternehmens oder Geschäftsbereichs können einzelne Methoden deutlich praktischer in der Umsetzung sein sowie zuverlässigere Ergebnisse liefern eine spezifische Methode für Ihr Unternehmen geeignet ist oder nicht, muss im Einzelfall evaluiert werden. 

Die sieben Schritte guter Personalbedarfsplanung

Wie funktioniert Personalbedarfsplanung in der Praxis? Auf Basis der bisherigen Informationen rund um Verfahren und Methoden haben sich diese sieben Schritte der Personalbedarfsermittlung allgemein bewährt.

 

1. Ausgangslage erfassen

Bevor es daran geht, einen Personalbedarfsplan neu aufzusetzen, ist zunächst eine detaillierte Analyse des Ist-Zustands innerhalb des Unternehmens notwendig. Dabei sollten gerade folgende Punkte geklärt werden:

 

  • Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen
  • Altersstruktur im Unternehmen (Alter / Betriebszugehörigkeit / Zeit bis Rente)
  • Auffälligkeiten in Bezug auf die Altersstruktur

 

2. Unternehmensziele definieren

Für die Aufstellung eines Plans muss klar sein, wozu dieser dient. Auf Unternehmensebene müssen Unternehmensziele definiert werden, die erreicht werden sollen. Ebenso muss klar sein, welche Strategie für die Erreichung dieser Ziele künftig verfolgt werden soll. 

Wesentliche Vorhaben wie die Neu-Einrichtung einer Abteilung oder eine substanzielle Verjüngung der Belegschaft können und sollten im Rahmen einer Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden. Im Endeffekt ist ein Großteil der personalpolitischen Entscheidungen von einer präzisen Zielsetzung abhängig.

 

3. Planungshorizont definieren 

Im Zusammenhang mit der Festlegung von Unternehmenszielen muss Klarheit darüber bestehen, für welche Zeiträume überhaupt geplant werden soll und kann. Dies setzt die nötigen Daten für die entsprechenden Zeiträume voraus. Hier ist vom Planungshorizont die Rede, wobei meist zwischen der kurzfristigen (bis ein Jahr), der mittelfristigen (bis drei Jahre) und der langfristigen Planung (über drei Jahre) unterschieden wird. 

Abhängig von der jeweiligen Branche können die Zeiträume jedoch stark unterschiedlich ausfallen. Sehr langfristige Planungen sind naturgemäß mit hohen Unsicherheiten behaftet, können aber eine grundsätzliche Leitlinie für die Entwicklung eines Unternehmens vorgeben und im Laufe der Zeit weiter präzisiert werden.

 

4. Qualifikationen definieren 

Nachdem definiert wurde, welche Ziele verfolgt werden sollen und welcher Zeitrahmen für die Zielerreichung angesetzt ist, muss sichergestellt sein, dass innerhalb des Unternehmens die notwendigen Qualifikationen gegeben sind. Hierbei ist zu klären, in welchen Unternehmensfeldern welche Qualifikationen vorhanden ist und wo eventuell noch zusätzliche Expertise aufgebaut werden muss.

In diesem Zusammenhang sollten Tätigkeits-, Anforderungs- und Qualifikationsbündel erstellt werden, um einen Überblick über die unternehmensinternen Kompetenzen sowie auch deren Verteilung zu erhalten und zu behalten. Auf diese Weise wird auch ersichtlich, ob an einzelnen Stellen bestimmte Kompetenzen besonders konzentriert vertreten sind – hier kann es sinnvoll sein, schnell Abhilfe zu schaffen, damit etwa der Renteneintritt eines Leistungsträgers nicht dazu führt, dass ganze Prozesse aus dem Gleichgewicht geraten.

 

5. Personalbedarf ermitteln 

Auf Basis der vorherigen Schritte wird nun der zukünftige Personalbedarf so exakt wie möglich ermittelt. Für Unternehmen ist an dieser Stelle interessant, in welchen Abteilungen welche Anzahl an Arbeitnehmern mit welchen Qualifikationen gebraucht wird. Dieser Planungsschritt setzt sich aus drei Punkten zusammen:

  • Bruttopersonalbedarf

Auf Grundlage der bisher besprochenen Bedarfe und Berechnungsmethoden wird der zukünftige Bedarf an Mitarbeitern im Unternehmen berechnet. Die jeweiligen Qualifikationen der Arbeitnehmer werden hierbei ebenfalls berücksichtigt. Diese Rechnung kann beispielhaft wie folgt aussehen:
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf (+ Zusatzbedarf)

  • Personalfluktuationen

Für zuverlässige Aussagen hinsichtlich der Personalentwicklung im Unternehmen müssen Zugänge / Neueinstellungen sowie Abgänge / Entlassungen ebenfalls berücksichtigt werden. Gleichzeitig ist zu betrachten, in welchem Maße sich diese Personalfluktuationen gerade auf die Qualifikationsprofile der einzelnen Bereiche / Abteilungen auswirken.

  • Nettopersonalbedarf

Unter Beachtung dieser Punkte folgt abschließend die Berechnung des Nettopersonalbedarfs im Unternehmen. Dies geschieht anhand folgender Werte:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand – Zugänge + Abgänge

Die exakte Bestimmung all dieser Werte kann – je nach Größe und Aufbau eines Unternehmens – recht aufwändig ausfallen und entsprechend viele Ressourcen binden. Eine Personalbedarfsplanung mit Software kann dabei helfen, diese Erhebungen und Auswertungen deutlich zu vereinfachen.

 

6. Maßnahmen definieren

Besteht Klarheit darüber, wie der Personalbedarf ausfällt (Einstellungen / Entlassungen), welche Qualifikationen im Unternehmen gebraucht werden und wie dieses Qualifikationsniveau innerhalb der Belegschaft erreicht werden soll (Fortbildungen / Umschulungen), müssen diese Erkenntnisse nun in konkrete Maßnahmen umgesetzt werden. 

Hier ist zu definieren, welche Maßnahmen für die Erreichung welcher Ziele von vorrangiger bzw. nachrangiger Bedeutung sind. Gleichzeitig ist es essenziell, diese Maßnahmen in enger Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen umzusetzen. Gerade der HR-Bereich bzw. die Personalabteilung spielt bei der Definition und Umsetzung eine Schlüsselrolle.

 

7. Erfolge prüfen 

Der finale Schritt lautet, die gesamte Umsetzung und Implementierung aller Maßnahmen im Rahmen der Personalbedarfsplanung zu begleiten und auszuwerten. Um sicherzustellen, dass der gesamte Aufwand, der im Laufe des Prozesses angefallen ist, für das Unternehmen einen echten Mehrwert bietet, muss eine systematische Begleitung und Auswertung erfolgen. 

So kann sowohl bei erfolgreicher Umsetzung als auch bei Unstimmigkeiten im Prozess leichter nachvollzogen werden, ob diese Ergebnisse auf die Planung oder die Umsetzung zurückzuführen sind. Diese Erkenntnisse wiederum können für eine Wiederholung des Prozesses – ob im identischen Geltungsbereich oder bezogen auf eine andere Abteilung – von großem Wert sein.

Personalbedarfsplanung – ein Beispiel zur Berechnung

Ein Mode-Unternehmen identifiziert für das kommende Geschäftsjahr einen Einsatzbedarf von 400 Mitarbeitern. Zum Zeitpunkt der Ermittlung arbeiten 385 Mitarbeiter im Unternehmen. Das Management rechnet mit leichten saisonalen Schwankungen, wodurch sich ein Zusatzbedarf von 10 Mitarbeitern ergibt.

Zum Zeitpunkt der Erhebung verfügt das Mode-Unternehmen über einen Reservebedarf von 65 Mitarbeitern. Absehbar werden 10 Mitarbeiter in Rente gehen (Abgänge), während bereits 30 Neueinstellungen feststehen.

 

Formeln:

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf (+ Zusatzbedarf)

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – Personalbestand – Zugänge + Abgänge

 

Rechnung:

  • 400 (Einsatzbedarf) + 65 (Reservebedarf) + 10 (Zusatzbedarf) = 475 (Bruttopersonalbedarf)
  • 385 + 30 (Zugänge) – 10 (Abgänge) = 405 (Personalbestand)
  • 475 (Bruttopersonalbedarf) – 405 (Personalbestand) = 70 (Nettopersonalbedarf)

Ergebnis: Aus der Rechnung ist ersichtlich, dass das Mode-Unternehmen seinen prognostizierten Personalbedarf zum jetzigen Zeitpunkt nicht decken kann. Es müssen nach aktueller Rechnung 70 neue Mitarbeiter eingestellt werden.

Diese Beispielrechnung ist stark vereinfacht und skizziert die Vielschichtigkeit der Aufstellung eines echten Personalbedarfsplans naturgemäß nur oberflächlich. Die Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle und ein höherer Detailierungsgrad können die Komplexität einzelner Berechnungen wesentlich erhöhen. In solchen Fällen sollte die Berechnung vorzugsweise mit einer darauf ausgelegten Software erfolgen, die alle relevanten Faktoren berücksichtigt. So lassen sich potenziell kostspielige Fehler in der Berechnung des zukünftigen Personalbedarfs vermeiden.

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