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Personalbedarf und Einsatzpläne während der Kurzarbeit planen – arbeiten Sie smart und flexibel genug? Ein Interview mit MES-Experte Mischa Wittek.

Der Personalbedarf definiert sich als eine wichtige Größe innerhalb der Personaleinsatzplanung sowie der Ressourcenplanung. Dabei wird ermittelt, wie viele Arbeits- und ggfs. Fachkräfte benötigt werden (quantitativer und qualitativer Personalbedarf), um die anstehenden Produktionsaufträge zu erledigen. Eine analytische und flexible Personalbedarfsermittlung und schlussendlich Personaleinsatzplanung ist ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg, aber auch für eine hohe Mitarbeitermotivation.

In Phasen großer Produktivität, voll ausgelasteter Produktionsanlagen und gut gefüllter Auftragsbücher ist es extrem wichtig, dass die Fertigung und Logistik reibungslos laufen. Dabei muss sichergestellt sein, dass jeder Arbeitsplatz zu jeder Zeit mit einem Mitarbeiter besetzt ist, der die notwendigen Qualifikationen und Erfahrungen besitzt. Gleiches gilt allerdings auch für den anderen Fall, nämlich für Krisenzeiten, Kurzarbeit etc. Denn auch hier müssen die verfügbaren und produktionstechnisch notwendigen Fachkräfte optimal geplant werden – und das vor dem Hintergrund einer verringerten Wochenarbeitszeit, der Einhaltung von Pause- und Ruhephasen sowie der gesetzlichen Kurzarbeitsvorgaben.

Erfolgreiche Industriebetriebe setzen daher auf eine digitale Personaleinsatzplanung, die in ein ganzheitliches Manufacturing Execution System (MES) integriert ist und aus Daten der Auftrags-, Produktions- und Feinplanung zurückgreift.

Personaleinsatzplanung für die Industrie

MES-Lösungen sind ein großer Erfolgsmultiplikator und Wegbereiter für die digitale Transformation. Denn Industrie 4.0 und Smart Factory sind nur dann möglich, wenn ein qualitatives und quantitatives System zur Datenerfassung und -analyse im Produktionsumfeld vorhanden ist. Durch den Einsatz verschiedener Module können spezifische und individuelle Anforderungen optimal abgedeckt werden – hierzu zählt selbstverständlich auch eine bedarfsorientierte Personalplanung.

Mischa Wittek ist Teil der Geschäftsleitung der GFOS mbH und Spezialist für Manufacturing Execution Systems.

Herr Wittek, zunächst herzlichen Dank, dass Sie sich die Zeit für dieses Interview nehmen. Bevor wir näher auf die Möglichkeiten einer smarten und digitalen Personalplanung eingehen, lassen Sie uns ein einführendes Wort zum Themenkomplex MES verlieren: Welche Bedeutung haben MES-Lösungen für die Industrie aktuell und wie wird sich deren Nutzen bzw. wirtschaftliche Notwendigkeit in den nächsten 5 bis 10 Jahren entwickeln?

Mischa Wittek: Planung, Steuerung und Kontrolle von Produktionsabläufen ist ein wesentlicher Faktor für wirtschaftlichen Erfolg eines produzierenden Unternehmens. Seit einigen Jahren erkennen mehr und mehr Unternehmen, wie vorteilhaft es ist, diese Aktivitäten bestmöglich zu digitalisieren. Der Kern eines MES ist es, genau dieses Aufgabenspektrum softwarebasiert zu optimieren – somit ist es für die Industrie von enormer Bedeutung. Derzeit ist kaum vorstellbar, dass sich die Notwendigkeit systemgestützter Optimierungsverfahren im produzierenden Umfeld in den nächsten Jahren verringert.

GFOS3285© GFOS mbH

Kommen wir zum eigentlichen Thema, der Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung. Wie gliedern sich die Module, welche eigentlich eher im Personalwesen verortet sind, in ein Manufacturing Execution System ein?

Mischa Wittek: Ich danke Ihnen für diese Frage. Denn an dieser Stelle bietet sich nun die Gelegenheit, eine häufig gegebene Einschätzung gerade zu rücken. In den meisten Fällen werden Einsatzplanungslösungen in den Bereichen eines Unternehmens angewendet, welche den Kern der Leistungserstellung ausmachen. Sprich im Industriebetrieb in den Bereichen Produktion, Montage, Arbeitsvorbereitung, etc. Mit Personalwesen hat das erstmal nur indirekt zu tun. Im Vordergrund steht hier die Optimierung der Leistungserstellung, in dem Fall aus Sicht der personellen Besetzung. Treiber für ein solches Szenario ist in der Regel nicht HR, sondern eben diese leistungserstellenden Unternehmensteile. In einem ganzheitlichen Ansatz wird der Personalbereich in ein solches Vorhaben involviert, da typische HR-nahe Daten für eine gute Personaleinsatzplanung unerlässlich sind. Über diese Bereiche fließen dann Informationen aus der Zeitwirtschaft, dem Anstellungsvertrag, sowie Aus- und Weiterbildung ein. Gerade die systemische Verknüpfung zwischen Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung ist extrem wertvoll. Idealerweise sind diese Aspekte in einer Lösung vereint, mindestens aber sind diese Informationen über Schnittstellen auszutauschen. Änderungen im Einsatzplan haben häufig auch direkte Auswirkungen auf zeitwirtschaftliche und entgeltrelevante Belange – und umgekehrt.
Personaleinsatzplanung kann man als Baustein eines MES sehen, welcher auf Daten aus dem Personalbereich angewiesen ist, um einen optimalen Wirkungsgrad erreichen zu können.

Wie muss man sich den Austausch und die mehrwertbringende Verarbeitung zwischen den Produktionsdaten und den Personaldaten vorstellen?

Mischa Wittek: Hier kommt der eben angesprochene, weitere Aspekt, die Personalbedarfsermittlung, zum Tragen. Auf Grundlage von bedarfstreibenden Informationen, die typischer Weise aus ERP/PPS oder Warenwirtschaft kommen, wird ermittelt, mit welchem Personaleinsatz ein geplanter Arbeitsvorrat optimal bewältigt werden kann. So wird zum Beispiel auf Grundlage der Produktionsplanung ermittelt, wie viele Menschen mit welcher Qualifikation in welchem Zeitbereich erforderlich sind, um die geplanten Aufträge, bzw. Arbeitsgänge auszuführen. Gegen diesen ermittelten Bedarf erfolgt dann die Planung der vorhandenen Kapazitäten.
Gleichzeitig werden Informationen zu verfügbaren Personalkapazitäten an Produktions- bzw. Feinplanung überstellt. Denn für eine realistische Produktionsplanung ist die Sicht auf alle beteiligten Parameter wichtig. Dazu gehören neben Arbeitsplatz-/Anlagenverfügbarkeit, Werkzeug und Material eben auch Informationen zu verfügbaren Personalkapazitäten.

Welche Möglichkeiten eröffnen sich durch die Implementierung einer Personalplanung für die Industrie und wie sind in der Praxis z.B. auch Vorgänge wie Schichttausch oder manuelle Eingriffe in automatisch erzeugten Schichtplänen umsetzbar?

Mischa Wittek: Eine elektronische Personaleisatzplanung nimmt dem Planer manuelle Tätigkeiten ab und unterstützt ihn bei der Ausführung seiner Aufgaben, z.B. durch automatisierte Planungsvorschläge. Hier werden Bedarfe- und Verfügbarkeiten vom System so aufbereitet, dass alle hinterlegten Informationen berücksichtigt werden. Diese Informationen bestehen zum einen aus geltenden Regelwerken wie Gesetzen, Tarifen und Betriebsvereinbarungen. Zum anderen aber auch aus Schichttauschen oder geäußerten Arbeitswünschen. Um diese Informationen möglichst einfach berücksichtigen zu können ist es sinnvoll, wenn das Einsatzplanungswerkzeug über Möglichkeiten verfügt, den Mitarbeiter in die Informationskette einzubeziehen. Hierfür eignen sich zum Beispiel Wunschbücher oder Diensttauschbörsen, welche per Kiosk-PC oder Smartphone bedient werden.

Können Sie einen Fall aus der Praxis nennen, wie die Anforderungen eines beispielhaften Unternehmens von den IT-Experten der GFOS mbH umgesetzt wurden und wie sich die Moduleinführung positiv ausgewirkt hat?

Mischa Wittek: Sicher – hier sind sehr unterschiedliche Beispiele verfügbar. Im Beispiel Automotive ging es um die Kopplung der Produktionsplanung mit der Personaleinsatzplanung. Hier besteht häufig die Herausforderung, dass die durch den Endkunden abgerufenen Losgrößen sehr flexibel gehandhabt werden. Dadurch ergeben sich Schwankungen in der Produktion und letztlich auch im Personalbedarf. Durch die Verknüpfung dieser beiden Elemente sind Auswirkungen von Auftragsschwankungen auch in Bezug auf benötigte Personalkapazität direkt sichtbar. Gleichzeitig unterstützt gfos dabei, diese Bedarfsschwankung mit den optimalen Personalkapazitäten zu besetzen. Dem Endkunden kann – sozusagen als Zusatznutzen dieses Ansatzes – dargestellt werden, dass die Fertigung seiner Produkte von qualifizierten Menschen durchgeführt wurde und alle geltenden Regelwerke eingehalten wurden. Die Dokumentation dieser Informationen wird häufig auch für Zertifizierungsprozessen verwendet.

Entscheidend für den wirklichen Nutzen eines solchen Tools ist ja dessen Flexibilität. Wie schnell können Unternehmen auf besondere Situationen – sei es ein erhöhtes Produktionsaufkommen oder aber Kurzarbeit – reagieren und die Einstellungen sowie Parameter in der Software entsprechend anpassen?

Mischa Wittek: Extrem schnell! Es ist hilfreich, wenn ein solches System für Endanwender in der Form entwickelt wurde, dass diese Systemeinstellungen selbstständig durchgeführt werden können. Die absolute Mehrzahl unserer Kunden ist dazu in der Lage – das spart Zeit und Geld.

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© Shutterstock

Lassen Sie uns zum Abschluss noch kurz zum allgegenwärtigen Fachkräftemangel sowie dem demografischen Wandel kommen. Wie hilft ein Tool zur Personalbedarfsermittlung und Personaleinsatzplanung im Hinblick auf die zukünftige Personalplanung, also beispielsweise das rechtzeitige Anwerben und Einstellen neuer Fachkräfte?

Mischa Wittek: Hier unterstützt die Prognosefunktion eines solchen Werkzeugs. Auf Basis von Daten aus der Vergangenheit, damit verbundenen Trends und unter Ergänzung aktueller Informationen ergibt sich die Möglichkeit zum Ausblick in die Zukunft. Dieser lässt dann auch wieder Rückschlüsse auf zukünftige Personalbedarfe zu. Gleichzeitig sind Kapazitätsprognosen möglich. Ein Abgleich dieser Informationen zeigt auf, an welchen Stellen ein Unternehmen in einen Engpass zu laufen droht.
Ein völlig anderer Aspekt ist, dass der Einsatz eines Planungssystems Mitarbeiterbindung fördern kann. Insbesondere wenn es gelingt, die persönlichen Interessen der Menschen im Schichtplan zu berücksichtigen – und dies fair in der Handhabung und transparent in der Darstellung.

Herr Wittek, haben Sie vielen Dank für das Interview und den informativen Einblick in die Möglichkeiten einer digitalen Personalplanung für die Industrie.

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