Was bisher lediglich als Empfehlung galt, ist seit dieser Woche verbindlich: Der Bundesrat hat eine Homeoffice Pflicht in der Schweiz verordnet. Während für betroffene Angestellte vor allem Motivation, die Einrichtung eines geeigneten Arbeitsplatzes oder die Trennung von Arbeits- und Privatleben mit Problemen behaftet ist, stehen für Arbeitgebende Themen wie Transparenz und die Erfassung der Arbeitszeiten im Fokus. Wie viele Stunden wurden bereits geleistet? Wurden die Pausenzeiten eingehalten? Wie viele Stunden müssen noch erbracht werden oder wie viele Überstunden wurden bereits angesammelt? All diese Fragen lassen sich durch den Einsatz einer digitalen Zeiterfassung bei der Heimarbeit schnell beantworten.
Zeiterfassung im Homeoffice: Nachteile analoger Arbeitszeiterfassung
Auch in Zeiten der Digitalisierung nutzen viele Unternehmen noch immer die klassischen Formen der Arbeitszeiterfassung. Für die Zeiterfassung im Homeoffice eignen sich händisch ausgefüllte Stundenzettel oder analoge Excel-Tabellen jedoch nur wenig. Spätestens mit dem Inkrafttreten der Homeoffice Pflicht in der Schweiz wird ein mobiles Workforce Management - unabhängig von Ort und Zeit - notwendig. Was am Büroarbeitsplatz noch mit einem gewissen Aufwand funktioniert, wird bei der Arbeit von zuhause aus schnell unübersichtlich und ist vor allem oft nicht nachvollziehbar. Vorgedruckte Stundenzettel werden nicht selten nach Gefühl, für ein oder mehrere Tage, nachträglich ausgefüllt. Eine präzise und fehlerfreie Dokumentation ist auf diese Weise kaum möglich. Diese Form der Zeiterfassung im Homeoffice birgt zudem den Nachteil, dass Arbeitgebende keinen automatischen Überblick über aktuelle Anwesenheiten und Absenzen ihrer Mitarbeitenden haben. Manuell erfasste Daten liegen nur zeitverzögert vor, was zusätzlichen Abstimmungsaufwand für beide Seiten mit sich bringt.
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Zeiterfassung im Homeoffice: Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung
Eine digitale Zeiterfassung bei der Heimarbeit, aber auch im Betrieb, hat gegenüber den analogen Methoden zahlreiche Vorteile. Zwei wesentliche Punkte haben wir nachfolgend zusammengefasst.
1) Transparenz durch digitale Zeiterfassung
Um für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sorgen zu können, sollten Arbeitgebende stets darüber informiert sein, auf welche Mitarbeitende sie bei eventuellen Rückfragen oder ad hoc aufkommenden Aufgaben zurückgreifen können.
Und auch Arbeitnehmende profitieren bei der Heimarbeit von dem Einsatz einer Zeiterfassungssoftware: Denn trotz räumlicher Distanz ist jederzeit ersichtlich, welche Kollegen und Teammitglieder „anwesend“ und somit erreichbar sind. Durch die digitale Zeiterfassung im Homeoffice herrscht demnach einerseits Klarheit über die Verfügbarkeiten von Vorgesetzten und Angestellten, andererseits erhalten Mitarbeitende einen Nachweis über ihre Arbeitszeiten. Möglichen Konflikten, die beispielsweise aus dem Vorurteil, dass zuhause weniger gearbeitet wird, resultieren, kann so vorgebeugt werden. Erfasste Daten stehen unmittelbar zur Verfügung, ermöglichen die Durchführung interner Abrechnungen und können direkt in verschiedene Statistiken einfliessen.
2) Übersichtlichkeit durch digitale Zeiterfassung im Homeoffice
Stundenzettel werden oftmals händisch ausgefüllt und anschliessend an die entsprechenden Verantwortlichen in der Personalabteilung übergeben. In vielen Unternehmen werden die Daten anschliessend manuell in Excel-Tabellen übernommen. Neben dem damit einhergehenden Verwaltungsaufwand birgt diese Methode zusätzliches Fehlerpotenzial. Nicht eindeutig leserliche Angabe, schriftliche Korrekturen, nachträglich erfasste Arbeitszeiten oder viele Unterbrechungen, z. B. durch Raucherpausen, lassen die Stundenzettel schnell unübersichtlich werden. Mit einer entsprechenden Zeiterfassungssoftware erfolgt die Arbeitszeiterfassung bei der Heimarbeit, aber auch im Betrieb oder unterwegs, in Echtzeit und rein digital. Das schafft zum einen Übersichtlichkeit, zum anderen stehen vielfältige Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Das schafft auf Seiten der Arbeitnehmenden und -gebenden mehr Transparenz, da Zeitkonten und andere Salden jederzeit überblickt werden können.
Auch wenn durch die aktuell geltende Homeoffice Pflicht Arbeitgebende in der Schweiz dazu gezwungen sind Heimarbeit zu ermöglichen, ist davon auszugehen, dass es sich bei dieser Arbeitsform um eine langfristige Entwicklung handelt.
Sie möchten diese Chance für Ihr Unternehmen nutzen und künftigen Anforderungen gerecht werden? Dann lassen Sie sich von unseren Workforce Management Experten zum Thema digitale Zeiterfassung im Homeoffice sowie an allen anderen Orten individuell und unverbindlich beraten!
