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Digitale Zeiterfassung – 5 Gründe für die Stundenerfassung per App & Co.

Die Stempeluhr im Betrieb, Stundenzettel in Papierform oder die Dokumentation der Zeiten mithilfe von Excel-Tabellen: Es gibt viele Möglichkeiten, die Arbeitszeiten Mitarbeitender zu erfassen. Kaum eine Methode bietet jedoch so viele Vorteile wie die digitale Zeiterfassung per App oder Web-Anwendung. Wir nennen Ihnen fünf Gründe, die für die Einführung einer digitalen Alternative sprechen.

Die traditionelle Stechuhr ist längst nicht mehr zeitgemäss, flexible Zeitmodelle wie die Vetrauensarbeitszeit aufgrund der Pflicht zur Stundenerfassung in der Schweiz in vielen Bereichen nicht möglich. Wie Sie dank digitaler Zeiterfassung Ihren Mitarbeitenden dennoch zu mehr Flexibilität verhelfen und welche weiteren Vorteile aus dem Einsatz softwaregestützter Methoden hervorgehen haben wir nachfolgend zusammengefasst.

1) Digitale Zeiterfassung - Flexibilität

Einer der Hauptvorteile elektronischer Konzepte zur Arbeitszeiterfassung ist der Zuwachs an Flexibilität. Ob Gleitzeit oder Funktionszeit, Arbeiten im Homeoffice oder am Unternehmensstandort: Mit einer mobilen Software zur Zeiterfassung können sämtliche Zeitmodelle übersichtlich abgebildet werden, die Dokumentation der Stunden ist jederzeit und ortsunabhängig möglich. Auch KMUs haben so die Möglichkeit, ihre personalbezogenen Prozesse zu digitalisieren und sind in Zeiten, in denen sich Heimarbeit und andere flexible Arbeitsmodelle immer grösserer Beliebtheit erfreuen, nicht nur zukunftssicher aufgestellt: Sie können zudem ihre Attraktivität im Rahmen des Employer Brandings steigern.

2) Digitale Zeiterfassung - Transparenz

Kommt eine Zeiterfassungssoftware zum Einsatz, profitieren sowohl Arbeitgebende als auch Mitarbeitende von zunehmender Transparenz. Individuelle Zeitkonten können im System von beiden Parteien unabhängig vom Einsatzort eingesehen werden - die Notwendigkeit manuell erstellter und am Monatsende gedruckter Übersichten entfällt. Zudem bietet eine digitale Zeiterfassung Mitarbeitenden die Möglichkeit der Selbstkontrolle: Insbesondere im Homeoffice, wo die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben leicht verschwimmen, ist dies von besonders grosser Bedeutung. Neben einem Einblick in die geleisteten Arbeitsstunden schafft die Software hier auch Transparenz im Hinblick auf die Einhaltung der Pausenzeiten. Eventuelle Stempelfehler können von Mitarbeitenden selbst identifiziert und zeitnah korrigiert werden, HR-Verantwortliche und Führungskräfte können bei Planungsaufgaben und Auswertungen auf einen korrekte und vollständige Datenbasis zurückgreifen.

3) Digitale Zeiterfassung - Rechtssicherheit

Unternehmen sind – bis auf wenige Ausnahmen - dem Schweizer Arbeitsgesetz nach dazu verpflichtet, Arbeits- und Ruhezeiten Mitarbeitender genau zu dokumentieren. Mit dem Einsatz einer digitalen Zeiterfassung können Arbeitgebende dieser Nachweispflicht einfach und bequem nachkommen. Auch Überschreitungen der zulässigen Höchstarbeitszeiten werden vom System automatisch erfasst und sowohl Führungskräfte als auch Verursacher informiert. So haben Personalverantwortliche die Möglichkeit, wiederholte Abweichungen von vorgeschriebenen Zeitnormen schnell zu erkennen, bei Bedarf einzugreifen und so die rechtlichen Vorgaben langfristig zu erfüllen. Einige webbasierte Anwendungen und Apps sichern zudem den rechtskonformen Umgang mit den sensiblen, personenbezogenen Daten der Arbeitnehmenden und erfüllen so auch die Anforderungen an das Schweizer Datenschutzgesetz.

Mit digitalen Zeiterfassungstools können HR-Verantwortliche alle wichtigen Daten schnell einsehen und bearbeiten. - Quelle: GFOS mbH

4) Digitale Zeiterfassung - Zeitersparnis

Ein weiterer Vorzug digitaler Zeiterfassung via App oder am PC liegt in der enormen Zeitersparnis. Was beim Einsatz traditioneller Methoden nur mit grossen Aufwand umsetzbar ist, funktioniert mithilfe modernen Zeiterfassungstools weitestgehend automatisiert. Unregelmässigkeiten werden vom Zeiterfassungssystem erkannt, Auswertungen einzelner Zeitkonten lassen sich per Knopfdruck anzeigen. Auch die Lohnabrechnung gestaltet sich wesentlich einfacher: HR-Verantwortliche haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen, die Übergabe der Daten an das Abrechnungssystem oder den Steuerberater erfolgt ebenfalls automatisiert. Das aufwändige Sammeln einzelner Stundenzettel, die Übertragung der händisch ausgefüllten Angaben sowie die Verknüpfung verschiedener Informationen gehört somit der Vergangenheit an.

5) Digitale Zeiterfassung - Nachhaltigkeit

Nicht zuletzt bringt eine digitale Zeiterfassung Unternehmen ein Schritt weiter in Richtung papierloses Büro. Anträge und Übersichten, Stundenzettel und Aushänge: all das kann in einem entsprechenden System digital und übersichtlich abgebildet werden und steht zudem in Echtzeit zur Verfügung. So wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern zeitgleich Papierberge und das damit oftmals einhergehende Zettelchaos abgeschafft.

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Ob als skalierbare Cloud-Software für klein- und mittelständische Unternehmen oder als umfangreiche Zeitwirtschaft für grössere Betriebe: Wir bieten die passende Software-Lösung. Eine Cloud-Software eignet sich insbesondere als Einstieg, da die kostenintensive Anschaffung von Hardware entfällt und das System einfach mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Für grössere Organisationen hingegen bietet unser modular aufgebautes Workforce Management System die nötige Flexibilität, bei der verschiedene Wege der softwaregestützten Arbeitszeiterfassung genutzt und um andere Funktionen erweitert werden können.

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